Como faço para lidar com o peculato e o roubo de funcionários?

Um leitor da Geórgia pergunta:

Eu suspeito Estive em sua casa muitas vezes para churrascos e festas de aniversário. Estou doente por essa situação. O que devo fazer sobre esse roubo de funcionários? Eu chamo a polícia? Confront-a? Dê a ela a chance de renunciar?

-Aaron W. de Atlanta, Geórgia

Aaron, você não disse o que a pessoa estava roubando ou a quantidade envolvida. Tivemos alguma experiência em lidar com problemas de peculato e roubo de funcionários. Portanto, ofereceremos algumas orientações com base em várias circunstâncias e explicaremos como lidar com isso.

Todo roubo por um funcionário exige uma resposta de algum tipo. Deixado desmarcado, mesmo uma pequena instância de roubo de funcionários pode piorar. Torna-se um hábito. E pode se tornar contagioso, o que significa que outros funcionários ficam encorajados, imaginando que também podem se safar de roubo. Eles podem assumir que você não presta atenção-ou que simplesmente não se importa.

Isso disse, como você responde depende da seriedade do roubo e de quanta prova você tem.

Como lidar com o peculato e o roubo de funcionários

Reúna os fatos

O primeiro passo é sempre colocar os fatos em ordem. O que você precisa é de prova. Uma boa prova pode consistir em pegar um funcionário em uma câmera de segurança roubando dinheiro.

No entanto, na maioria das vezes as evidências não ficarão tão claras. Você pode precisar reunir documentos, ser cancelado cheques do seu banco ou examinar registros contábeis. Uma parte importante da investigação de roubo de funcionários é questionar os indivíduos pelo que eles sabem.

Na fase de investigação, pergunte-não acusa.

Porque e se você estiver errado? Se você acusar falsamente um funcionário de roubo, prejudicará irreparavelmente o relacionamento empregador-empregado. E você pode causar danos reais à carreira de alguém com uma acusação falsa.

Ligue para os funcionários para o seu escritório um a um para entrevistas confidenciais.

Aqui estão dois exemplos de como lidar com uma entrevista de roubo de funcionários. Faça perguntas ao funcionário sobre a situação. Comece como o seguinte:

  • Descobri que a caixa registradora era curta por US $ 200 este mês. Você tem alguma idéia do que pode estar acontecendo, Susie?
  • Muitos de nossos suprimentos desapareceram. Nos últimos dois meses, passamos 20 vezes a quantidade de café K-Pods que normalmente usamos. Você sabe alguma coisa sobre isso, Susie?

O que você faz a seguir depende da resposta do funcionário. Assista expressões faciais e linguagem corporal. E veja o que eles dizem.

O funcionário pode ter apenas uma explicação legítima para o que você está investigando. Por exemplo, talvez ela tenha movido algo de um lugar para outro. Ou talvez ela tenha criado diferentes entradas de dados que explicam onde estão os fundos, sem lhe dizer. É por isso que você deve perguntar antes de acusar. E tenha a mente aberta para a resposta.

Ela também pode oferecer algum tipo de desculpa, que você terá que pesar.

Se o funcionário admitar ou você tiver uma prova sólida

Na minha experiência, os funcionários culpados costumam admitir o roubo quando questionados-sem muita pressão. É como se eles sentissem um tremendo estresse. Eles estão aliviados que acabou.

Então, digamos que o funcionário admita o peculato ou roubo.

Ou você alcançou o ponto na investigação em que tem provas sólidas.

Agora é hora de mudar para confrontar o funcionário e agir.

Confrontar o funcionário com ação disciplinar

Dependendo da seriedade e natureza do roubo de funcionários, você pode tomar uma ou mais das seguintes ações em uma reunião confidencial.

Se for um roubo de funcionário relativamente menor, você pode:

  • Expresse sua decepção e que sua confiança foi violada.
  • Dê um aviso severo e peça ao funcionário que retribuísse ou substitua o que eles levaram.
  • Quando se trata de suprimentos de cargo e cafeteria, os funcionários às vezes pensam que têm o direito de levar itens para casa. Portanto, você pode ter que educar o funcionário sobre as políticas e valores da empresa.
  • Se você é tão inclinado, sugira que, no futuro, o funcionário pergunte à frente se precisar de algo. Talvez você esteja disposto a oferecer um avanço salarial se eles precisarem de fundos. Ou dê a eles suprimentos se eles realmente precisam. Mas somente se eles perguntarem primeiro.
  • Documenta a ação, como em um email ou memorando confidencial para o funcionário.

Se for um assunto sério (esquema de fraude de peculato complexo, valor alto em dólares), sua resposta é mais provável de ser:

  • Encerrar o funcionário no local.
  • Ou peça ao funcionário que deixe o prédio imediatamente em licença não paga. O funcionário deve deixar toda a propriedade da empresa para trás, incluindo chaves, laptop ou telefone ou carro emitido pela empresa. Colocar o funcionário em licença dará tempo para consultar seu advogado ou pensar claramente sobre os próximos passos, como rescisão e chamar a polícia.
  • Se você colocar o funcionário em licença não paga, terá que encerrar a pessoa oficialmente através de algum tipo de comunicação de acompanhamento. Esta pode ser uma carta ou outra reunião.

Se o funcionário pertencer a um sindicato, siga o processo de contrato do sindicato.

CUT OFF Access

Certifique-se de cortar imediatamente o acesso a todos os sistemas, dados, instalações e contas financeiras da empresa para quem você colocar de licença. E, é claro, faça o mesmo se você encerrar um funcionário.

Entre em contato com seu advogado sobre roubo de funcionários

Envolva seu advogado mais cedo para aconselhamento, especialmente em casos graves. Seu advogado pode orientá-lo sobre como conduzir uma investigação, como preservar evidências, quando chamar a polícia, como lidar com o funcionário e como notificar terceiros.

Se você suspeitar que o peculato de grandes somas de dinheiro ou um padrão significativo de fraude, chamar seu advogado é essencial! Crimes de colarinho branco, como falsificação de verificação ou esquemas de fraude, podem ser complexos. Os funcionários desonestos são bons em cobrir seus trilhos-às vezes por anos. Pode levar um investigador forense treinado para rastrear todo o escopo de uma fraude.

Não apenas isso, mas também desvios e roubos graves geralmente iniciam uma cadeia de ramificações legais. Sua pequena empresa pode precisar navegar por um campo minado legal em torno do roubo de funcionários, incluindo:

  • Reivindicações de seguro por roubo: uma apólice de seguro criminal pode cobrir perdas de roubo de funcionários e você precisar alegar. Seu advogado pode ajudar a proteger seus direitos de reclamação. Nota: As apólices de seguro comercial padrão normalmente não cobrem a perda de fraude dos funcionários. Você precisa de uma política especial.
  • Terceiros que podem ser responsabilizados: terceiros, como bancos, podem ser responsabilizados por perdas de roubo de funcionários. Você deve colocá-los em aviso prévio. Mas tenha cuidado com o que você diz. Terceiros aproveitarão por qualquer motivo para não pagar, incluindo comentários casuais que podem ser interpretados como admissões contra seus interesses.
  • As autoridades governamentais: você pode estar em risco de dinheiro fiscal não pago que um funcionário desonesto desviou sem o conhecimento de você. Pode ser necessário proteger contra crises, ônus e outras ações que possam destruir sua pontuação de crédito e afundar seus negócios.
  • Ações judiciais por funcionários: os funcionários podem processar você por difamação ou rescisão injusta se a evidência for fraca ou se você estiver com a investigação.

Reivindicações de seguro por roubo:

Uma apólice de seguro criminal pode cobrir perdas de roubo de funcionários e você precisará registrar uma reclamação. Seu advogado pode ajudar a proteger seus direitos de reclamação. Nota: As apólices de seguro comercial padrão normalmente não cobrem a perda de fraude dos funcionários. Você precisa de uma política especial.

Terceiros que podem ser responsabilizados:

Terceiros, como bancos, podem ser responsabilizados por perdas de roubo de funcionários. Você deve colocá-los em aviso prévio. Mas tenha cuidado com o que você diz. Terceiros aproveitarão por qualquer motivo para não pagar, incluindo comentários casuais que podem ser interpretados como admissões contra seus interesses.

Autoridades do governo:

Você pode estar em risco de dinheiro não pago que um funcionário desonesto despertou sem o conhecimento de você. Pode ser necessário proteger contra crises, ônus e outras ações que possam destruir sua pontuação de crédito e afundar seus negócios.

Ações judiciais por funcionários:

Os funcionários podem processar você por difamação ou rescisão injusta se a evidência for fraca ou se você estiver com a investigação.

Quanto mais grave o roubo do funcionário, mais crucial é procurar consultor jurídico mais cedo.

Relatório peculato à polícia

Muitos empregadores, especialmente pequenas empresas, não relatam fraude de peculato e roubo de funcionários. Mas isso é um erro.

Se você está falando de alguns suprimentos ausentes no valor de US $ 20, isso não garante a chamada na aplicação da lei.

No entanto, você deve relatar todas as situações sérias de peculato e roubo de funcionários que envolvem alto valor à polícia. Isso é por vários motivos:

  • Pode ser a única maneira de obter restituição.
  • Seus outros funcionários precisam saber que você leva a roubo a sério. Você não quer que mais ninguém assuma que eles possam se safar.
  • Se você tiver seguro para fazer uma reclamação ou planejar tentar responsabilizar outra parte como um banco responsável, precisará apresentar queixa.
  • Você não quer que o desvião passe para um futuro empregador desavisado, porque não há registro público.
  • Uma investigação completa pode ajudar a revelar como ocorreu um esquema de fraude. Isso pode ajudá-lo a tomar medidas para evitar perdas semelhantes no futuro.

Não espere!

Quanto mais rápido você age, melhor poderá proteger seus negócios de roubar. E quanto mais rápido você reduz suas perdas. Além disso, o roubo no local de trabalho pode lançar um negócio em turbulências incríveis e colocar pressão esmagadora sobre você como proprietário. Atrasar prolonga a dor.

Coloque os sistemas de controle no lugar

Uma das coisas mais importantes que você pode fazer é garantir que a mesma coisa não aconteça novamente.

Altere procedimentos internos para minimizar o acesso e evitar a tentação. Coloque cheques e saldos no lugar. Por exemplo, se falta equipamento ou inventário, faça um trabalho melhor usando o software para rastrear itens. Use câmeras de segurança para reforçar a segurança.

Também requer separação de funções. Nunca permita que um funcionário tenha controle total sobre fundos sem supervisão. Atribua um funcionário para processar transações e outro para reconciliar a conta bancária e fazer entradas contábeis. Ou faça uma das funções se sua organização for pequena.

Quando você coloca verificações e saldos adequados, limita a oportunidade de tentação e acesso a causar danos.

Defina o tom no topo

Crie uma cultura de responsabilidade, honestidade e frugalidade. Isso começa no topo.

Algumas pequenas empresas são executadas com processos LAX. O proprietário cria involuntariamente uma placa de Petri para roubo.

Em vez disso, execute sua empresa como uma máquina apertada.

Trate contas bancárias e sistemas de contabilidade com disciplina. Por exemplo, mantenha os livros atualizados e equilibrados-ter um contador externo «fechar» os livros a cada mês é um bom controle. Não escreva cheques contra contas bancárias de negócios por compras pessoais (mesmo que seja sua empresa!). Insista em relatórios financeiros regulares e os revise pessoalmente em detalhes.

No manual do seu funcionário, adicione diretrizes sobre a necessidade de evitar o aparecimento de um conflito de interesses. Embora isso possa não impedir a fraude, pode incentivar outras pessoas a avançar mais cedo se virem alguma coisa.

Nas reuniões da equipe traz à tona o tópico de ser frugal. Enfatize a confiança que você está colocando nos funcionários para economizar recursos da empresa.

Encontre alguém com quem conversar

Por último, mas não menos importante, cuide-se. Se o peculato envolve grandes somas, você ficará chateado e talvez em choque. Você pode ter uma mistura de emoções andando por aí.

Tente controlar sua reação, não apenas em relação ao funcionário culpado, mas também para todos os outros no negócio. Os funcionários dependem de você para ficar o mais calmo e calculado possível, e não desmoronar emocionalmente. Esse é outro motivo para discutir a situação com seu advogado. Ele leva a hora de esfriar. Conversar com um consultor qualificado o ajudará a resolver suas opções com uma cabeça nivelada.

Encontre um amigo ou converse com seu cônjuge. Você também pode querer conversar com um consultor espiritual ou um mentor. Ou você pode orar como uma forma de conversar com um ser superior.

Peculato e roubo de funcionários nunca são fáceis de enfrentar e lidar. Mas a sobrevivência dos seus negócios e os meios de subsistência de seus outros funcionários podem depender das decisões difíceis que você toma.

Boa sorte!

Obtenha mais conselhos de emprego.

Todas as respostas às perguntas do leitor vêm do conselho editorial de pequenas empresas, com mais de 50 anos de experiência comercial combinada. Se você deseja enviar uma pergunta, envie-a aqui.

Video:Come gestisco il furto di appropriazione indebita e un furto di dipendenti?

Ir arriba