A fraude está em ascensão: como proteger sua pequena empresa

Após um ano de tremendos desafios, as pequenas empresas estão otimistas sobre sua capacidade de se recuperar e crescer em 2021, de acordo com uma pesquisa de confiança da Capital One Small Business. Enquanto a maior parte de 2020 estava focada na pandemia global 2020 e na esperança de alívio econômico, as empresas precisam garantir que estejam se protegendo de riscos adicionais, a saber, fraude. Em uma pesquisa recente realizada pela Associação de Examinadores de Fraudes Certificados (ACFE), 90% dos entrevistados dizem que esperam que a fraude aumente nos próximos 12 meses.

Pode ser uma mensagem falsa alegando que suas marcas comerciais de pequenas empresas estão expirando, ou «clientes» começam a solicitar estornos falsos de empresas de cartão de crédito. Pode até ser funcionários cometendo fraude interna. Seja qual for o caso, as pequenas empresas são alvos fáceis para criminosos que acreditam que as empresas menores não têm as políticas preventivas adequadas para reconhecer fraudes.

Se você é vítima de um golpe de fraude, é essencial relatar imediatamente o incidente à Comissão Federal de Comércio (FTC). Para facilitar os relatórios para os pequenos empresários, a FTC acabou de atualizar o relatóriofraud.ftc.gov, seu site de relatórios de consumidores, para incluir relatórios de pequenas empresas.

No entanto, combater a fraude precisa de uma abordagem proativa. Aqui estão três tipos comuns de fraude e como proteger suas pequenas empresas de serem vítimas a eles.

1. Cyberfraud

Para qualquer negócio com atividade on-line, um plano de segurança cibernética é crucial para estabelecer e seguir. De acordo com a Comissão Federal de Comunicações (FCC), o roubo de informações digitais se tornou a fraude mais comumente relatada, excedendo o roubo físico. Quando você cria sua estratégia de segurança cibernética, a FCC recomenda que você siga estas dicas:

  • Treine seus funcionários. Estabeleça procedimentos básicos de segurança para os funcionários, incluindo o uso de senhas fortes, protegendo os dados do cliente e outras informações vitais.
  • Atualize todos os dispositivos para o software de segurança mais recente, navegadores da Web e sistemas operacionais. Use software antivírus e firewalls.
  • Com tantos funcionários agora trabalhando remotamente, crie um plano de ação do dispositivo móvel para criptografar dados. Além disso, verifique se cada funcionário possui uma conta de usuário separada, para que você ou seu contador possa rastrear qualquer atividade, se houver um problema.
  • Faça backup de dados críticos de negócios e armazenar as informações na nuvem.
  • Secure Wi-Fi Redes com o Identificador de Serviços (SSID) e proteção de senha.
  • Trabalhe com bancos ou processadores de cartão de crédito para proteger as informações de pagamento.

2. Fraude de pagamento e bancos

A fraude de pagamento é caracterizada de várias maneiras, como cheques devolvidos, transações não autorizadas, ações perdidas ou roubadas e estoques e roubados, e pedidos falsos de reembolsos/devoluções. A maioria dos hackers tem como alvo usuários de cartão de crédito e contas comerciais do cartão de crédito usando números de cartão roubados. Para evitar fraudes de pagamento, verifique se você está ciente das mais recentes tendências de fraude, criptografar transações de pagamento e parceria com um processador de pagamento seguro, como o Bill.com.

Eles nunca solicitarão que você forneça informações de cartão de crédito ou ACH em um email ou por telefone e nunca enviarão anexos ZIP ou EXE (muitos desses anexos contêm vírus).

Plus, sua conta bancária on-line está em risco de fraude contábil, portanto, limite como e com quem você compartilha informações bancárias confidenciais. Uma solução de pagamento como Bill.com protege suas informações bancárias, permitindo o pagamento sem nunca acessar a conta bancária on-line. O Bill.com se baseia em permissões baseadas em usuários, o que significa que você pode controlar o que os funcionários podem ver.

3. peculato dos funcionários

Infelizmente, a fraude dos funcionários é um risco muito real e caro para pequenas empresas-especialmente em uma economia em dificuldades. Para impedir a fraude dos funcionários, consulte estas dicas do Bill.com:

  • Fique sem papel. As faturas e verificações em papel são um risco de segurança. Ir Digital reduz a chance de ladrões de ter acesso às informações, e você, seu departamento de contabilidade ou seu contador podem rastrear facilmente todas as transações.
  • Aplicar os controles de pagamento. Você pode ativar controles contábeis preventivos de fraude e limitações de autorização usando soluções digitais.
  • Automatiza os processos de trabalho. Ao computadorizar lembretes e criar uma trilha de auditoria, você garante que nada caia nas rachaduras.
  • Elimine os cheques (recebendo e enviados). As verificações em papel contêm informações confidenciais que os cybercrooks podem usar para acessar as informações ou contas financeiras da sua empresa. Quando você recebe e faz pagamentos eletronicamente, protege esses números de pessoas não autorizadas.
  • Aumente o número de auditorias internas regulares que você conduz. Os sistemas digitais automatizados criam uma trilha de auditoria fácil de rastrear.

Bill.com pode melhorar seu processo de contabilidade ajudando suas faturas a pagar a pagar e receber mais rápido. Além disso, o Bill.com pode ajudá-lo a proteger sua pequena empresa contra fraude. Experimente hoje sem risco!

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