20 práticas recomendadas de manuseio em dinheiro que sua empresa deve seguir

Pequenas empresas que lidam em dinheiro, como caminhões de alimentos e salões, precisam se proteger contra erros envolvendo dinheiro e roubo. Aqui estão 20 práticas recomendadas de manuseio de dinheiro que sua empresa deve seguir para que tudo funcione sem problemas.

Melhores práticas de manuseio de dinheiro

Elimine os fundos de lama

Em pequenas lojas de varejo geralmente compensam a escassez de seus próprios bolsos. Isso pode levar a um Fundo de Fluxo de Funcionários para reunir recursos. Geralmente, é uma má idéia que pode ocultar a verdadeira razão pela qual a gaveta fica aquém. Se você usar um desses, livre-se dele.

Seja rigoroso sobre diferenças

Alguns dólares aqui e ali podem não parecer um grande negócio no começo em um pequeno restaurante que tem uma boa multidão de almoço. No entanto, ignore as discrepâncias e você pode estar encobrindo um problema maior. O registro de todas as perdas e excedentes ajuda a descobrir qualquer coisa deliberada.

Padronize um processo

Todos precisam estar na mesma página quando a equipe está lidando com dinheiro na sua pequena frota de caminhões de alimentos. A montagem de um conjunto de regras de tamanho único tira as suposições ao lidar com dinheiro para os funcionários que funcionam autonomamente.

Conheça as obrigações do IRS

Você precisa saber o que o governo espera no que diz respeito às transações em dinheiro. Não há como realizar sua due diligence. Por exemplo, grandes pagamentos em dinheiro acima de US $ 10.000 precisam ser tratados de uma certa maneira. Em caso de dúvida, verifique com o IRS ou seu contador.

Tem uma conta de dinheiro mesquinha

Ter algum dinheiro mesquinho disponível para fazer alterações para os clientes em sua lavanderia contribui para uma grande vantagem competitiva. A abertura de uma conta de corrente comercial para financiar uma contabilidade acima do quadro.

Emitem faturas

Não é um problema quando clientes regulares desejam pagar em dinheiro no seu salão de beleza. Você só precisa emitir uma fatura a eles.

Não misture as contas

Todo o dinheiro que sua empresa precisa ser gravada e armazenada separadamente e os procedimentos adequados de contabilidade precisam ser seguidos. Por exemplo, nunca leve alguns pagamentos em dinheiro do cliente para reabastecer dinheiro mesquinho.

Tem um cronograma para lidar com dinheiro

Se você executar uma pequena saída no shopping local, seus dias podem ser agitados. Depositar, contar e equilibrar seu dinheiro deve seguir uma programação estrita. Trabalhe essa rotina em torno de seus horários de pico do dia.

Possui limites superiores

Evitar roubo e dinheiro perdido também se trata de manter um limite de quanto você mantém nos registros e à mão. Manter isso simples significa ter um teto superior sobre quanto você tem no local.

Invista em tecnologia de caixa

Cofres inteligentes torna o trabalho de lidar com dinheiro mais eficiente. Essas rastrear transações em dinheiro e podem até agendar captadores. A tecnologia de detecção falsificada é outra deve ter para empresas em dinheiro, como restaurantes menores.

Limite os funcionários que lidam com dinheiro

O gerenciamento de caixa eficaz começa com a atribuição das responsabilidades aos supervisores. Eles devem ser responsáveis ​​por revisar transações e outras tarefas, como gravar recibos.

Não compartilhe gavetas em dinheiro

Os erros acontecem em restaurantes e lojas quando as pessoas compartilham uma gaveta comum. Pode ser conveniente em um restaurante ter uma cobertura de garçom alguém que está de folga, mas há uma falta de responsabilidade lá. Todos devem ter sua própria gaveta de dinheiro designada.

Não arredonda os números

É chamado de dólares e centavos por um motivo. David S. Peters é especialista no assunto no mundo dos restaurantes. Ele diz que arredondar o depósito noturno, deixando moedas de fora, só pode levar a dores de cabeça contábeis na estrada. Não tente economizar tempo evitando mudanças soltas.

Use a tecnologia contábil

O uso da tecnologia mais recente pode ajudá-lo a gerenciar o dinheiro da sua loja de ferragens. Não assuma que os grandes nomes do software de contabilidade atendam apenas às grandes lojas de caixa em seu campo. Por exemplo, o QuickBooks facilita a configuração de uma conta de dinheiro insignificante.

Ajuste o processo continuamente

Você deve sempre estar de olho em melhorar seus sistemas de manuseio de dinheiro. Isso inclui a alteração das responsabilidades que você atribui aos funcionários como achar melhor.

Concentre-se na contagem

Você pode até ser um único proprietário em um caminhão de comida ocupado. Se você estiver lidando com transações em dinheiro, precisará se concentrar. Se você for interrompido, sempre comece de novo desde o início ao contar.

Sempre seja consistente

Quando você está contando o dinheiro, precisa fazê-lo da mesma maneira toda vez para evitar erros. Moedas primeiro e depois as contas que vão das denominações mais baixas para mais altas são um modelo.

Use um modelo de depósito

Texas A&M University sugere uma prática recomendada para preparar um depósito em dinheiro. Apenas uma moeda por pacote com todas as contas enfrentadas. Não use clipes de papel. Um elástico é a melhor maneira de manter as contas juntas.

Mantenha as tarefas separadas

Verificações e saldos são importantes quando sua pequena empresa está lidando com muito dinheiro. As pessoas que lidam com o dinheiro devem ser diferentes das responsáveis ​​pela manutenção de livros.

Contagem em particular

A segurança é sempre uma preocupação número um para uma pequena empresa que possui máquinas de venda automática. Só conte dinheiro quando estiver longe do público ou dos funcionários. Se você armazenar seu dinheiro em um cofre, altere a combinação regularmente.

Foto de caixa registradora via Shutterstock

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