20 dicas para melhorar a produtividade entre pequenos empresários

Como proprietário de uma pequena empresa, você só tem uma quantidade finita de tempo todos os dias para fazer as coisas. Mas você provavelmente tem uma quantidade quase infinita de coisas que gostaria de realizar. Portanto, você precisa encontrar maneiras de aproveitar ao máximo o pouco tempo com o qual deve trabalhar.

Se você quiser fazer mais em menos tempo, precisa encontrar pequenas maneiras de melhorar a produtividade para você e sua equipe. Aqui estão algumas dicas que você pode usar para melhorar a produtividade em sua pequena empresa.

Dicas para melhorar a produtividade

Identifique e execute as tarefas mais importantes, delegar o resto

Delegando tarefas para os membros da sua equipe pode dar Você mais tempo para se concentrar nos itens realmente importantes da sua lista de tarefas. Mas primeiro, você precisa determinar quais são esses itens importantes. Passe pela sua lista de tarefas e identifique os itens que somente você pode fazer ou que sejam essenciais para suas operações. Em seguida, encontre membros da equipe ou contratados que possam lidar com os itens que não se enquadram nessas categorias.

Priorize os itens da sua lista de tarefas

Você também deve passar pela sua lista para descobrir quais itens são os mais urgentes. As tarefas que precisam ser executadas imediatamente devem ir no topo. E mais projetos de longo prazo podem entrar em uma lista separada para que eles não causem sobrecarregar ou distraí-lo desses itens mais urgentes.

Tire as tarefas menos desejáveis ​​do caminho antes do almoço

Em todas as listas de tarefas, há itens que você simplesmente não quer fazer. Tudo o que você está temendo causará mais estresse do que outras tarefas. Portanto, é melhor tirar essas coisas mais cedo. Prometa completar esses itens irritantes antes do almoço, para que você possa fazer uma pausa como recompensa por concluí-los.

Faça uma tarefa de cada vez

A multitarefa pode parecer uma ótima maneira de fazer mais. Mas estudos mostraram que tentar fazer duas coisas ao mesmo tempo pode realmente desacelerar você. Portanto, faça uma tarefa até que seja concluída e depois passe para o próximo item da sua lista.

Defina um cronômetro para tarefas mais longas

Se você tiver itens na sua lista de tarefas que precisam ser quebrados ao longo do dia, porque demoram muito para fazer para fazer Ao mesmo tempo, descreva exatamente quanto tempo você planeja gastar nesses itens por dia. Em seguida, defina um cronômetro quando iniciar esses itens para não ser pego e esquecer de olhar para os outros itens da sua lista.

Termine tarefas rápidas imediatamente

Na outra extremidade do espectro, quando você tem pequenas tarefas como telefonemas rápidos ou e-mails que estão atrapalhando seu tarefa para fazer o seu Lista, pode ajudar sua produtividade a tirar essas coisas mais cedo. Em seguida, você pode concentrar toda a sua energia em apenas um ou dois grandes projetos ao longo do resto do dia.

Encontre a ferramenta de colaboração certa para sua equipe

Ao trabalhar com uma equipe, você precisa se comunicar com eles de maneira rápida e eficiente. Isso significa que você precisa de um sistema real que todos possam usar para atualizar seu progresso em diferentes projetos, em vez de confiar em e-mails ou reuniões, onde você precisa sair do seu caminho para perguntar sobre esses itens. Ferramentas de gerenciamento de projetos como Slack, Asana ou até o Google Docs podem ajudar sua equipe a colaborar e compartilhar informações de maneira rápida e fácil.

Certifique-se de que todas as reuniões tenham agendas claras e cortem as reuniões que não

Podem ser absolutamente necessárias para manter sua equipe no caminho certo e seus clientes felizes. Mas eles também podem ser enormes desperdiçadores de tempo. Para evitar ficar preso em reuniões improdutivas, verifique se todos os que você hospeda ou participa têm uma agenda definida. Não apenas todas as reuniões devem ter um objetivo, mas também devem ter um cronograma estrito que descreva quais itens discutir quando. Dessa forma, você pode ter certeza de que está participando apenas de reuniões que o tornarão mais produtivo, em vez daqueles que simplesmente desperdiçam seu tempo.

Cronograma de dias livres de reunião

Também é importante que você tenha alguns dias que estão se reunindo completamente. Fazer isso permitirá que você volte aos trilhos com quaisquer tarefas que você possa ter ficado para trás durante o resto da semana sem se distrair.

Mantenha lanches saudáveis ​​à mão

Se você quiser ser produtivo durante o longo dia de trabalho, precisa garantir que seu corpo esteja à altura do desafio. Se você está constantemente com fome ou se sente doente, não pode esperar muito. Portanto, certifique-se de ter sempre alguns lanches saudáveis ​​em seu escritório. E faça do hábito de comer um café da manhã saudável e almoçar todos os dias também.

Quebra e exercício

Você também precisa de intervalos regulares ao longo do dia para manter sua mente afiada. Em vez de ser pego em sua lista de tarefas e apenas trabalhando sem pensar no dia, agende algumas pausas rápidas ao longo do dia para se levantar e caminhar ou esticar. Você pode até definir um alarme ou cronômetro para não esquecer.

Identifique oportunidades de automação

Como proprietário de uma empresa, não faz sentido gastar seu precioso tempo em tarefas que podem ser automatizadas. Vale a pena investir em ferramentas e software de tecnologia que podem fazer coisas simples, como agendar postagens de mídia social ou atualizar seus relatórios de despesas, para que você não precise gastar tempo cuidando manualmente com esses itens.

Fique fora da mídia social durante o dia

De fato, também pode ser benéfico para você ficar fora das mídias sociais durante todo o dia de trabalho, se possível, em menos para suas contas pessoais. E para quaisquer contas relacionadas à empresa, você deve reservar um tempo para agendar postagens e responder a perguntas sobre as mídias sociais, em vez de verificar esses itens constantemente.

Horários do cronograma para verificar seu email

Da mesma forma, verificar seu email constantemente pode levar a toneladas de distrações ao longo do dia. Em vez disso, agende algumas vezes por dia para você verificar e responder a e-mails. Dessa forma, você pode dar toda a sua atenção e depois manter o foco em outras tarefas durante o resto do dia.

Desconecte completamente quando um prazo está se aproximando

Quando você está trabalhando em tarefas que têm prazos rígidos, pode ser necessário que você se afaste ainda mais. Mas existem tantas distrações potenciais online. Assim, você pode potencialmente fazer mais se trabalhar offline por curtos períodos até concluir esses projetos.

Desligue a sua mesa

Quando você estiver no meio de um projeto importante, mas depois é pego porque não consegue encontrar um documento importante em Toda a desordem da sua mesa, ela pode realmente tirar sua produtividade. E pode ser difícil até começar em alguns projetos se você estiver distraído com um ambiente confuso. Portanto, configure um sistema de arquivamento simples e tente manter seu espaço de trabalho o mais claro possível.

Aumente o termostato do escritório

Se você e seus funcionários ficarem desconfortáveis, provavelmente é provável que se distraísse ou cometam erros no seu trabalho. Portanto, estudos mostraram que as temperaturas quentes do escritório-mesmo aquelas que subirem a cerca de 77 graus-podem levar a um aumento da produtividade.

Altere o ambiente ao se sentir preso

Quando você entrar em uma rotina criativa, nenhuma quantidade de ferramentas de produtividade ou hacks pode ajudá-lo a ter idéias melhores magicamente. Mas uma mudança de cenário às vezes pode fazer maravilhas. Portanto, quando você está tendo dificuldades para se concentrar ou ter idéias, leve seu trabalho para casa ou a um café local, em vez de tentar forçar a criatividade em seu escritório.

Diga «não» a oportunidades que não se encaixam na sua missão

Quando você assume projetos extras que não se encaixam no objetivo principal da sua empresa, isso pode ser um enorme dreno com seus recursos. Pode ser difícil dizer «não» para seus parceiros, clientes ou outros colaboradores. Mas focar apenas nas atividades mais essenciais pode garantir que você e sua equipe permaneçam o mais produtiva possível.

Dê à sua equipe uma direção clara desde o início

Como um pequeno empresário, você só pode fazer muito por conta própria. Mas sua equipe pode ajudá-lo a realizar muito mais, se você deixar. No entanto, se seus funcionários precisam procurar constantemente você para fazer perguntas ou fazer com que a boa seja avançada nos projetos, isso pode interromper sua produtividade e a deles. Em vez disso, dê-lhes instruções claras para seus deveres e projetos específicos para que eles possam trabalhar de forma mais independente e procurar apenas você ou outros gerentes quando for absolutamente necessário.

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