50 Regras para Etiqueta de Reunião de Negócios Online

Se você é como outros proprietários de pequenas empresas, provavelmente passou uma quantidade crescente de tempo em reuniões on-line nos últimos anos. Mas existem situações complicadas envolvidas nesses tipos de reuniões, contra a antiga reunião da escola realizada em torno de uma mesa de conferência ou no escritório de um cliente, você pode se lembrar. Para garantir que você seja cortês com todos os outros participantes da reunião, aqui estão 50 dicas para a etiqueta de reuniões de negócios on-line.

Dicas de etiqueta de reunião de negócios on-line

Apenas agende as reuniões necessárias

A primeira regra das reuniões, mesmo as on-line, é que eles deveriam servir a um propósito específico. Se é algo que você pode simplesmente enviar um e-mail rápido ou resolver de outra maneira, menos demorada, não faça com que sua equipe passe o tempo sentado em uma reunião inteira.

Convide pessoas essenciais

Da mesma forma, sua reunião deve incluir apenas aqueles que são realmente essenciais para a conversa. Se você convidar alguém para quem a informação não é realmente relevante, então você perderá o tempo.

Não convide convidados sem aviso prévio

Você também deve deixar claro para todos que frequentam quem está na lista de convidados. Você não quer que ninguém se surpreenda quando a reunião começa.

Pergunte às pessoas sobre agendamento

Para reuniões on-line, também pode ser uma boa ideia perguntar aos participantes essenciais sobre os momentos que funcionam para eles, em vez de apenas agendá-lo e depois convidando pessoas.

Envie um convite oficial

Depois de escolher uma hora e data, você pode enviar um convite oficial para um programa como o Google Calendar para que as pessoas tenham um fácil maneira de reservar esse tempo específico.

Confirme se necessário

Se você agendou uma reunião com bastante antecedência, também pode confirmar rapidamente com as pessoas com as pessoas que está encontrando cerca de um dia Antes do tempo apenas para ter certeza.

Envie uma agenda específica

Antes da reunião, pelo menos alguns dias a uma semana antes, se possível, envie uma agenda a todos os participantes detalhando o que a reunião vai cobrir.

Oferece um cronograma definido

Você também deve incluir horários em sua agenda para que os participantes tenham a capacidade de planejar o resto do dia.

Deixe as pessoas saber o que esperar

Se você precisar que as pessoas tenham algum documento ou outros materiais acessíveis durante a reunião, seja um documento importante ou algum cliente Informações de contato, deixem isso claro antes.

Certifique-se de que todos possam acessar salas de conferências on-line

Se você estiver realizando uma reunião virtual, é uma boa ideia fazer o check-in com todos de antemão para garantir que eles tenham acesso para o programa que você pretende usar. Informe-os com bastante tempo, caso precisem baixar um aplicativo para participar da sua reunião.

Faça um teste de antemão

Também é uma boa ideia você testar seu próprio aplicativo ou programa de reunião apenas apenas para garantir que a reunião corra sem problemas.

Tenha um nome de usuário e foto apropriados

Se você estiver usando um programa como o Skype para reuniões, verifique se seu nome de usuário e foto são apropriados para reuniões profissionais.

Confirmar os fusos horários

Com reuniões virtuais, você também precisa ser claro sobre o fuso horário quando está agendando. Não apenas presuma que novos contatos estejam no seu fuso horário.

Apareça a tempo

Se você está executando a reunião ou apenas como convidado, precisa aparecer a tempo. Realisticamente, você deve ser um pouco cedo apenas para estar seguro.

Ligue se você tiver um conflito

Se você tiver uma emergência ou conflito que fará com que você perca uma reunião ou se atrase, você precisa deixar o host ou Os participantes sabem o mais rápido possível. Se o seu conflito surgir no dia da reunião, isso provavelmente significa que você precisa ligar para a pessoa para ter certeza de que ela recebe a mensagem.

Aguarde que todos cheguem

Depois de discar ou entrar na sua sala de conferências on-line, dê as boas-vindas às pessoas enquanto aparecem, mas espere por todos que você sabe que é Participar antes de realmente mergulhar. Seja muitas distrações ou ruído.

Estabeleça volumes imediatamente

Quando todos aparecerem em uma conferência on-line, peça a todos que olhe para testar o volume para que você possa fazer ajustes imediatamente, se necessário.

Vestido adequadamente

Se você estiver participando de uma videoconferência, você precisa considerar sua aparência. Pode não ser tão importante quanto para reuniões pessoais. Mas você ainda precisa parecer profissional.

Faça introduções

Se você convidou pessoas que talvez não se conheçam para uma reunião on-line, certifique-se de apresentá-las pessoalmente ou dar-lhes a oportunidade de apresentar eles mesmos no início da reunião.

Lembre-se de nomes

Se você está conhecendo alguém pela primeira vez ou a sétima vez, lembrando-se de nomes e realmente usá-los quando cumprimentando as pessoas podem percorrer um longo caminho.

Stay on Topic

Durante a reunião, você pode sair em conversas laterais de tempos em tempos. Mas certifique-se de sempre levar a conversa de volta ao propósito principal e fique de olho no relógio para que você possa ser cortês com o tempo de todos.

Fale alto

Quando estiver falando durante uma reunião, não se esqueça de enunciar e falar alto o suficiente para que todos ouçam você.

Não interrompa os outros

E quando outros estão conversando, sempre deixe-os terminar antes de oferecer um pensamento por conta própria.

Evite falar imediatamente

Quando uma pergunta for feita a todo o grupo, você pode evitar interrupções estranhas esperando um segundo para falar. Se os outros o fizerem imediatamente, espere sua vez. Se ninguém fala, você está pronto para ir.

Pergunte antes de compartilhar pensamentos longos

Se você tem um pensamento ou ideia há muito na hora. Você sempre pode arredondá-lo em um e-mail posteriormente ou compartilhar em outra reunião.

Mudo quando você não está falando

Para evitar ruídos de fundo se tornando uma distração para os outros, simplesmente silencia-se quando você não está falando por um bom tempo .

Ouça com cuidado

Também enquanto outros estão conversando, certifique-se de ouvir. Você não quer perder algo e depois trazê-lo à tona em uma pergunta mais tarde.

Mostre que você está ouvindo

Você também deve mostrar às pessoas que está ouvindo quando elas conversam, se você está em uma videoconferência. Não apenas enterre sua cabeça em suas anotações. Olhe para eles e pratique a escuta ativa.

Use Care With Humor

Se você sentir a necessidade de usar o humor durante as reuniões, apenas certifique-se de que seja apropriado para o seu público. Isso é muito mais fácil quando você está apenas conversando com os membros próximos da equipe. Mas tenha mais cuidado ao se encontrar com clientes ou pessoas que você não conhece bem.

Forneça cópias de documentos essenciais

Se você faz referência a algum documento importante durante a sua reunião, envie esses itens para conhecer os participantes antes ou durante o que eles podem ter para referência.

Esteja preparado com materiais de apresentação

E se precisar de algum equipamento para fazer uma apresentação, verifique se tudo está em boas condições de funcionamento para não perder tempo tentando fazê-lo funcionar.

Conheça o seu público

Ao preparar sua apresentação ou outros itens da agenda, também é importante que você considere seu público e atenda suas mensagens especificamente para eles. Não desperdice o tempo das pessoas com arremessos que não são relevantes. E não use um tom ou tópico que provavelmente não atrava as pessoas exatas com as quais você está se encontrando.

Guardar seu telefone

Você também deve manter o telefone silenciado durante as reuniões para que não interrompa.

Evite hábitos nervosos

É natural em alguns casos conhecer os participantes a praticar hábitos nervosos, como clicar em canetas ou chique de chapéu. Mas faça um esforço consciente para evitar aqueles durante as reuniões profissionais.

Não coma enquanto fala

Você também deve evitar comer durante as reuniões on-line. Então, tenha um lanche de antemão. E apenas beba água quando for a vez de outra pessoa para conversar, se necessário.

Tem um tempo definido para perguntas

Também é uma boa ideia ter um tempo definido para as pessoas fazerem perguntas se você é quem lidera a reunião. E se você estiver participando, localize essa oportunidade na agenda para saber quando trazer à tona algum ponto.

Não domine a seção de perguntas

Quando essa seção de perguntas chegar, você pode fazer uma ou duas perguntas. Mas não domine a conversa. Dê aos outros uma chance também.

Oferece crédito por idéias

Se você estiver trazendo alguma coisa durante uma reunião que não foi sua ideia inicialmente, certifique-se de dar crédito ao criador. Caso contrário, as pessoas apenas assumem que foi a sua ideia.

Discuta questões pessoais após a reunião

Se algo surgir durante uma reunião de grupo que é realmente relevante apenas para você e uma outra pessoa, reserve um tempo para discutir mais tarde de levar o tempo de todos os outros.

Não chame as pessoas

Você também pode encontrar situações em que um membro da sua equipe comete um erro que afeta negativamente sua reunião. Mas não use o tempo da reunião para dar palestras. Ligue para uma reunião privada com essa pessoa depois para discutir, se necessário.

Mantenha a calma

E, não importa com quem você esteja lidando, não perca a paciência durante uma reunião.

Dê intervalos para reuniões longas

Se você estiver hospedando uma reunião que será algumas horas ou mais, inclua pausas programadas em sua agenda para que as pessoas possam pegar Algo para comer, verifique seus telefones e use o banheiro.

END no horário

Durante a reunião, fique de olho no relógio para que você possa terminar a reunião quando disse que faria.

Dê às pessoas a oportunidade de sair

Se, por acaso, você não teve a chance de discutir tudo o que queria no tempo atribuído, você pode perguntar Pessoas se gostariam de ficar e terminar a reunião. Mas dê às pessoas a chance de sair a tempo, se tiverem compromissos anteriores.

Obrigado a todos por participarem

Se você ligou para a reunião, certifique-se de agradecer a todos que compareceram antes de sair.

Esteja ciente de outras línguas e culturas

Em alguns casos, você também pode se encontrar com pessoas de diferentes origens e culturas. Portanto, esteja ciente de sua linguagem e costumes da melhor maneira possível antes de se reunir.

Acompanhe as notas

Após a sua reunião, é uma boa ideia compartilhar algumas anotações ou lembretes com pessoas por e-mail. Ou se você não tiver nada específico para acompanhar, envie uma nota de agradecimento rápida.

Evite compartilhar informações sobre a reunião com outras pessoas

Quando se trata de reuniões, os itens discutidos devem permanecer dentro do grupo de participantes, a menos que você tenha explicado claramente o contrário. Portanto, não compartilhe detalhes com outras pessoas que não estavam presentes.

Preencha qualquer itens de ação

E se você se ofereceu para concluir quaisquer tarefas após sua reunião, acompanhe prontamente esses itens.

Foto de videoconferência via Shutterstock

Video:50 Regole per l’etichetta delle riunioni di business online

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