O Estado inaugural da pesquisa de transformação de documentos digitais da Conga, revela 14% de seus entrevistados ainda usam as máquinas de escrever. Por mais inacreditável que isso soe no ecossistema digital de hoje, alguns outros processos arcaicos ainda vivem. Isso inclui armários de arquivamento (38%), assinaturas de tinta (36%) e máquinas de fax (30%).
Os dados da pesquisa apontam que nem todas as organizações estão a bordo com a transformação digital atualmente ocorrendo. E, à medida que o número de adotados se aproxima da marca de 100%, os deixados para trás não poderão competir em um campo de jogo.
Para mais de oito em cada 10 das empresas da pesquisa, a digitalização de documentos é essencial para desbloquear vantagem competitiva, atingir as metas da empresa e manter os funcionários felizes.
A transformação digital é especialmente importante para pequenas empresas, porque a tecnologia torna muito mais possível competir. A transformação digital dos processos de negócios é fundamental. E é isso que o CEO da Conga, Matthew J. Schiltz, explicou no comunicado de imprensa por e-mail.
Schiltz diz, digitalizando processos de negócios «não apenas embarcações de dados, informações e propriedade intelectual inestimáveis, mas também representativos da experiência e da satisfação no trabalho dos funcionários.
Adicionando», a transformação do documento digital automatiza os dados, programas, aplicativos e processos com os quais trabalhamos todos os dias-permitindo que os funcionários pulem o retrabalho para que possam chegar ao trabalho real.
A pesquisa para O relatório vem de um pool global de 2.400 tomadores de decisão legais, de vendas e TI e influenciadores. As regiões incluem América do Norte, Europa, Oriente Médio e África (EMEA) e Ásia-Pacífico (APAC). As empresas representam serviços financeiros, fabricação e distribuição, bem como mídia, comunicação e telecomunicações.
Estatísticas de transformação digital
A transformação digital está entregando muito tempo para os entrevistados na pesquisa. Quase todos ou 99% dizem ter sofrido pelo menos um benefício significativo. Isso inclui economia de custos (45%), aumento da satisfação do cliente (43%) e maior eficiência da força de trabalho (42%).
Eles continuam dizendo que os documentos transformadores digitalmente são uma pedra angular para o seu sucesso. Quando se trata de concorrência, 83% deles dizem que os colocará adiante. E o benefício é quase o mesmo para melhorar a experiência do cliente (85%). No entanto, isso não para por aí porque eles também atingem metas em toda a organização (87%) e permite que os funcionários trabalhem em um trabalho mais estratégico e gratificante (84%).
O processo de transformação
Embora os entrevistados estejam bem cientes da tecnologia disponível, há um atraso na adoção completa. Mais da metade ou 59% dizem que sua organização precisa de uma revisão completa ou uma melhora significativa na transformação para documentar a digitalização. O fato de 14% ainda usar as máquinas de escrever aponta esse mesmo problema.
Além dos processos arcaicos, alguns dos entrevistados não estão usando as ferramentas que possuem de maneira eficaz. Trinta e um por cento dizem que ainda copiam e colam novos conteúdos ou dados em uma versão mais antiga de um documento. Isso tem o potencial de introduzir erros e criar mais um processo manual.
Quase o mesmo número (32%) está gerando e revisando documentos manualmente, enquanto 27% usam processos e correio de caracóis baseados em papel. O problema é que cada um desses processos é responsável por criar mais trabalho, ineficiências e potencial para erros.
O benefício de digitalizar documentos e processos
Com um processo digitalizado, há menos trabalho, mais eficiência e erros podem ser corrigidos imediatamente. O resultado é uma organização mais eficaz em geral, e é isso que dizem os entrevistados da pesquisa.
Quase nove em 10 ou 87% dizem que precisam reavaliar sua transformação se quiserem alcançar seus objetivos em toda a organização.
Os benefícios gerais têm um mundo de potencial de acordo com o relatório. Isso inclui economia de custo e tempo, aumento da produtividade dos funcionários, melhor precisão de dados, crescimento da receita e melhor visibilidade.
Com todos esses benefícios, as empresas procuram melhorar a experiência do cliente, a segurança de dados/IP, informações sobre documentos e contratos e muito mais. Mas a principal prioridade é melhorar a experiência do cliente e criar processos de documentos mais rápidos e mais fáceis.