15 dicas de rastreamento de tempo dos funcionários

Com mais e mais funcionários trabalhando remotamente, o rastreamento do tempo está se tornando mais importante do que nunca. Pode reduzir os custos de mão-de-obra para a administração. E aumenta o envolvimento dos trabalhadores para os trabalhadores. O melhor software de rastreamento de tempo pode até ajudar uma pequena empresa a atender aos requisitos de conformidade.

Time do funcionário Rastreando as melhores práticas

Procurando o melhor produto ou aplicativo de rastreamento de tempo não precisa ser esmagador ou confuso. Existem práticas recomendadas para indústrias específicas. Como assistência médica e empresas que possuem funcionários a cada hora. Existem outras considerações também. Por exemplo, o que você escolher deve oferecer tempo de rastreamento de dados e aderir a políticas como regras sindicais.

Leia sobre as melhores práticas e dicas de rastreamento de tempo abaixo.

1. Ofereça incentivos

Willie Greer é o fundador do analista de produtos. Ele diz que fornecer incentivos aos trabalhadores é um bom ponto de partida. É uma ótima maneira de fazer com que os funcionários acompanhem o tempo.

Considere os funcionários que seguem as regras e prosperam com os padrões», ele escreve.

Pequenos presentes funcionam. O mesmo acontece com um dia extra do trabalho.

2. Seja personalizado

Você obterá uma riqueza de rastrear dados ao escolher uma solução. Certifique-se de personalizar a ferramenta e acompanhar as informações necessárias.

Algumas tarefas específicas precisam ter uma opção de rastreamento de tempo personalizável», escreve Nikolina Jeric, fundadora do 2Date4Love.com. «É importante ver se um software pode ser ajustado para atender às necessidades comerciais específicas. Muito disso, o objetivo é derrotado. Manter as coisas simples é o caminho a percorrer. Por exemplo, a configuração das categorias de gerenciamento e tarefas facilita o rastreamento dos funcionários.

4. Procure integração

Vá para uma solução que ofereça integração de folha de pagamento e rastreamento offline», escreve Thierry Tremblay, CEO e fundador da Kohezion. «Deve ter relatórios abrangentes, incluindo custos e ROI e suporte a várias moedas. eles.

Se todos começarem a fazê-lo, ficará uma bagunça», escreve Tremblay. «Seus relatórios não fornecerão uma visão geral clara dos dados. No entanto, você não precisa exagerar. Por exemplo, nem todo email que você envia a um cliente precisa ser adicionado. No entanto, os vendedores que se reúnem com os clientes precisam rastrear seu tempo.

Aqui está uma dica. Geralmente, você deve adicionar itens que levam mais de 15 minutos. Lembre-se de que muitos detalhes podem atrapalhar os resultados.

7. Escolha uma boa interface

Veja abaixo algumas boas perguntas para fazer.

O aplicativo é conveniente para usar? Ele oferece as entregas que você precisa em um formato que seja conveniente para você? Certifique-se de que as interfaces do rastreador real e a saída que ele fornece são ambas úteis», » sugere Trond Nyland, fundador e CEO da Mattress Review.

8. Adivinhe o tempo em que você precisa

Muitas opções de rastreamento de tempo vêm com uma opção de timer. Funcionários e gerentes podem esquecer de ligar ou desligar. Quando isso acontecer, incentive sua equipe a adivinhar com precisão no momento em que perdeu.

9. Use lembretes

Allan Borch é um hacker de crescimento e fundador do DotComDollar. Ele tem boas sugestões sobre o rastreamento do tempo com eficiência.

Use lembretes e alertas para cutucá-lo, caso você se esqueça de rastrear seu tempo», ele escreve.

10. Entre em uma rotina

Borch também diz detalhes e rotinas importantes: «Rastrear o tempo diariamente e sempre indicar qual tarefa está sendo rastreada.

11. Inclua não-fillable

Obtendo uma imagem precisa de quanto dos custos do projeto incluem não-billáveis. É por isso que é bom incluir itens como conversas e sessões de brainstorming. Você nem sempre pode adicioná-los a uma fatura. Mas eles são inestimáveis ​​quando você vê padrões e precisa calcular sua taxa horária.

12. Arquive seu tempo corretamente

Finalmente, a categorização de itens corretamente faz uma grande diferença no seu trabalho.

Sempre vincule a tarefa em que você trabalha com os projetos que eles pertencem», escreve Borch.

13. Aprenda com os dados de rastreamento do tempo

Charlie Worrall é um executivo de marketing digital da Imaginaire Digital. Ele diz que você pode aprender grandes lições de negócios com os dados que você coleta.

O tempo de rastreamento nem sempre deve ser sobre a rapidez com que seus funcionários podem trabalhar», diz ele. «Deve haver algo para aprender. Se os funcionários ficarem presos em um determinado momento em um processo, pode haver algo errado com ele. E pode haver uma maneira de reduzir o tempo por meio de automação e atualizações.

14. O rastreamento do tempo da ligação para estimativas

Pode ​​ajudá-lo a acompanhar o desempenho dos funcionários. Você também pode usá-lo para criar melhores estimativas para projetos futuros. Você pode usar os dados coletados para definir um preço competitivo. Ou você pode procurar lugares para reduzir os custos antes de montar uma estimativa.

15. Tenha um plano

Manter as coisas simples é importante. Isso se aplica se você está usando software ou algo como uma planilha para rastrear o tempo. Um pouco de pré-planejamento é uma boa ideia. Por exemplo, você deve decidir se vai rastrear projetos ou funcionários individuais em seu trabalho.

Entender o que você deseja fazer ajudará você a escolher o produto certo.

Quais são os benefícios do rastreamento do tempo dos funcionários?

Dean Mathews é o fundador e CEO da Ontheclock. Ele forneceu algumas reflexões sobre os bônus do rastreamento do tempo.

Para iniciantes, rastrear o tempo da equipe é exigido por lei», ele escreve. «O Departamento do Trabalho (DOL) afirma que todo o tempo de funcionário por hora deve ser rastreado.

Ele também diz que a coleta de dados de rastreamento de tempo fornece informações de negócios. Reduz as disputas da folha de pagamento, eliminando erros e geralmente economiza tempo. Mathews diz que o rastreamento de tempo também beneficia os trabalhadores.

Os funcionários se beneficiam ao ver suas horas trabalhadas, solicitações/saldos de folga e seus horários de trabalho planejados», diz ele.

Ele adiciona um ponto final sobre como apresentar a idéia que você deseja acompanhar o tempo deles para a equipe: «O rastreamento do tempo deve ser mutuamente benéfico para o empregador e o empregado. Se não visto como uma tática «Big Brother» dos funcionários.

Qual é o melhor aplicativo de rastreamento de tempo dos funcionários?

Além do OnTheClock, há muitos aplicativos de rastreamento de tempo dos funcionários para escolher. Eles foram projetados para ajudar a trabalhar a seguir mais suavemente, tanto da equipe quanto das perspectivas dos empregadores.

  • Theets. Esta opção oferece relatórios interativos em tempo real. Um dos outros grandes bônus é o fato de você poder conectar o software de folha de pagamento a este produto. Existe até um aplicativo móvel que você pode usar para alertar os funcionários sobre quando entrar e sair.
  • Tick é uma solução simples. As pequenas empresas precisam escolher uma tarefa ou projeto e apenas clicar em um botão para iniciar o rastreamento da hora. Obtenha uma avaliação gratuita de 30 dias com este produto. Existe até um aplicativo Apple Watch para empreendedores ocupados.
  • Everhour oferece uma lista de integrações que as pequenas empresas achariam úteis. Por exemplo, este produto se integra ao Slack. Oferece a capacidade de ficar de olho nos seus orçamentos em tempo real

Para ainda mais, leia: aplicativos de rastreamento de tempo e despesas: 27 soluções

Como escolho uma solução de rastreamento de tempo?

Mathews diz que uma lista de verificação definindo seus objetivos quando você está olhando para a hora de rastreamento é a primeira etapa. Ele descreve algumas áreas a serem consideradas: «Quais são seus pontos problemáticos, os problemas que você deseja resolver e o que você está procurando realizar?

Ele sugere que você procure os seguintes recursos quando está procurando Para rastrear o tempo no seu negócio.

  • Os funcionários devem ser capazes de entrar e sair
  • Suporte para folga paga (PTO) e solicitações de equipe para PTO
  • Aplicativos de telefone
  • Agendamento de funcionários
  • Monitoramento e controles de localização para funcionários móveis (GPS, GEO-BENCING, etc.)
  • Integração com um provedor de folha de pagamento
  • Online vs Opções no local
  • Custo do trabalho e do projeto
  • Suporte a funcionário assalariado
  • Alertas e notificações para ajudar no gerenciamento de seus negócios
  • Recursos de relatórios

A lista de sistemas de rastreamento de tempo potencial na lista é a seguir, de acordo com Mathews. Ele fornece algumas dicas:

Pesquisar termos de pesquisa do Google como» relógio de tempo dos funcionários «ou» relógio de tempo «», ele escreve. «Seja inventivo para obter uma lista abrangente de opções em potencial. Peça aos seus funcionários e colegas de negócios recomendações sobre o que eles usaram antes.

Finalmente, você precisa demonstrar o sistema de rastreamento de tempo.

A maioria dos sistemas de rastreamento de tempo tem um período de teste gratuito. Use os diferentes recursos, adicione funcionários e visualize relatórios.

Certifique-se de enviar algumas solicitações de suporte para verificar você obterá respostas para qualquer dúvida», diz Mathews. Obtenha feedback da sua equipe antes de tomar uma decisão.

Para mais dicas, leia: como escolher o melhor software de rastreamento de tempo

Video:15 Suggerimenti per il monitoraggio dei tempi dei dipendenti

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