4 benefícios de compartilhar informações no local de trabalho

A má comunicação no ambiente de negócios pode ser muito caro. Isso pode levar a decisões tomadas usando suposições falsas e dados não confiáveis. Tais problemas podem custar às organizações uma média de mais de US $ 7.000 por dia.

Existem várias razões pelas quais informações erradas podem estar entrando em sua organização agora: instruções e expectativas pouco claras, habilidades de audição ruins, dados não confiáveis, falta de colaboração entre os membros da equipe e a lista continua. Um dos principais problemas de comunicação envolve equipes e departamentos que operam em silos e não compartilhando informações.

Essa falta de colaboração pode matar um negócio em crescimento.

Então isso pode ser resolvido? Aqui está uma ideia: promova uma única versão da verdade em seus negócios.

Com isso, quero dizer que sua empresa deve defender a transparência e o melhor compartilhamento de dados e informações em toda a organização. Isso pode ser feito com a ajuda de soluções baseadas em nuvem que promovem transparência e colaboração.

Benefícios de compartilhar informações no local de trabalho

Você pode alcançar os seguintes benefícios, incentivando essa colaboração entre seus funcionários.

One «verdade» permitirá melhores decisões

Você pode encontrar esse termo na computação: versão única da verdade ou SVOT. É um princípio que incentiva o uso de um banco de dados centralizado e sincronizado para abrigar todos os dados relevantes em um formato padrão. Isso procura garantir a integridade dos dados usados ​​em qualquer ponto.

O mesmo vale para o fluxo de informações em sua organização. Informações precisas e confiáveis ​​devem fluir em todos os níveis da empresa, independentemente de serem bons ou ruins. Por exemplo, revisões negativas podem afetar o desempenho percebido da equipe de suporte ao cliente. Assim, eles têm interesse em distorcer esse feedback em um esforço para reduzir a culpa.

O problema é que essa assimetria de informação pode levar a uma baixa tomada de decisão na linha. Você precisa beliscar problemas como esses na raiz. Compartilhar dados e informações de maneira transparente garantirá que todos estejam no loop e que todos estejam cientes de quaisquer problemas em potencial com a empresa, produto ou serviço que possam ser abordados de maneira colaborativa.

A transparência promove a confiança

Outro princípio que você pode aplicar para garantir que está trabalhando em informações precisas é a qualidade da fonte. A pergunta-chave a fazer aqui é a seguinte: de onde vem as informações e como são relevantes para mim?

O problema com o boca a boca e as informações qualitativas é que elas podem ser influenciadas pelo viés ou por mentiras diretas. Alguns executivos são bastante paranóicos em compartilhar informações com todos, por exemplo. Embora alguns assuntos possam precisar ser mantidos em confiança, há coisas que você deve compartilhar com todos os envolvidos. Por exemplo, deixar as pessoas saberem como sua empresa executa em termos de métricas e indicadores pode ajudar a afirmar a contribuição de todos.

Mas como você entende esses números para todos? É aqui que entram as ferramentas e painéis de visualização. Um serviço de painel muito útil é o CYFE, que permite implantar painéis de negócios simplesmente colocando widgets. Ele pode até se integrar às ferramentas que você pode usar como Google Analytics, PayPal ou mesmo Facebook. Se você tiver grandes exibições em seu escritório, pode conectá-lo para que todos na sua empresa possam obter um instantâneo rápido do estado da sua empresa em tempo real. Ao fazer a informação visual, alguns podem até identificar tendências e oportunidades que, de outra forma, podem passar despercebidas. Com um painel potente, tudo é fácil de rastrear e monitorar e, além de tudo, você economiza muito tempo.

A colaboração eficiente promove a sinergia

O atrito interdepartamental geralmente surge de cada departamento, pensando que eles contribuem mais para a empresa e trabalham mais do que outros. Isso geralmente é agravado pela maneira aparentemente arbitrária de alguns gerentes medem o desempenho. Mesmo os membros individuais da equipe podem relaxar se não sabem dizer se estão fazendo um trabalho significativo, quão bem estão se saindo ou se estão realmente ajudando a agregar valor.

Por isso é importante definir quais métricas são importantes para o seu negócio. Os profissionais de várias indústrias exigirão diferentes métricas. Por exemplo, aqueles nas indústrias mais criativas não precisam de suas horas de trabalho registradas para saber se estão se apresentando. Eles geralmente confiam na qualidade de sua produção e na aceitabilidade do cliente como melhores medidas de sucesso. Isso é diferente do pessoal mais transacional, em que o número de ordens cumpridas e a velocidade da entrega podem mostrar com mais precisão sua produtividade.

No entanto, para acompanhar adequadamente o desempenho, você deve ter uma maneira consistente de documentar o que o trabalho é feito. Uma solução como o WorkflowMax não apenas oferece maneiras consolidadas de rastrear tarefas através do seu fluxo de trabalho. Também pode gerar relatórios de desempenho prontamente. Ter esse sistema pode permitir que você rastreie métricas em toda a organização, como receita por funcionário e até índices de eficácia (ou o lucro bruto que você gera por despesa de força de trabalho).

Fluxos de trabalho integrados facilitam a criação de valor

Como líder, é importante para você capacitar as pessoas, conscientizando-as de como todos contribuem com o valor para a imagem maior .

Um exemplo claro aqui é desencorajar a atitude de passar o dinheiro. A transparência no fluxo de trabalho permitirá que as pessoas estejam cientes dos papéis e responsabilidades um do outro e de como elas as complementam com as suas.

Fluxos de trabalho integrados e fluxo livre de informações dão a todos uma melhor apreciação de como outras equipes e departamentos são afetados por suas ações.

Isso pode ser feito estabelecendo fluxos de trabalho integrados que todos podem conhecer e entender. Ilustre como o valor do cliente é aprimorado e entregue pelas várias tarefas do departamento. Use fluxogramas. Torne-o visual.

Se você estiver pronto para o investimento, também pode utilizar soluções de gerenciamento de fluxo de trabalho de nível corporativo, que também podem ser úteis para configurações de pequena escala. A diretoria kanban simples como o Trello pode ajudar a rastrear visualmente as tarefas. O que essas ferramentas permitem que você faça é compartilhar e colaborar com as mesmas informações que o trabalho é transmitido de uma pessoa para a outra. É difícil confundir fatos que todos vêem.

Resumindo

A promoção da transparência e colaboração exige muito esforço e vontade. Pode levar algum trabalho para incentivar as pessoas a comprar essa mentalidade. A falta de comunicação e os silos podem ser evitados se todos souberem como todo mundo está contribuindo e que todo mundo está olhando e agindo com as mesmas informações de qualidade.

Oferece maneiras concretas de rastrear e medir o desempenho, para que as pessoas possam verificar facilmente o desempenho. Dessa forma, você pode garantir que todos estejam sempre agindo com as informações corretas e tomando decisões informadas.

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