25 exemplos de peculato e roubo no local de trabalho

Um dia horrível em que você acorda e percebe que um funcionário que você confia foi desviado da sua empresa. É uma das coisas mais devastadoras que acontecem a um pequeno empresário.

Exemplos de peculato abundam e não faltam maneiras pelas quais os funcionários roubam.

O objetivo deste artigo é ajudá-lo a identificar os sinais de alerta. Se você consegue pensar como um desvião, saberá o que procurar para proteger seus negócios.

E proteja você! As consequências do peculato podem ser catastróficas para uma pequena empresa. De acordo com o estudo de peculato Hiscox, a quantidade média de um roubo de funcionários é de US $ 294.000.

A lista a seguir de exemplos de peculato é baseada no meu conhecimento profissional. No início da minha carreira, eu era advogado interno em um banco regional. Investigamos centenas de casos de peculato envolvendo clientes do banco, geralmente pequenas empresas. Mais tarde, servi como vice-presidente de recursos humanos em uma corporação onde também lidei com outros tipos de roubo e fraude no local de trabalho. Então eu já vi tudo.

O que é peculato?

Antes de examinarmos exemplos de peculato, vamos primeiro entender o que significa desvião.

O peculato é quando um funcionário ou outra pessoa em uma posição confiável rouba do seu negócio. Eles usam o dinheiro ou outros ativos para seu próprio uso.

O peculato geralmente implica um crime de colarinho branco, onde os fundos são retirados de contas bancárias, ou talvez onde a falsificação de cheques ou fraude na folha de pagamento esteja envolvida. Mas não se limita a essas circunstâncias.

Peculato é um crime-a pessoa é geralmente acusada de roubo de crime sob a lei estadual. Em certas circunstâncias, também pode ser um crime federal. As multas podem envolver tempo de prisão e multas. O desvião geralmente é ordenado pelo tribunal para pagar restituição aos negócios. No entanto, as empresas raramente são pagas na íntegra.

Exemplos de peculato

Aqui estão os 25 melhores exemplos de peculato e roubos de trabalho para observar:

Verificações de forjamento

O funcionário escreve verifica ou faz pagamentos eletrônicos para si mesmo. O funcionário então cozinha os livros para esconder o roubo.

Este exemplo clássico de peculato é facilitado quando uma empresa usa um selo de assinatura da assinatura de um executivo. Um carimbo de assinatura é literalmente como entregar aos funcionários um cheque em branco, porque eles podem «assinar» cheques sem o seu conhecimento.

Prevenção: responsabilidades separadas: um trabalhador para processar verificações e outro para reconciliar transações e aprovar a documentação. Se você não tem funcionários suficientes para funções separadas, reconcilie as extratos bancários. Requer pedidos de compra ou faturas para cada pagamento. E pare de usar um carimbo de assinatura-ou mantenha-o em bloqueio e chave.

Cheques de clientes

O funcionário endossa e dinheiro cheques do cliente a pagar à empresa e depois mantém os fundos.

Hoje, à medida que mais pagamentos se tornam eletrônicos, o crime essencial é o mesmo. O funcionário pode configurar uma conta bancária com um nome fictício semelhante ao do empregador para desviar os pagamentos eletrônicos. Pequenos bancos e cooperativas de crédito podem ser negligentes ao permitir que as contas sejam estabelecidas pelo funcionário usando nomes falsos «fazer negócios como».

Prevenção: separe as funções para que uma pessoa seja responsável pelo processamento de pagamentos e outra por reconciliar as entradas contábeis. Implementar controles para rastrear os pagamentos dos clientes a cada etapa para evitar esse tipo de peculato.

Pagamentos de fornecedores de fingimento

Em seguida em nossa lista de exemplos de peculato é quando um funcionário rouba os fundos da empresa, mas tenta escondê-los como pagamentos aos fornecedores. Os funcionários sem fé podem criar faturas falsas de fornecedores e alterar as entradas do sistema de contabilidade para ocultar suas faixas.

Prevenção: revise regularmente relatórios de despesas detalhados (não apenas relatórios de resumo) quebrados pelo fornecedor, quantidade e finalidade. Se você permanecer familiarizado com seus números, é mais fácil identificar quando uma entrada contábil ou uma entrada contábil parece suspeita. Se sua empresa for grande o suficiente, separe as funções que os funcionários desempenham.

Clientes excessivos

O funcionário supere os clientes, mantém o dinheiro extra e o cobre com entradas de contabilidade falsas.

Às vezes, isso é uma fraude em larga escala, onde cada cliente ou transação é excessiva por uma pequena «taxa» por anos. Outras vezes, envolve o dobro da mesma quantia duas vezes ou se opõe a cobranças por itens que o cliente não comprou.

Você pode ser tentado a pensar nisso como roubar os clientes, mas é realmente um tipo de peculato. Sua empresa tem responsabilidade por excesso e terá que ser bom para os clientes.

Prevenção: Realize uma auditoria periódica de faturamento de clientes. Preste muita atenção às reclamações dos clientes sobre erros de cobrança e exige explicações completas da equipe de como ocorreram. As queixas podem ser um sinal de alerta de um problema maior.

Roubo de dados do cartão do cliente

Um funcionário que Os pedidos telefônicos podem mais tarde usar os dados do cartão de crédito do cliente para cobrar compras pessoais on-line. Ou um gerente de posto de gasolina pode usar um dispositivo skimmer para desnatar dados do cartão dos terminais nas bombas.

Uma versão mais nerd é quando um funcionário baixa dados do cartão de crédito dos sistemas de TI da empresa. Então ele ou ela vende na Web Dark.

Prevenção: limite o acesso aos dados do cliente apenas aos que precisam. A implantação da tecnologia que reduz os números do cartão de crédito ou imprime apenas os últimos dígitos, para limitar a colheita de lixo ou o compartilhamento não intencional. Altere as permissões quando alguém com acesso deixa a empresa. Se você usar terminais de cartão, instale a tecnologia anti-skimming-alguns municípios agora exigem.

Preenchendo uma conta de despesa

Os exemplos de preenchimento variam desde a tentativa ocasional de justificar um almoço caro usando uma descrição «criativa», até elaborar esquemas de desreviação.

Grandes empresas levam a sério o preenchimento-não deveria? Um CEO da Hewlett Packard foi deposto em 2010 diante de alegações que ele acolchoou sua conta de despesas para ocultar um caso extraconjugal. A HP viu a questão como de confiança.

Prevenção: tenha uma política por escrito detalhando o que é-e não é-reembolsável. Revise a política nas reuniões da equipe. Se os funcionários fizerem muitas viagens de negócios, considere usar um aplicativo de gerenciamento de despesas, como despesa do Zoho ou despesas para controlar as aprovações e ver recibos digitalizados em um só lugar.

Mergulhar duplo

Em seguida em nossa lista de exemplos de peculato é quando há uma única despesa comercial legítima, mas o funcionário recebe dois reembolsos. Ela paga pela primeira vez por uma despesa com o cartão de crédito da empresa. Mais tarde, ela envia uma solicitação de reembolso em dinheiro para a mesma despesa.

Prevenção: insista em ver recibos subjacentes para todas as despesas (não apenas revise o extrato do cartão de crédito). Use o software de gerenciamento de despesas se seus funcionários incorrerem em muitas despesas reembolsáveis.

Usando um cartão de crédito da empresa para uso pessoal

O funcionário paga por despesas pessoais usando um cartão de crédito da empresa. A boa notícia é que geralmente esses roubos são esporádicos e as quantidades são pequenas.

No entanto, e se o mesmo funcionário também gerenciar o sistema de contabilidade e não perceber que não presta atenção? O uso de um cartão de crédito da empresa para uso pessoal pode se transformar em exemplos enormes de peculato quando combinados com registros contábeis falsificados.

Prevenção: sempre tem duas pessoas envolvidas no processo: uma para aprovar despesas e outra para lidar com contabilidade. Requer documentação do objetivo de despesa.

Ovelando transações na caixa registradora

Um associado na caixa registradora anula as transações e o dinheiro. Esta é uma maneira comum de desviar dinheiro de uma pequena empresa de varejo.

Prevenção: os sistemas de ponto de venda mais recentes possuem protocolos de segurança para ajudar a evitar esse tipo de roubo. Por exemplo, eles permitem níveis de liberação para que você possa precisar de aprovação do gerente para anular uma venda. Os números de identificação dos funcionários rastreiam a frequência com que um membro da equipe específico anula as transações para que você possa identificar os criminosos repetidos.

Desviando depósitos em dinheiro

Antes de deixar a sacola de depósito em dinheiro no banco à noite, o funcionário fica um pouco do dinheiro. O valor pode ser pequeno o suficiente para não perder-talvez US $ 100. Porém, semana após semana, isso soma milhares de dólares.

Prevenção: conte o dinheiro do dia, preencha o deslizamento do depósito e insira o valor nos registros contábeis antes de entregar a bolsa. Ou separar as funções para que duas pessoas estejam envolvidas. Outras estratégias podem ajudar, como câmeras de segurança na área onde o dinheiro é contado junto com o uso de sacos de depósito bloqueados. Veja mais dicas para o processamento em dinheiro.

Invadindo a caixa de dinheiro ou cofre

Esse roubo pode ser tão simples quanto o funcionário que retira US $ 200 da caixa de dinheiro segura ou mesquinha.

Prevenção: trava grandes somas e mantenha a chave para minimizar o acesso e a tentação dos funcionários. Ou use câmeras de segurança. Leia: 20 práticas recomendadas de manuseio de dinheiro.

Embolsando dinheiro de angariação de fundos

O dinheiro da arrecadação de fundos é muito comum em organizações sem fins lucrativos. Mas esse tipo de fraude também ocorre em empresas que assumem uma causa de caridade. Se uma pessoa tiver controle total sobre o dinheiro, do início ao fim, a tentação de roubar pode ser muito grande.

Prevenção: sempre tem pelo menos duas pessoas envolvidas no fluxo de trabalho de coletar, registrar, depositar e remeter doações. Não dê uma chance à tentação.

Roubar suprimentos de escritório

É chocante quantos funcionários parecem sentir que não há problema em levar grandes quantidades de material de escritório em casa. O roubo de suprimentos geralmente envolve itens consumíveis, como selos postais, notas post-it ou suprimentos de café.

Os proprietários de uma empresa iniciaram durante a Grande Depressão tinham uma solução. Eles eram tão frugais que exigiam que os funcionários entregassem seus lápis no final de cada dia! Você não precisa manter uma rédea tão apertada. Mas controles razoáveis ​​são uma prática recomendada.

Prevenção: coloque a maioria dos seus suprimentos em trava e chave e reabasteça uma área de suprimento aberta com moderação, para manter o encolhimento pequeno. Uma câmera de segurança pode ajudar. Discuta o uso de suprimentos em uma reunião da empresa para definir o tom e transmitir valores da empresa.

Roubo de equipamentos ou matérias-primas

Na construção e Empresas de manufatura, um funcionário pode ocultar a propriedade da empresa em uma lixeira ou área de armazenamento e recuperá-la após o expediente. O roubo de equipamentos

Também ocorre em escritórios. Pense em laptops ou pequenos scanners de documentos que podem ser deslizados em uma mochila ou bolsa.

Prevenção: trava ou afaste itens valiosos, se viável. Rotule o equipamento importante com um número e informe os funcionários que você planeja auditorias regulares para garantir que os itens ainda estejam no local. Use câmeras de segurança e sistemas de acesso eletrônico.

Roubar produtos

O funcionário rouba produtos da empresa. Exemplos incluem jóias ou perfume de uma loja de varejo de ponta. As vítimas típicas são pequenos varejistas que não têm controles de encolhimento. É impressionante quantos proprietários simplesmente enchem o inventário em uma despensa sem sistema de rastreamento.

Outra variação é quando um garçom não cobra amigos por comida ou bebida em um restaurante.

Prevenção: use câmeras de segurança. Implemente um sistema de gerenciamento de inventário e verifique regularmente os níveis de inventário. Existe até a tecnologia POS que rastreia transações e descontos anulados e alerta o proprietário ou gerente.

Instalações da empresa de assalto

Pense clássico dentro do trabalho-com ou sem cúmplices. O funcionário deixa uma porta destrancada ou usa uma chave para entrar depois do expediente. Sua empresa é roubada.

Prevenção: instale câmeras de segurança. Implemente um sistema de segurança eletrônico para garantir o acesso após o horário comercial e registre quem está indo e vindo.

Roubar mercadorias retornadas

Esse roubo pode ocorrer em uma configuração de varejo ou comércio eletrônico, ou em qualquer negócio que troca equipamentos antigos. O funcionário simplesmente leva itens devolvidos para casa ou os revende no Craigslist ou no eBay.

A falta de controles facilita esse roubo. Em algumas pequenas empresas, os retornos podem ser empilhados ao acaso em um canto. É de admirar que eles desapareçam?

Prevenção: implemente sistemas de controle para gerenciar devoluções e outras propriedades.

Alegando que um laptop da empresa foi perdido

O funcionário fornece um laptop ou dispositivo móvel a um membro da família e diz ao empregador que foi perdido. A empresa então substitui o item.

Prevenção: use o software de gerenciamento de dispositivos que permite à empresa desativar os dispositivos perdidos e rastrear sua localização.

Configurando funcionários falsos

O funcionário desviado configura funcionários falsos, bolsa o salário e cozinha os livros para ocultar a transação. Isso acontece em empresas com proprietários de ausentes ou proprietários que não prestam atenção.

Prevenção: implemente sistemas para reconciliar o número de funcionários com as despesas de pessoal. Revise regularmente um relatório detalhado do número de funcionários de interrupção do funcionário. Lembre-se, relatórios detalhados são seus amigos. O peculato é muito mais difícil de identificar, se tudo o que você observa, são relatórios de resumo ou P&L de alto nível.

Falsificando horas extras

Isso pode incluir esquemas em que os colegas de trabalho entram e saem um para o outro. Ou pode envolver um funcionário da folha de pagamento, criando entradas falsas para supostas horas extras que ele se paga.

Prevenção: use sistemas de quadros de horários eletrônicos. Observe as horas extras pagar de perto por aumentos incomuns. Compare relatórios detalhados para identificar exatamente quais funcionários estão recebendo horas extras e quando-você pode identificar padrões suspeitos.

Falha em remeter o dinheiro dos impostos sobre a folha de pagamento

O funcionário desvie o dinheiro destinado às remessas de impostos sobre a folha de pagamento do empregador ou outro dinheiro dos impostos. Eventualmente, a autoridade tributária cairá com força no proprietário da empresa por não enviar o dinheiro dos impostos e poderá registrar uma garantia contra a empresa ou aproveitar a propriedade. Portanto, você não apenas enfrenta perdas de peculato, mas também tem o IRS no seu rabo-um golpe duplo!

Este exemplo de peculato é perpetrado por contadores desonestos, funcionários financeiros, funcionários da folha de pagamento e até pequenos serviços externos de folha de pagamento.

Prevenção: terceirize para um grande serviço de folha de pagamento respeitável, como Paychex ou ADP. É um longo caminho para evitar um pesadelo de peculato. Ou requer uma auditoria regular por uma empresa de contabilidade externa.

Coletando propinas de fornecedores

Nesse esquema, o funcionário recebe propinas e você não sabe. Kickbacks podem ser dinheiro. Eles também podem assumir a forma de produtos e serviços adicionais usados ​​nos negócios ou em casa de um funcionário. Um sinal de alerta é uma relação incomumente próxima entre um fornecedor e um funcionário.

Prevenção: envolva-se na escolha de fornecedores. Isso minimiza o conluio entre fornecedores e funcionários sem fé.

Vendendo segredos comerciais; Espionagem corporativa

O funcionário vende informações confidenciais a um concorrente. Ou o funcionário toma documentos confidenciais e segredos comerciais com ele ao trocar de emprego.

Você vê isso em startups de alta tecnologia. Por exemplo, um ex-executivo do Google foi indiciado por acusações criminais por roubar 14.000 arquivos para a tecnologia de carros autônomos e levá-los a uma startup mais tarde adquirida pela Uber.

Prevenção: tem fortes acordos de funcionários. Os sistemas de armazenamento em nuvem compartilhados ajudam a gerenciar e rastrear quem tem acesso a quê.

Roubo de identidade de negócios

Um funcionário garante uma linha de crédito ou empréstimo no nome da sua empresa, usando o dinheiro para compras pessoais. O Esbezler usa os fundos da empresa para fazer os pagamentos. Os desvios típicos são funcionários financeiros ou contadores com acesso a registros contábeis e contas legítimas usadas para cobrir suas faixas.

Um roubo semelhante é quando um parceiro ou membro da família em uma empresa familiar realiza empréstimos não autorizados no nome da empresa.

Prevenção: implemente controles internos para freios e saldos. Exigem relatórios detalhados para ver para onde o dinheiro está indo. Questões repentinas de fluxo de caixa ou uma mudança negativa na pontuação de crédito da sua empresa pode estar alertando sinais de peculato. Preste atenção especial aos serviços como o PayPal e outros, além de permitir empréstimos pré-aprovados ou avanços contra sua conta.

Iniciando um negócio usando recursos da empresa

Nesta situação, os funcionários iniciam seus próprios negócios no horário da empresa. Nas piores situações, os funcionários usam recursos da empresa, como código de software em seu novo produto de software, ou roubam matérias-primas.

Não se engane: isso é roubo. No entanto, algumas almas ilusórias se gabam nas mídias sociais sobre o que estão fazendo!

Ainda assim, o empregador pode pegar a última risada. Por quê? Porque, de um modo geral, um empregador possui todo o produto de trabalho criado no horário da empresa.

Prevenção: defina as expectativas adequadamente com os funcionários-e deixa sua política clara, seja o que for. Alguns empregadores incentivam as empresas paralelas, mas outros têm uma política sem luar. Mesmo se você permitir negócios paralelos, deixe claro que as atividades não devem ser realizadas durante o horário de trabalho, e os recursos da empresa podem não ser usados.

Pensamentos finais sobre peculato

É importante ser um empresário engajado. Preste atenção, faça perguntas e revise os relatórios detalhados. Implante a tecnologia para controlar os níveis de acesso e aprovação e fornecer um aviso precoce de qualquer coisa incomum. Acima de tudo, implemente verificações e saldos em seus processos para garantir que nenhum funcionário tenha um controle completo. Passos como esses ajudam a proteger os meios de subsistência de todos no negócio.

Video:25 esempi di appropriazione indebita e furto di lavoro

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