64 % das pequenas empresas não podem rastrear o uso ou os custos da impressora-e realmente deveriam!

Quase dois terços, ou 64 %, de pequenas empresas não podem rastrear quanto seus dispositivos impressos custam nem rastrear seu uso. E se você não conseguir rastrear essas estatísticas básicas em seus negócios, não saberá quanto está sendo desperdiçado.

O relatório de como otimizar seu orçamento de TI com o relatório de gerenciamento de documentos mais inteligentes (PDF) e a pesquisa de gerenciamento de documentos do estado de SMB por Xerox (NYSE: XRX) fornecem informações e soluções valiosas para imprimir em um mundo digital .

Benefícios do monitoramento da sua impressora

The Survey

A pesquisa foi realizada nos EUA, França, Alemanha e Reino Unido, Com mais de 1.000 empresas pequenas e médias participando. O objetivo era descobrir como essas empresas estavam gerenciando impressão e documentos. O colapso do uso da impressora representa o que está ocorrendo em pequenas empresas. Das empresas entrevistadas, 56 % relataram cobrança e faturas como processo intensivo em papel na organização, 53 % disseram que os relatórios de negócios e financeiros eram igualmente intensivos em papel e 51 % disseram que os formulários de RH e os arquivos de funcionários estavam saindo de suas impressoras em grande número.

Quarenta e sete por cento reclamou funcionários que imprimiam emails adicionados a uma parte considerável do uso da impressora, e a mesma porcentagem alegou que as assinaturas legais eram um grande ralo no uso de papel e impressora. Um pouco mais de 40 % das empresas relataram aprovações de compra, materiais de marketing e cotações de clientes adotaram uma boa quantidade de papel e recursos de impressão.

Para pequenas empresas médicas, legais, arquitetônicas e de design, a produção impressa pode ser muito maior que a pesquisa mostrou. E, na maioria das vezes, essas empresas não têm um provedor de serviços de impressão gerenciado cuidando dessa tarefa intensiva em mão-de-obra.

Outra estatística gritante da pesquisa foi a quantidade de tempo desperdiçada com processos envolvidos na impressão? Esperando por empregos na impressora, ficando sem suprimentos ou indo às lojas de impressoras para pegar documentos, somando um período considerável de tempo. O custo, é claro, pode não ser visível, mas está lá.

Xerox diz nos EUA o tempo de espera para um documento em uma empresa com uma impressora central compartilhada é de cerca de três minutos para cada funcionário. Isso sai para 13 horas por ano por funcionário. Portanto, mesmo uma pequena empresa com 10 funcionários pode experimentar 130 horas de desperdício.

O relatório

O «como otimizar seu orçamento de TI com o relatório mais inteligente de gerenciamento de documentos» possui soluções que pequenas empresas podem implantar para evitar os problemas que a pesquisa destaca.

O primeiro é encontrar um parceiro de serviços de impressão gerenciado para ajudá-los a gerenciar o uso da impressora com mais eficiência. Em uma postagem no blog oficial da Xerox, a gerente de marketing da Xerox Channel Lisa Graham escreve sobre a necessidade de as empresas se tornarem mais proativas na avaliação do uso da impressora. «As avaliações de impressão podem identificar rapidamente as economias de custos e as melhorias de eficiência», explica Graham.

Tudo, desde documentos abandonados em bandejas de impressoras até a compra de suprimentos, impressão desnecessariamente em cores e outras ineficiências estão custando a você.

Com a digitalização transformando quase todas as partes da sua empresa, um serviço de impressão gerenciado confiável ou outro parceiro pode incorporar digitalização, fluxo de trabalho de documentar, impressão móvel, tecnologia em nuvem e segurança.

Como um problema separado, mas relacionado, o relatório indica que 90 % das empresas foram violadas devido à impressão insegura.

Conclusão

No final do relatório, a Xerox recomenda empresas de todos os tamanhos encontram o parceiro de serviços de impressão gerenciada certa, mas isso pode não ser possível para pequenas empresas. O relatório fornece informações valiosas para aqueles que também não podem contratar esses serviços.

Escolhendo as impressoras mais recentes com soluções de rastreamento e monitoramento, implementando as melhores práticas com boa governança e educando sua força de trabalho, você pode efetivamente gerenciar os problemas associados ao uso não regulamentado da impressora. Algumas soluções incluem padronização de configurações, para que todas as cópias estejam em preto e branco, integrando com fluxos de trabalho em nuvem e móveis, automatizando fluxos de trabalho e coordenando a compra de suprimentos.

Video:Il 64 percento delle piccole imprese non può tenere traccia dell’utilizzo o dei costi della stampante-e dovrebbero davvero!

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