10 documentos Os líderes de negócios devem sempre manter cópias físicas à mão

Recibos digitais, extratos bancários on-line e armazenamento de documentos baseados em nuvem são a norma no mundo dos negócios de hoje. Alguns proprietários de empresas podem se perguntar se realmente precisam de cópias físicas de quaisquer documentos durante todos os dias. No entanto, alguns documentos importantes sempre devem existir na forma física e digital.

Para esse fim, um painel de membros do Young Empreendedor (YEC) respondeu à seguinte pergunta:

Ao mover todos os seus arquivos de negócios para a nuvem ou outro armazenamento digital, pode Parece mais conveniente ou seguro, qual é o exemplo de um documento que você deseja garantir que tenha uma cópia física útil e por quê?

Aqui estão alguns dos documentos que valem a pena manter por perto.

1. Artigos de incorporação

Ter uma cópia física dos artigos de incorporação para o negócio é algo que eu acho importante. Embora este documento esteja tecnicamente arquivado com o estado , tê-lo à mão é a única prova que tenho de que possuo o negócio se, por qualquer motivo, for questionar ou precisar acessar informações importantes sobre os negócios ao lidar com bancos ou entidades governamentais. ~ Richard Fong, abcdreamusa.com

2. Certificações de negócios

Você deseja ter cópias impressas de certificações e licenças necessárias para operações regulares. Certas instalações precisam de certificação Para a preparação ou fabricação de alimentos, como um exemplo, e se eles desaparecerem no ciberespaço, você poderá violar os regulamentos. ~ Duran inci, otimum7

3. documentos fiscais

Os documentos fiscais devem estar disponíveis de todas as formas o máximo possível. É necessário ter uma cópia física útil de sua declaração de imposto, especialmente durante uma emergência. » ~ Daisy Jing, Banish

4. listas de senha

Provavelmente é melhor manter as senhas mestres offline e em áreas seguras ou ocultas. , mas isso pode levar a listas de senhas que saem na natureza. É melhor ir para a velha escola e mantê-los trancados e chavear no mundo físico. ~ Peter Boyd, Web Design Web

5. Contratos e permissões

Com a ascensão da computação em nuvem, os documentos são armazenados em servidores em todo o mundo, em vez de no escritório do escritório do seu negócio. Existem muitos benefícios de fazer negócios dessa maneira. Mas documentos que são importantes para a administração da empresa também precisam ter backups físicos. direi que contratos e licenças são exemplos muito bons de tais documentos. ~ Samuel Thimothy, OneIms

6. Sua licença comercial

Muitas empresas hoje têm sua licença comercial e outros documentos comerciais importantes em formato digital. Mas os sistemas eletrônicos podem falhar, E alguns regulamentos realmente exigem que os documentos sejam mantidos nas instalações. Você sempre deve manter cópias físicas disponíveis. Sem mencionar, ter certos documentos, como sua licença comercial em exibição, cria credibilidade com clientes e funcionários. ~ Blair Thomas, EmerchantBroker

7. Seu plano de negócios

Ao mover seus arquivos de negócios, certifique-se de manter uma cópia física do seu plano de negócios. Seu plano de negócios é O plano de como sua marca crescerá e como ir de uma etapa para a próxima. É importante mantê-la segura enquanto possui uma cópia à mão que você pode acessar, caso tudo aconteça durante a transferência de arquivos. ~ Stephanie Wells, formulários formidáveis ​​

8. Prêmios e diplomas

Sim, você pode querer manter cópias impressas de documentos fiscais, contratos de funcionários e outros contratos, mas não Treque-se de manter cópias impressas de qualquer prêmio ou diploma! Uma cópia impressa emoldurada do seu diploma é uma ótima maneira de lembrar visualmente seus clientes (e você) por que você é tão incrível. Você pode coordenar os quadros de certificado para combinar com as cores do seu escritório como um toque extra. » ~ Shu Saito, todos os filtros

9. documentos de seguro

Ao se mudar para a nuvem, mantenha cópias impressas de registros financeiros importantes e documentos de seguro. Estes seriam mais prejudiciais para caíram nas mãos erradas, caso haja uma violação de segurança ou a possibilidade de perdas de dados. Seu plano de negócios deve ser dinâmico e fácil de recriar, em vários lugares, mas as finanças e o seguro devem ser armazenados como cópias impressas em um local seguro. » ~ Matthew Capala, alfamético

10. Acordos operacionais de negócios

Você deve sempre manter uma cópia física de documentos importantes de negócios. Na maioria dos estados, por exemplo, você é legalmente legalmente necessário para manter uma cópia física do seu contrato operacional se sua empresa for uma LLC. Você também deve manter cópias físicas de suas licenças de negócios e autorizações para garantir que você esteja em conformidade com os regulamentos. ~ Vikas Agrawal, Infobrandz

Video:10 documenti I leader aziendali dovrebbero sempre tenere a portata di mano copie fisiche

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