Os organizadores do evento
Estão em alta demanda, à medida que mais e mais pessoas querem celebrar os momentos especiais da vida. O processo de planejamento para um evento pode ser um desafio, mas com uma organização cuidadosa, uma boa lista de verificação de planejamento de eventos e algumas dicas importantes, você pode realizar um evento espetacular que seus convidados nunca esquecerão.
18 dicas incríveis para planejadores de eventos
Há muita coisa que entra no planejamento de eventos. Qualquer coisa, desde a escolha do espaço certo até a organização de alimentos e bebidas, precisa ser considerado. Além disso, tudo precisa sair sem problemas, se o seu evento for um sucesso.
Dito isto é, você pode ser pego nos detalhes e se estressar se você não tomar cuidado, mas não se preocupe, estamos aqui para ajudar.
Reunimos uma lista de 18 dicas incríveis para organizadores de eventos que ajudarão a levar suas habilidades de planejamento de eventos para o próximo nível.
1. Aprenda sobre gerenciamento de eventos
Se você quiser saber como iniciar um negócio de planejamento de eventos, existem muitos recursos excelentes por aí. O gerenciamento de eventos é um campo de estudo específico que pode ensinar a você os meandros do planejamento de um evento. Ele abrange tópicos como seleção de locais, logística, marketing, orçamento e muito mais.
Se você está falando sério sobre se tornar um planejador de eventos, considere buscar um diploma em gerenciamento de eventos ou até fazer alguns cursos on-line para dar uma vantagem. Também existem programas de certificação especializados que você pode buscar.
Existem muitas habilidades que você pode aprender com programas como esses. Por exemplo, você estará lidando com o orçamento ao longo de sua carreira como planejador de eventos e aprender sobre finanças é importante para qualquer empresário.
Além disso, é útil saber como comercializar um evento para que mais pessoas participem. Aprender sobre marketing também é uma boa ideia se você deseja iniciar seu próprio negócio de planejamento de eventos.
Existem muitos outros cursos que você pode fazer também, como os de catering e hospitalidade. Isso lhe dará uma melhor compreensão do setor como um todo e como trabalhar com diferentes tipos de clientes.
Não importa que tipo de educação ou treinamento você persegue, lembre-se sempre de que a experiência é o melhor professor. Tente obter o máximo possível de experiência prática planejando pequenos eventos para sua família e amigos ou se voluntariando com uma instituição de caridade local.
2. Tenha um plano de evento abrangente
Seu plano de evento deve ser um documento abrangente que descreve tudo relacionado ao seu evento, desde a visão e os objetivos até os detalhes logísticos . Esta lista de tarefas ajudará você a se manter organizado, economizar tempo e mantê-lo no caminho certo enquanto você elabora seu plano de projeto. É também um ótimo recurso para a equipe e os convidados da organização ou grupo para o qual você está planejando o evento.
Certifique-se de incluir o seguinte em seu plano de evento:
- Visão e objetivos
- Linha do tempo do evento
- Informações sobre o local
- Lista de convidados, incluindo informações de contato
- Menu e detalhes de catering
- Requisitos de áudio/visual
- Informações sobre transporte e estacionamento
Se você é um novo planejador de eventos, procure online ou na biblioteca local para um exemplo do que um plano de evento deve conter e como deve ser formatado.
Mantenha sua própria cópia deste documento também, para que você possa usá-lo como um modelo quando for contratado por outras pessoas para planejar seus eventos. Existem muitos modelos online também.
Você também deve ter um plano promocional que descreve como comercializará seu evento. O programa de eventos também é um documento crítico que deve ser incluído no seu plano de eventos.
Este documento listará a ordem dos eventos e quem está participando de cada um. Além disso, o cronograma de eventos deve incluir os horários dos principais eventos e quem é responsável por cada tarefa.
Uma lista de verificação de eventos também é uma parte essencial do seu plano de evento. Esta é uma lista de coisas que você precisa fazer antes, durante e depois do evento.
Certifique-se de que sua lista de verificação inclua tarefas como enviar convites com dois meses de antecedência (pelo menos), negociando contratos com fornecedores com seis semanas de antecedência (pelo menos), confirmando todos os detalhes com um mês de antecedência (uma semana, se possível) e revisar todos os detalhes do evento com duas semanas de antecedência (um dia, se possível).
Assim como você faz com o seu planejador de eventos, coloque sua lista de verificação em um modelo depois de criá-lo.
Além disso, antes de começar a planejar um evento, pense em quem é seu público-alvo. Isso ajudará você a decidir sobre o tipo de local, menu, entretenimento e muito mais. Por exemplo, um evento corporativo pode exigir mais trajes formais do que uma festa de aniversário.
Lembre-se de que seu plano de evento não está definido em pedra e pode ser alterado conforme necessário.
Quanto mais abrangente você for, mais fácil será planejar seu próximo evento. Seu público-alvo também apreciará ter todas essas informações em um só lugar.
3. Escolha o seu espaço de evento com cuidado
Ao planejar o local perfeito, escolher o espaço do seu evento é uma das decisões mais importantes que você tomará. Se for uma função corporativa, a localização e o tamanho são críticos, mas se for um casamento ou outro evento pessoal, coisas como o ambiente podem ser mais importantes que a localização.
Comece fazendo uma lista dos recursos necessários para cada tipo de evento para ter uma idéia do que você está procurando.
Então, faça uma lista de possíveis espaços de eventos em sua área e estabeleça compromissos para visitá-los. Quando você se encontrar com o gerente do local, traga sua lista de requisitos e algumas idéias sobre como você pode usar o espaço deles se eles não tiverem nenhum pacotes de eventos.
Não se esqueça de perguntar se eles têm uma lista preferida de fornecedores e quais são suas políticas sobre álcool, decorações e outros detalhes em potencial do evento. Tente não contratar o local até que você saiba quantas pessoas participarão do seu evento, pois isso pode afetar sua escolha de localização.
Além disso, descubra se há vantagens de tecnologia como Wi-Fi e no local no local do local, pois elas podem simplificar seu planejamento e ajudar os hóspedes a se conectarem.
4. Coloque o esforço na marca e design de eventos
Sua marca e design de eventos serão a primeira coisa que as pessoas veem quando chegarem ao seu evento. Também é algo que você pode usar para ajudar a promover seu evento através de mídias sociais, materiais impressos ou mesmo em um site.
Quando estiver pronto para cuidar desses detalhes importantes, comece criando um tema geral para o seu evento. Isso pode ser algo tão simples quanto usar o mesmo esquema de cores em todos os seus materiais de marca ou pode ser um tema mais específico, como um circo vintage para um evento com tema de carnaval.
Depois de ter seu tema, comece a projetar logotipos, fontes e outros gráficos que ajudarão a comunicar sua marca. Se você não é designer, contrate alguém para fazer isso por você. Um profissional poderá criar algo coeso e visualmente atraente.
Em seguida, comece a projetar seus materiais de marca de eventos, incluindo convites, sacos de presentes e itens promocionais, como canetas ou colhedores com seu logotipo. Se você tem o orçamento para isso, considere contratar um designer de eventos para ajudá-lo com esses detalhes, para que eles sejam coesos e de aparência profissional.
Ao projetar o site do seu evento, escolha um tema que corresponda ou complementa seus outros materiais de marca. Você também pode usar as mesmas cores para cada página do seu site e incluir gráficos de eventos anteriores neste novo, se aplicável.
Além do design do evento, você deseja ter um nome de evento. O nome do evento deve ser único, mas também precisa se encaixar na imagem da sua marca. Por exemplo, se você está hospedando uma festa de Halloween em uma boate chamada «Club Purple», chamando-o de algo como «Purple Party» funcionaria bem porque os dois nomes estão relacionados entre si e correspondem ao esquema de cores também.
Não se esqueça de criar sinalização para o seu evento que ajudará as pessoas a direcionar para onde ir. Isso pode ser algo tão simples quanto um grande banner na entrada ou sinais direcionais em todo o local.
Criar um design coeso para o seu evento é uma maneira importante de causar uma boa primeira impressão e ajuda a promover seu evento muito antes de realmente ocorrer.
5. elaborar um orçamento de evento
Antes de começar a planejar seu evento, é importante ter uma idéia realista de quanto dinheiro você está disposto a gastar. Isso inclui o custo do local, catering, decorações, entretenimento e quaisquer outras despesas diversas que possam surgir.
Se você não tiver certeza de por onde começar, tente usar uma planilha para ajudar a estimar o custo do seu evento. Depois de ter um número de estádio, comece a encontrar maneiras de reduzir o custo para permanecer dentro do seu orçamento.
Uma maneira de economizar dinheiro é fazer parte do trabalho, como projetar e imprimir convites, criar sinalização ou fazer peças centrais. Você também pode encontrar opções de catering acessíveis ou procurar descontos em decorações e suprimentos de lojas locais como Michaels ou Hobby Lobby.
Se você estiver trabalhando dentro de um orçamento, também é importante considerar o custo da equipe para o seu evento. Embora você não consiga contratar funcionários em período integral, há muitas empresas freelancers que oferecem trabalhadores de meio período a uma taxa horária que é muito mais acessível quando comparada a um salário.
Ao criar um orçamento e aderir a ele, você pode evitar surpresas de última hora que possam afetar o sucesso geral do seu evento.
6. Projete um forte plano de marketing
Quando você está planejando um evento, é importante criar uma forte estratégia de marketing para divulgar o seu Evento e participação na condução. O primeiro passo é escolher quais plataformas serão mais eficazes para alcançar seu público-alvo.
Por exemplo, se você estiver hospedando um misturador de rede em um restaurante local, o Facebook pode ser a sua melhor aposta, porque a maioria das pessoas que usa as mídias sociais são millennials e Gen Xers, o que significa que é onde sua atenção está focado.
Se você hospedasse um concerto ao ar livre, em vez disso, usando histórias do Instagram para promovê-lo, seria mais eficaz, pois eles são fáceis de móveis e fáceis para os olhos.
Depois de decidir quais plataformas usar, é hora de começar a criar conteúdo. Isso deve incluir uma mistura de imagens ou vídeos teaser, citações de palestrantes ou participantes e informações sobre o evento, como data, hora e local. Você também pode criar uma hashtag personalizada para as pessoas usarem quando postarem sobre o seu evento, para que seja fácil para que outras pessoas a encontrem nas mídias sociais.
As relações de mídia também são uma parte importante do marketing de um evento. Isso inclui entrar em contato com publicações e blogueiros locais para ver se eles estão interessados em escrever sobre o seu evento. Você também pode oferecer ingressos gratuitos ou uma refeição de cortesia em troca de cobertura.
Se você está planejando um evento pessoal, considere incluir um código QR no convite que vincula mais informações sobre sua organização e o que os participantes podem esperar de participar dessa reunião em particular. Isso também é útil se houver alterações que precisem ser feitas de última hora, pois as pessoas sempre terão acesso às informações mais atualizadas sobre o seu evento.
Além disso, contratar um fotógrafo profissional é sempre uma boa idéia ao planejar um evento. Eles não apenas ajudarão a capturar todos os momentos importantes para seus participantes, mas também é importante ter imagens de alta qualidade que você pode usar em futuros materiais de marketing ou campanhas promocionais.
Por fim, não se esqueça do marketing por e-mail! Você pode usar ferramentas como Mailchimp ou contato constante, que permitem projetar boletins bonitos e enviá-los gratuitamente (até um certo número de assinantes).
Essas ferramentas também permitem rastrear quantas pessoas abrem e cliquem em seu email, para que você possa ver quais mensagens estão ressoando com seu público.
7. Considere ter um aplicativo de evento
Se você estiver planejando um evento, pode valer a pena criar um aplicativo móvel para seus participantes. Existem muitos benefícios em ter um aplicativo de evento como:
- Fácil acesso a informações importantes, como mapas e horários, facilitam a navegação no local do local do que nunca.
- Você pode enviar notificações push com atualizações ou lembretes sobre as próximas palestras ou eventos.
- Recursos interativos, como uma votação de votação ou sessão de perguntas e respostas, podem manter os participantes envolvidos e entretidos.
- A capacidade de vender ingressos e mercadorias diretamente do aplicativo facilita para os hóspedes comprar o que precisam sem precisar sair do evento.
Embora existam muitos aplicativos de eventos diferentes no mercado, a maioria deles é bastante acessível, o que os torna um ótimo investimento para qualquer tipo de evento. Se você não tiver certeza de por onde começar, tente entrar em contato com uma empresa de desenvolvimento de aplicativos local para ver o que eles podem fazer por você.
8. Contrate pessoal incrível
Um dos aspectos mais importantes de qualquer evento de sucesso é a equipe que você contrata. Eles não apenas precisam ser profissionais e cortês, mas também precisam ter conhecimento do próprio evento e o que está acontecendo para que possam responder a quaisquer perguntas que os convidados possam ter.
Ao contratar funcionários para o seu evento, sempre faça com que eles preencham um aplicativo e forneçam referências. Isso permitirá que você veja que tipo de experiência eles tiveram em situações semelhantes antes de tomar uma decisão final sobre quem é contratado.
Você também vai querer alguém que esteja analisando tudo o que precisa terminar antes do início do evento, para que todos estejam na mesma página e que não haja surpresas no próprio dia.
Se você está tendo um local ao ar livre, é uma boa ideia contratar guardas de segurança que possam ficar de olho em qualquer encrenqueiros ou problemas em potencial, como lutas que se abrem entre os hóspedes (ou mesmo apenas embriagados pessoas vagando).
9. Tenha um plano de backup
Não importa o quão bem você planeje um evento, sempre há a possibilidade de que algo dê errado. É por isso que é importante ter um plano de backup em vigor para todos os cenários possíveis, para que você não seja pego de surpresa se algo inesperado acontecer.
Por exemplo, e se o local for divulgado e você precisar mover o evento no último minuto? Ou se metade da sua lista de convidados não aparecer por causa de uma tempestade de neve? Ou você precisa mover tudo sob tendas por causa da chuva?
Ter um plano de backup significa que você está sempre preparado para o pior cenário e pode lidar com qualquer coisa que apareça no seu caminho. Pode não ser fácil, mas é definitivamente melhor do que ser pego de surpresa e ter que lidar com convidados infelizes ou um evento em ruínas.
Ao ter um plano de backup, você poderá lidar com qualquer situação que apareça e mantenha seu evento funcionando sem problemas.
10. Mergulhe seus patrocinadores
Os patrocinadores são uma parte importante de qualquer evento e é importante garantir que eles se sintam apreciados. Afinal, eles estão investindo dinheiro em seu evento, então você deseja garantir que eles tirem o máximo proveito disso.
Uma maneira de fazer isso é mimando-os com benefícios exclusivos, como acesso antecipado ao local ou assentos em uma área especial reservada apenas para eles (e seus convidados). Você também pode oferecer descontos em alimentos, bebidas e outras coisas que possam lhe interessar.
A decoração e o tema também são essenciais para o sucesso de um evento e são muito importantes para seus patrocinadores. Como tal, você deve sempre mantê-los em loop sobre quaisquer alterações ou atualizações que você faça. Isso garantirá que sua marca e logotipo sejam exibidos com destaque ao longo do evento e que eles obtenham o máximo de exposição possível.
11. Crie uma hashtag de evento
Um dos maiores erros que as pessoas cometem ao planejar eventos não está tendo uma hashtag de evento. Uma hashtag permite que os participantes saibam o que está acontecendo com o seu evento e os ajuda a se conectar com outras pessoas que estão participando.
Isso também permite rastrear conversas sobre o evento em plataformas de mídia social como o Twitter, para que você possa ver que tipo de burburinho está sendo gerado pelos participantes antes mesmo de chegarem ao seu local! Isso pode ajudar a garantir que tudo corra bem sem surpresas inesperadas, porque todo mundo já sabe o que está acontecendo.
12. Inclua uma unidade de armazenamento em nuvem separada
O armazenamento em nuvem é ótimo para eventos, pois permite armazenar fotos, vídeos e outros arquivos na Internet em vez de O disco rígido do seu computador. Isso significa que, se algo acontecer durante um evento (como quedas de energia), ainda haverá acesso a informações importantes, como listas de convidados ou formulários de registro.
Isso também permite acompanhar quantas pessoas confirmaram confirmação até agora, o que ajudará a garantir que elas cheguem ao momento e local corretos no primeiro dia! Se houver alguma alteração feita ao longo do processo de planejamento-como adicionar novos patrocinadores ou fornecedores-, tudo isso será refletido com precisão no seu sistema de armazenamento em nuvem.
13. Tenha um plano de transporte
Certifique-se de que todos possam chegar ao evento sem problemas. É importante ter planos de transporte para os participantes que vêm da cidade ou viajam de avião ou trem para que não percam nada! Isso é especialmente verdadeiro se houver álcool servido no seu evento, pois as pessoas podem precisar de uma maneira segura de chegar em casa.
Bons recursos a serem usados para transporte incluem serviços Uber, Lyft e Táxi, como Yellow Cab Co., colocando um mapa do Google com marcador no site do evento também é útil para que as pessoas possam ver o endereço e a direção de onde Eles precisam ir antes de chegar ao evento.
14. Faça com que a comida e as bebidas contagem
Alimentos e bebidas são uma parte importante de qualquer evento. Você quer ter certeza de que seus convidados estão bem cuidados, mas também não deseja gastar todo o orçamento em catering! Então, como você encontra um meio feliz?
Uma opção seria contratar caminhões de comida ou ter alguns restaurantes locais que atendem a diferentes partes do dia (café da manhã, almoço, jantar). Isso manterá os custos baixos, além de proporcionar aos hóspedes uma experiência mais personalizada.
Se você está tendo um evento ao ar livre e souber que é provável que a chuva caia, traga guarda-chuvas ou tendas para todos para que ainda possam desfrutar de sua refeição sem ficar encharcada no processo! É tudo sobre pensar com antecedência e estar preparado para qualquer situação.
15. Tenha um plano de entretenimento
Certifique-se de que sempre haja algo para seus convidados. É importante ter planos de entretenimento em vigor durante os eventos, para que as pessoas não fiquem entediadas ou fiquem em pé esperando a próxima coisa acontecer. Isso pode ser qualquer coisa, desde apresentações de música ao vivo a jogos e concursos. O entretenimento provisório pode incluir atividades como cabines de fotos e relaxamento e áreas de noivado de convidados.
16. Mantenha seus convidados informados
É importante manter seus convidados informados sobre quaisquer alterações ou atualizações, para que saibam o que está acontecendo o tempo todo. Isso pode ser feito pessoalmente enviando um email com as últimas notícias suas ou incluindo atualizações em um programa impresso. Você também pode manter todos atualizados publicando atualizações em plataformas de mídia social como Twitter e Instagram.
Certifique-se de usar a hashtag certa para que as pessoas possam encontrar todas as suas postagens relacionadas ao evento facilmente!
17. Invista em novas tecnologias de eventos
Os eventos parecem diferentes do que antes e agora você tem eventos virtuais interativos, eventos híbridos e webinars, além de pessoal eventos. A nova tecnologia pode transformar qualquer tipo de evento de blá para o Buzzworthy, por isso, aproveite-o para tornar a experiência ainda melhor!
Você deseja investir em coisas como sistemas de iluminação, alto-falantes e microfones para discursos e apresentações pessoais.
Algumas idéias de eventos virtuais incluem:
- Drones com câmeras anexadas para que você possa capturar vistas aéreas em alturas não possíveis pelos humanos.
- Receitos de realidade virtual que permitem aos participantes experimentar mundos imersivos do conforto de suas próprias casas.
- óculos de realidade aumentados que sobrepoiam imagens digitais em objetos do mundo real.
- Concertos ao vivo virtuais que incluem apresentações de vídeo de artistas musicais.
18. Colete o feedback da equipe e do participante
Após o término do evento, é importante coletar feedback de sua equipe e participantes para medir o sucesso e Outros detalhes importantes. Você deve perguntar a eles o que eles mais gostaram no evento, para que você possa fazer mais dessas coisas em eventos futuros.
Pergunte onde as melhorias podem ser feitas para elevar a experiência do evento ou se houve algum problema durante o planejamento ou execução que precisam abordar logo após tudo se estabelecer um pouco.
Isso permitirá que você aprenda mais sobre o que correu bem e onde as melhorias podem ser feitas para eventos futuros para tornar o participante positivo.
Não dói fazer anotações durante o evento, para que você possa fazer as alterações necessárias na próxima vez, como alterações de locais ou empresas de catering.
Use nossas dicas para tornar seu próximo evento fantástico
Planejar um evento pode parecer uma tarefa assustadora. Mas com essas dicas, você poderá planejar seu próximo evento em pouco tempo! E lembre-se: não se esqueça das pequenas coisas que tornam a festa memorável-de decorações e comida, até os arranjos de assentos. Boa sorte para você!