82% de seus funcionários acreditam que o gerenciamento de informação ruim prejudica sua produtividade

Mais de quatro em cinco ou 82% dos funcionários dizem que a produtividade sofre devido ao mau gerenciamento de informações. Isso não deve surpreender, considerando a quantidade de dados que estão sendo gerados por empresas, funcionários e consumidores no ecossistema digital de hoje.

De acordo com o relatório de referência global de gerenciamento de informações inteligentes de 2019 da M-Files, as empresas sofrerão de produtividade menos do que ideal se não abordarem problemas de gerenciamento de informações. E isso atravessa parte, afetando pequenas e grandes organizações.

Embora o impacto possa não estar na mesma escala, a integração da tecnologia digital por pequenas empresas significa que sua produtividade também sofrerá. É extremamente importante que as empresas gerenciem efetivamente as informações que possuem.

No comunicado à imprensa, Greg Milliken, vice-presidente sênior de marketing da M-Files, falou sobre a importância dessa questão. Milliken disse que, independentemente do tamanho de uma organização ou de onde eles estão em sua transição para um local de trabalho digital, as práticas de gerenciamento de informações devem ser abordadas.

Isso ocorre porque a quantidade de informações geradas está crescendo em um ritmo incrível. Milliken acrescentou que as organizações precisam: «adotar soluções inteligentes de gerenciamento de informações que mudem drasticamente a maneira como gerenciam e processam informações, permitindo que os trabalhadores se concentrem em agregar mais valor à organização.

A pesquisa

Para entender as práticas e desafios de manuseio de documentos e informações no local de trabalho, foram pesquisados ​​1.500 funcionários de organizações do setor público e privado.

A pesquisa foi realizada em 2018 pela empresa de pesquisa de mercado independente Vanson Bourne em organizações que variam de empresas de tamanho pequeno a médio (SMBs) a grandes empresas em uma ampla gama de indústrias.

Organizações em nove países participaram-EUA, Austrália, Áustria, Finlândia, França, Alemanha, Nova Zelândia, Suécia, Suíça e Reino Unido.

Impacto do gerenciamento de informação ruim

Os motivos de 82% dos entrevistados disseram Encontre o que eles precisam.

Se uma empresa não possui um sistema integrado para armazenar todos os seus dados, É um enorme dreno em seus recursos, capital e humano.

É por isso que 91% dos entrevistados disseram que seu trabalho seria muito mais fácil se não tivessem que se preocupar com onde as informações residiam. Se estiver em um só lugar e todo mundo sabe onde está, o problema resolvido.

Algumas das outras barreiras que afetaram a produtividade e a eficácia dos funcionários incluem rotulagem inadequada ou incorreta de documentos (42%).

Um detalhamento adicional dos dados da pesquisa revela que 41% afirmaram que as informações que estavam procurando foram armazenadas na pasta ou sistema incorreto. Essa ineficiência foi ainda exacerbada porque 29% admitiram que as informações foram extraviadas ou perdidas.

Pontos de dados da pesquisa

  • 86% enfrentam desafios quando se trata de procurar informações que eles precisam fazer seu trabalho
  • 65% enfrentam desafios na revisão, aprovação e assinatura de documentos
  • 74% não conseguem assinar documentos da empresa em um dispositivo móvel quando precisam
  • 64% Encontre desafiador e demorado encontrar os documentos de que precisam em um dispositivo móvel
  • 88% disseram que uma ferramenta de pesquisa confiável de um único local seria benéfico, independentemente de onde os dados sejam armazenados
  • 82% relataram que gostariam de um sistema automatizado para nomear e marcar um documento. A mesma quantidade também disse que seria um desafio nomear ou marcar um documento para que ele possa ser encontrado facilmente.

Conclusão

Uma das descobertas claras da pesquisa é que muitas empresas ainda armazenam suas informações manualmente. Eles estão usando estruturas desatualizadas em sistemas diferentes e não integrados.

Com todas as informações geradas, isso é altamente ineficiente.

Um sistema moderno de gerenciamento de informações inteligentes usa a tecnologia para entender os dados no contexto do parâmetro de pesquisa e o disponibiliza para a equipe da empresa. Portanto, organizar e encontrar dados relevantes se torna muito mais fácil e menos complicado.

O resultado é mais tempo trabalhando em um projeto em vez de desperdiçá-lo.

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