Como criar um sistema de arquivamento que funcione para o seu negócio

Se você deseja que sua empresa opere da maneira mais eficiente possível, precisa se organizar. Um sistema de arquivamento simples que é fácil de acompanhar pode garantir que todos os seus documentos e itens importantes sejam fáceis de encontrar a qualquer momento.

Procurando seu sistema de arquivamento

Cada sistema de arquivamento de pequenas empresas pode parecer um pouco diferente. Mas existem algumas pontos em comum entre a maioria dos sistemas de arquivamento sólidos. Aqui estão algumas dicas de especialistas para ajudá-lo a configurar seu sistema e permanecer organizado nos próximos anos.

Tem uma sessão de brainstorming

Como cada empresa possui diferentes tipos de documentos que precisam ser classificados, é importante personalizar o sistema para suas próprias necessidades. Isso significa que você precisa reservar um tempo para realmente passar pelos itens que você precisa organizar e pensar nas categorias que você pode querer incluir.

Rashelle Isip, do especialista em pedidos, disse às pequenas empresas tendências em uma entrevista por telefone: «O primeiro passo é reservar um tempo para pensar sobre isso. Configurar um sistema de arquivamento precisa ser feito corretamente o primeiro tempo. Você não quer fazer isso rapidamente. Atualmente, tenha e use em seus negócios. Isso pode ajudá-lo a criar algumas categorias ou arquivos gerais que você precisará criar.

Isip diz: «Passe por todas as coisas que abrangem seus negócios-tudo, desde coisas do processo interno a operações comerciais, como marketing, finanças, contabilidade, recursos humanos.

Reúna Entrada da equipe

A menos que você seja um solopreneur, você provavelmente não é o único no seu negócio que usará seu sistema de arquivamento. Se você deseja que seu sistema realmente cause impacto, precisa garantir que faça sentido para todos e que será fácil de manter assim que estiver configurado.

ISIP explica, «você pode ter o melhor sistema de arquivamento do mundo. Mas se não for mantido corretamente, isso levará a muitas dores de cabeça no futuro. Portanto, verifique se é algo que sua equipe se sentirá confortável e que você poderá treinar novas pessoas sobre como usá-lo daqui para frente.

Escolha um sistema de pedidos simples

Depois de separar as coisas em categorias gerais, você precisa colocá-las em algum tipo de ordem.

Isip diz: «Acho que as pessoas devem considerar fortemente usar apenas uma ordem alfabética básica. Isso facilita o encontro e apenas faz sentido.

Ela também reiterou que todo mundo negócios são diferentes. Portanto, se você tem uma preferência de ordem diferente que realmente faz sentido, considere-a. Mas a ordem alfabética tende a fazer sentido para as equipes e uma variedade de situações.

Rotule tudo de forma consistente

Você também precisa garantir que cada arquivo tenha um rótulo. Isso é bastante básico para sistemas de arquivamento. Mas é importante também garantir que tudo esteja escrito claramente e de maneira consistente. Por exemplo, se você está rotulando arquivos do cliente, você incluirá «o» ao considerar a ordem alfabética?

Considere a codificação de cores

A escolha de diferentes cores de pasta ou etiqueta também pode ajudar diferentes tipos de arquivos a se destacarem visualmente, para que você possa encontrar as coisas mais rapidamente.

Sandy Newman, da Expert Organing Solutions, disse em um email para tendências de pequenas empresas «, use pastas de arquivos coloridas e atribuem a cada categoria uma cor diferente. Isso parece arrumado e atraente e facilita a identificação de suas categorias Ao refilar. Precisa no momento. Isso oferece espaço para colocar arquivos extras à medida que você traz novos clientes, fornecedores ou processos. Mas você também não precisa necessariamente de um gabinete gigantesco e de primeira linha. Apenas deixe um pouco de espaço para crescer. Ela também recomenda considerar se você precisa ou não de um gabinete que trava e tenta encontrar produtos resistentes que vêm com uma garantia.

Mantenha os arquivos comumente usados ​​fecham

é outra coisa importante a considerar. Todos os seus arquivos devem ser facilmente acessíveis para as pessoas que precisam deles. Se for necessário, separe certos arquivos de outras pessoas para que você possa mantê-los perto do departamento ou da (s) mesa (s) das pessoas que precisam acessá-los com frequência.

Newman diz: «Seu gabinete de arquivamento deve estar ao alcance fácil da sua mesa. Se houver gavetas de arquivo como parte da sua mesa, use-as para abrigar os arquivos necessários com mais frequência.

Mantenha o seu sistema

Depois de configurar seu sistema de arquivamento, verifique se sua equipe sabe exatamente como arquivar novos itens ou manter arquivos existentes. Você também deve reservar um pouco de tempo a cada semana ou mês para passar e garantir que tudo esteja em ordem.

Isip diz: «Configurar seu sistema é uma coisa. Mas você também precisa mantê-lo com frequência. Isso também significa treinar seus funcionários e ter uma pessoa de ponto que as pessoas podem ir se tiverem dúvidas .

Tem um lugar para os documentos a serem classificados

Parte de manter seu sistema em funcionamento é ter um local designado para as coisas que ainda precisam ser arquivadas ou as coisas que que estão atualmente em uso. Ao manter todos esses itens em um local, deve ser bastante fácil arredondar tudo na hora de manter seus arquivos.

Newman recomenda «para manter sua mesa organizada Use um organizador de 3 ou 5 bandeja de mesa ou uma caixa de arquivo de mesa. pode precisar.

Video:Come creare un sistema di archiviazione che funzioni per la tua attività

Ir arriba