22 segredos para contratar o assistente virtual certo

Existem atividades mundanas em todos os negócios. Essas são tarefas que levam tempo e energia, mas, francamente, são melhor tratadas por outra pessoa, para que você possa se concentrar nos principais negócios da sua empresa.

A maioria dos empresários sabe que precisa gastar seu tempo em tarefas de alto valor, como o desenvolvimento de negócios e criar uma grande cultura. E muitos empresários sabem que obter um assistente pode liberar seu tempo com as coisas que eles não deveriam estar fazendo «explica Robert Levin, co-fundador do trabalho melhor agora, uma empresa quase em terra que fornece assistentes virtuais acessíveis.

Mas onde você pode encontrar alguém para lidar com essas tarefas? Entre no assistente virtual!

Onde encontrar um assistente virtual

Empresas assistentes virtuais

Se você pesquisar na web, encontrará várias empresas assistentes virtuais Procurando fornecer ajuda imediata. Alguns oferecem assistentes americanos com educação extensa para uma taxa de prêmio e outros oferecerão assistentes de língua estrangeira e de língua inglesa a uma taxa mais baixa. Mas, no final, tudo dependerá do que você precisa, como deseja usá-los e do que pode pagar.

Publicações de emprego de assistente virtual

No lado do outro Hiremymom.com. Esses sites fornecem freelancers que você pode contratar com base no projeto ou em meio período e em período integral. Mas antes de contratar alguém, vejamos as dicas abaixo.

Considerando o papel importante que eles desempenham, é crucial selecionar sabiamente ao contratar um assistente virtual. Abaixo estão alguns segredos para contratar o certo ..

Coisas a considerar ao contratar um assistente virtual

Seja claro sobre as expectativas

Você obviamente está procurando descarregar tarefas. Primeiro, determine suas necessidades específicas. Muitas vezes, você sabe que precisa de um, mas não pode colocar o dedo exatamente o quê para outras tarefas. Não se preocupe. Ao longo de algumas semanas, você encontrará muito trabalho para tirar o seu prato e dar ao seu assistente. Um bom assistente ajudará você a descobrir essas coisas.

Saiba quais qualidades você está procurando

A contratação de um assistente virtual é como contratar qualquer funcionário, você deve garantir que eles estejam qualificados para o trabalho. O processo de entrevista deve ser direcionado para descobrir como uma pessoa lidará com situações específicas, em vez de apenas sua experiência de trabalho anterior. O método Star é uma maneira estruturada de responder a uma pergunta de entrevista baseada em comportamento, discutindo a situação, tarefa, ação e resultado da situação que você está descrevendo que eles fizeram?

Se eles estivessem em uma equipe, qual foi sua contribuição. Se X aconteceu, como eles lidaram com isso. E assumir a propriedade dos erros é uma obrigação. Todos cometemos erros, mas admitindo que os causamos e trabalhamos para corrigi-los deve ser nossa expectativa nessa situação.

Saiba quais habilidades você está procurando

É importante ter um entendimento claro de quais habilidades você está procurando em seu assistente virtual. Eles vão gerenciar suas mídias sociais? Eles precisam de experiência com o QuickBooks? Eles estão enviando faturas? Você precisa de alguém para montar sua próxima apresentação do PowerPoint? Eles deveriam ter experiência de vendas? Experiência de atendimento ao cliente? Você entendeu a foto. Crie sua lista de necessidades e tente preencher o maior número possível de pessoas. Mas lembre-se, ninguém sabe tudo.

Mantenha a comunicação clara

Uma diferença importante entre contratar um funcionário em tempo integral e um assistente virtual é a presença física. Ao contrário de um funcionário regular, um assistente virtual não pode entrar em sua cabine para obter respostas. Isso torna a comunicação extremamente crucial. Portanto, você deve procurar um assistente virtual que mantém a transparência completa na comunicação o tempo todo.

Escolha um canal de comunicação e abordagem

Uma das principais maneiras de manter as comunicações abertas é adotar uma plataforma e estilo de comunicação que você se mantém. A comunicação é fundamental em qualquer relacionamento, especialmente com alguém que não trabalha em seu escritório. É importante configurar um processo que funcione para você. Existe uma chamada diária? Você usa Skype ou Zoom? O Slack parte da sua rotina de comunicação? Cabe a você determinar uma linha aberta de comunicação que mantém as duas partes informadas.

Procure alguém com experiência no setor

Suponha que você possua um pequeno negócio B2B e seu público-alvo seja o grupo de pessoas e tomadores de decisão mais graves e evoluídos. Você se beneficiaria contratando um novato sem experiência no setor? Provavelmente não. Em vez disso, você deve procurar alguém que tenha conhecimento suficiente sobre o setor em que opera. Uma pessoa com forte experiência no setor poderá entender o que o público realmente deseja.

Certifique-se de que eles possam possuir erros

Um assistente virtual profissional nunca tem medo de levar o ônus dos erros cometidos no trabalho. É essa qualidade que facilita o trabalho com eles. Como Ostroff diz: «Eles valorizam seu trabalho e suas contribuições para o seu sucesso e assumem erros ou mal-entendidos para que possam fazer melhor no futuro». Tomar a propriedade de erros também indica a responsabilidade da pessoa, o que é uma ótima qualidade para ter em um assistente virtual.

Peça referências verificáveis ​​

Uma maneira simples, mas eficaz de avaliar as habilidades e qualidades de um assistente virtual prospectivo, é procurar referências e depoimentos de empregadores anteriores. Certifique-se de prestar muita atenção ao que seus empregadores anteriores têm a dizer sobre seu trabalho, personalidade e habilidades. Com base nos depoimentos, você poderá encontrar a pessoa certa para o trabalho.

Isso realmente remonta aos meus comentários anteriores, contratar um assistente virtual é como contratar qualquer assistente.», Disse Levin. «Você verificaria as referências de um candidato que estaria trabalhando em seu escritório? A empresa está contratando o assistente de ter depoimentos de outros clientes que estão usando seus VA?

Verifique se eles entendem que eles entendem As mídias sociais

Se você está contratando alguém para, por exemplo, gerenciar sua conta do Facebook, é importante que eles entendam completamente como o site funciona. Além de uma compreensão abrangente das funcionalidades do Facebook, é importante saber claramente o que pode fazer para as empresas. Um bom histórico será útil para ajudá-lo a examinar as capacidades de um assistente virtual em potencial para realizar o trabalho em questão.

Procure alguns que fazem sugestões

Assistentes virtuais profissionais têm confiança suficiente em suas habilidades e experiências para compartilhar sugestões que podem ajudar seu trabalho e beneficiar seus negócios. «Eles também podem fazer sugestões quando se trata de processos e eficiências com base em suas próprias experiências que ajudarão você a administrar seus negócios com mais perfeição», menciona Ostroff. Os insumos e sugestões úteis podem ajudá-lo a atingir seus objetivos de negócios.

Procure alguns que fazem perguntas

Quando um assistente virtual em potencial faz perguntas sobre o cargo e as responsabilidades, mostra seu interesse em atender às suas expectativas. Perguntas válidas também são úteis para ajudá-lo a atribuir responsabilidades de trabalho bem definidas.

Entrevistei todos os assistentes virtuais que funcionam para minha empresa», diz Levin. «Os que se destacam são os que perseguiram a milha extra e pesquisaram a empresa com a qual estariam entrevistando. Isso mostra um interesse real pelo trabalho, pela empresa e em seu próprio futuro.

É importante Parecer profundamente dentro de si e da sua empresa para descobrir o que você realmente precisa fazer e o que alguém poderia fazer. Então, você precisa descobrir qual das coisas que os outros podem fazer realmente devem ser delegados a um VA «, diz Ostroff .

Experimente uma execução de teste

Não tenho certeza de como seu relacionamento com o assistente virtual vai acabar? Experimente um projeto de teste para testar as águas.

Assistentes virtuais são frequentemente contratados mês a mês, para que um período de teste ou período de liberdade condicional seja facilmente estabelecido», diz Levin. «Eu também tive empresas criaram testes de desempenho que os candidatos tomam antes do início. É fácil identificar a atenção de um VA aos detalhes e pensamento crítico por meio de um pequeno exemplo de teste. Também sugiro facilitar o VA nas tarefas diárias ao longo do tempo. Mais tempo e experiência em que você trabalha com seu VA, quanto mais trabalho você vai querer descarregar.

É importante começar com tarefas ou projetos pequenos e específicos para que você possa começar a construir confiança enquanto não Arriscar algo importante se o assistente não for o ajuste certo «, explica Ostroff. Se o pequeno projeto correr bem, você poderá confiar no assistente com tarefas maiores.

Procure por excelente gerenciamento

Uma qualidade importante de um bom assistente virtual, de acordo com a Ostroff, é a capacidade deles de «levar itens diários que causam estresse , mas não são realmente tão difíceis. » Para fazer isso, o assistente virtual deve possuir ótimas habilidades de gerenciamento de tempo. Em outras palavras, eles devem saber como priorizar diferentes trabalhos e várias tarefas sem perder o prazo. Eles também devem valorizar seu tempo e garantir que você tenha um acordo sobre os cronogramas.

Procure uma personalidade compatível

Considerando o quão próximo você precisa trabalhar com seu assistente virtual, é bastante crucial encontrar alguém cuja personalidade seja compatível com a sua. Por exemplo, você se sentiria confortável trabalhando remotamente com alguém que não fala? Você precisa ter uma compreensão clara das qualidades interpessoais que procura em uma pessoa que não se encontrará cara a cara todos os dias.

Certifique-se de que eles entendam seu público-alvo

Quando estiver tentando se conectar com seu público através da mídia social ou de qualquer outra abordagem, você deve confiar em alguém que conhece o seu O público, ou pelo menos está disposto a melhorar seu conhecimento. Digamos que seu público-alvo seja um adolescente americano comum que mora em uma pequena cidade. Você se beneficiaria de contratar um assistente virtual que conhece o pulso desse tipo de público.

Procure alguém que permanecerá acessível

Ficar conectado é fundamental quando você está trabalhando com um assistente virtual. Mencionamos antes da necessidade de comunicação aberta. Portanto, considere o quão difícil isso pode ser se você trabalhasse com alguém do outro lado do planeta-com horas radicalmente diferentes. Graças à Internet, existem várias maneiras de interagir com pessoas que estão sentadas a quilômetros de distância. Mas também é importante encontrar alguém que se sinta confortável com o seu horário de trabalho. Por exemplo, se você estiver sentado nos EUA, ajudaria a contratar um assistente virtual na Malásia quando tiver que entrar em contato diariamente?

Procure alguém que entenda seu negócio

O assistente virtual certo se envolve mais. Ele ou ela sabe disso para ajudá-lo a se conectar com seu público, eles devem entender o que é sua empresa. É esse entendimento que os ajuda a aprender sobre sua estratégia e contribuir da maneira mais eficaz.

Procure alguém disposto a aprender

Você nem sempre precisa contratar um assistente virtual com vários anos de experiência. Uma pessoa comparativamente menos experiente também pode fazer um ótimo trabalho, desde que tenha a determinação de aprender. Pode ser necessário preparar a pessoa primeiro, mas as pagamentos são maiores quando você considera o custo consideravelmente baixo deles.

Acho que isso é fundamental para contratar alguém», diz Levin. «Eu sou um defensor de encontrar o candidato» certo «e ensinar a eles as habilidades necessárias para o sucesso. Se o seu VA tiver interesse em aprender, você poderá prepará-lo para se apresentar às suas expectativas. Também é importante que um VA esteja aceitando feedback e é importante que nós, como chefe, forneçamos feedback construtivo que ajude nosso VA a ter um desempenho melhor. Novamente, a comunicação é fundamental.

Procure alguém que receba feedback

Um assistente virtual sério sobre seu trabalho será mais proativo na busca de feedback para encontrar áreas para melhorias. A ansiedade de receber feedback é um indicador claro da seriedade do assistente sobre o trabalho.

Você quer alguém que o mantém atualizado

É complicado ficar de olho no que o assistente virtual está fazendo, porque você não está fisicamente próximo um do outro. Mas um bom assistente virtual entende isso, e é por isso que ele ou ela mantém você atualizado de tempos em tempos. Um bom assistente virtual compartilhará atualizações para mantê-lo informado sobre o progresso e ajudar a eliminar a falta de comunicação.

Procure alguém que entregue relatórios detalhados do projeto

Assistentes virtuais profissionais estão de olho em detalhes. Eles reconhecem o papel de um relatório detalhado para rastrear o status, o progresso e as áreas do projeto para melhorar. Um relatório detalhado do projeto também ajuda a saber o que você está recebendo do engajamento, o que é benéfico para monitorar o retorno do investimento.

Procure alguém que antecipa suas necessidades

Um assistente virtual profissional dedica um tempo para entender seus negócios e suas necessidades. Com o tempo, o assistente virtual começa a antecipar seus requisitos de negócios e pode tomar decisões informadas.

Em conclusão, contratar um assistente virtual é como contratar qualquer funcionário que você deseja adicionar à sua equipe, mas com alguns ajustes «, diz Levin.» Depois de estabelecer um processo que você E seu assistente está claro, trabalhar com um assistente virtual mudará seus negócios e permitirá que você se concentre em tarefas que farão com que seu dinheiro.

Imagem do assistente via Shutterstock

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