Como hospedar um evento virtual

Não é segredo que a indústria de eventos foi obliterada em 2020 pela pandemia covid-19 e a necessidade de distanciamento social. De acordo com a Associação Internacional de Congresso e Convenção, 88% dos eventos planejados de 2020 foram cancelados, adiados ou conduzidos virtualmente. Muitos se perguntam se a indústria retornará completamente aos níveis pré-pandêmicos.

Substituindo os eventos cancelados, no entanto, foi um aumento sem precedentes em eventos virtuais. Os eventos on-line foram avaliados em quase US $ 78 bilhões em 2019, mas dispararam para 94 bilhões em 2020. Agora, o crescimento deve aumentar em mais de 23% ao ano até 2028, quando exceder US $ 500 bilhões. Em vez de participar de espaços lotados repletos de milhares de pessoas, os indivíduos estão se conectando pela Internet, encontrando-se com amigos, familiares, colegas e estranhos totais através de tudo, desde mensagens diretas, bate-papo em grupo e reuniões de zoom a seminários on-line e enormes extravagantes virtuais.

O que significa evento virtual?

Um evento virtual é qualquer evento realizado on-line, incluindo qualquer coisa de um webinar somente para convite ou uma transmissão ao vivo com acesso público a uma sessão de tweets da AMA ou ao vivo. Se duas ou mais pessoas se conectarem por meio de um meio online, isso pode ser considerado um evento virtual. Outros exemplos de um evento virtual ou on-line incluem aulas de exercícios sob demanda, reuniões de videoconferência e concertos transmitidos on-line. Até o lendário show anual de eletrônicos de consumo ficou totalmente online em 2021.

Hospedagem em eventos pessoais vs. Hospedando eventos virtuais

Antes dos fechamentos relacionados à pandemia, muitas empresas e profissionais de marketing duvidavam que os eventos virtuais pudessem ser tão bem-sucedidos quanto os eventos ao vivo. Por necessidade, eles descobriram rapidamente que os eventos on-line podem atingir os mesmos níveis de engajamento e sucesso. As pessoas podem ser contatadas enquanto se sentam na frente da tela do computador, e um evento cara a cara pode ser substituído pelos virtuais. No entanto, isso não significa que os dois sejam semelhantes em termos de planejamento e execução.

Um evento pessoal pode incluir uma variedade de recursos como atividades, palestrantes e demonstrações. Os participantes pessoais estão lá para testemunhar as festividades. Um evento virtual, por outro lado, tem tudo a ver com conteúdo. Mesmo que o conteúdo recebido pelos participantes virtuais consista em palestrantes e demonstrações, é a gravação e a apresentação desse conteúdo que os envolverá.

Planejando um evento pessoal difere da realização de um evento virtual. Em vez de se concentrar em uma instalação para manter seus participantes, por exemplo, os planejadores de eventos virtuais devem escolher a melhor plataforma para sediar seu evento on-line.

As pessoas não querem participar de um evento virtual para ficar entediado pelos palestrantes que dão dentro de mesmo sobre um tópico de interesse. Ao planejar sua conferência virtual, planeje o envolvimento dos participantes. Certifique-se de incluir atividades que envolvam sua participação, seja uma sessão de perguntas e respostas, pesquisas, testes ou jogos.

Como hospedar um evento virtual em 15 etapas

Deseja hospedar um evento virtual de sucesso? Confira as 15 etapas a seguir para obter dicas de planejamento de eventos que o ajudarão a planejar e executar um evento virtual que atrai, envolva e inspira participantes on-line em um ambiente virtual.

1. Conheça seu público

Você envolveria uma sala de parceiros de negócios aposentados da mesma maneira que interagiria com um grupo de alunos da quarta série? Assim como você identificaria seu público-alvo para um evento ao vivo, você deve conhecer seu público antes de determinar quaisquer idéias de eventos virtuais. O que envolverá seu mercado-alvo? Quais são seus interesses? Com que plataforma eles serão mais familiares?

2. Defina as metas do evento

Quais metas você espera realizar com seu evento virtual? É vital definir as metas do evento antes de planejar atividades e conteúdo. Você espera informar ou persuadir seu público? Você está interessado em comercializar uma marca ou conceito para os participantes do evento, ou espera agregar valor ao seu público para algum outro objetivo?

Sem definir as metas do evento, você não poderá medir o sucesso do evento com a maior eficiência. As metas para um evento virtual devem ser específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e oportunas. Esses objetivos podem incluir:

  • Atrair e reter clientes
  • Aumente o envolvimento dos participantes com uma marca
  • Eduque os participantes em tempo hábil Tópico
  • Aumente a receita
  • Teste um produto ou uma plataforma entre os participantes

3. Escolha sua plataforma host

Em um mercado tão em expansão, outra plataforma de eventos virtuais é introduzida todos os dias. Como você deseja hospedar seu evento virtual? Pequenos eventos virtuais podem ser hospedados com uma ferramenta de videoconferência, como o Zoom ou o Microsoft Teams, enquanto extravagância on-line maior ocorre em plataformas como EventCube, Bizzabo, Intrado e Filo.

Mesmo plataformas de mídia social como o Instagram Live e o Facebook Live são recursos populares para hospedar um evento virtual. Muitos planejadores de eventos optam por hospedar suas conferências virtuais em mais de uma plataforma para se preparar para quaisquer erros técnicos possíveis, mas indesejados.

4. adquirir tecnologia correta

Um evento virtual não pode acontecer sem tecnologia. Sem nos computadores e dispositivos móveis mínimos, ninguém poderia transmitir ou comparecer. Um evento virtual verdadeiramente bem-sucedido, no entanto, requer mais do que ferramentas de videoconferência. Considere adquirir a seguinte tecnologia ao planejar seu evento virtual:

  • Site do evento para promoção e registro
  • Aplicativo móvel com guia de eventos
  • Webcams de alta resolução
  • Microfones omnidirecionais
  • Software de webinar
  • Software de design de apresentação
  • Spare Cordos de alimentação, baterias e outras tecnologias de suporte

5. Planeje a data e a hora cuidadosamente

Quando você hospedará seu evento virtual? Que datas seriam mais adequadas para participantes e participantes? Que horas seriam melhores, considerando vários fusos horários dos quais os participantes do evento ao vivo podem ser encontrados?

Planejar cuidadosamente a data e a hora de um evento virtual pode ser um desafio, por exemplo, ao transmitir ao vivo para um público global. As pessoas participarão de uma parte do mundo às três da manhã apenas para ver o que alguém ao redor do mundo assiste às 17h? E os momentos em que os falantes estão disponíveis? Certifique-se de começar a coordenar as datas e os tempos bem antes da programação do evento.

6. Merça o seu evento

O que poderia ser pior do que planejar com cuidado e meticulosamente um evento virtual apenas para praticamente ninguém participar? Marketing seu evento virtual é fundamental para o seu sucesso. Como os participantes utilizarão a tecnologia para participar do seu evento, faz sentido usar ferramentas semelhantes para envolvê-las e atrair sua atenção.

Comercialize seu evento com participantes virtuais enviando por e-mail convites e lembretes e estabeleça um site com uma página de destino para promover a conferência virtual. Inclua um link para a página nos convites por e-mail. Certifique-se de procurar regularmente comunidades e grupos relevantes através das mídias sociais, incluindo também links para a página de destino. Adicionar um blog ao site do evento oferece uma oportunidade para atualizar as informações à medida que a data se aproxima e otimizar o conteúdo para uma melhor classificação de pesquisa.

7. Planeje a agenda em detalhes

A última coisa que você deseja para qualquer evento é que os participantes esperem sem rumo por períodos prolongados, imaginando o que será o próximo ou aguardando um cronograma desorganizado para prosseguir. Em um ambiente de eventos virtuais, é provável que eles simplesmente logoffem e não retornem. Certifique-se de desenvolver uma agenda clara de palestrantes e outros participantes do evento, incluindo não apenas os horários de início programados, mas os prazos nos quais suas apresentações ocorrerão.

8. Prepare seus participantes

Não assuma que todo o seu público possui o mesmo conhecimento tecnológico, especialmente com tantas novas plataformas de eventos virtuais emergindo todos os dias. Antes do seu evento, crie um guia do participante com instruções amigáveis ​​detalhando como acessar e navegar na plataforma. Certifique-se de abordar as etapas de solução de problemas para problemas que possam surgir, incluindo os inevitáveis ​​erros do usuário. Se viável, reserve um momento para acompanhar os participantes no básico de plataformas menos conhecidas no início do evento on-line.

9. resumir seus alto-falantes

Esteja atento ao escolher os alto-falantes para o seu evento virtual. Só porque alguém é especialista ou escreveu sobre um tópico, isso não significa que sua experiência se traduzirá no envolvimento do público. Certifique-se de que seus palestrantes conheçam seus objetivos para o evento virtual e eles entendem o público que estarão falando. Também certifique-se de que seus alto-falantes entendam completamente qual tecnologia você usará para gravá-los e com qual plataforma eles serão transmitidos.

10. Hospedar um evento incrível

É o dia do seu evento virtual. Certifique-se de estar organizado e preparado. Tenha sua tecnologia pronta com antecedência e verifique se você e seus alto-falantes estão preparados para seguir sua agenda cuidadosamente planejada. Lembre-se, é mais provável que seu público se divirta se você e sua equipe também estiverem se divertindo na conferência virtual.

11. Debrief Your Team

Após a conclusão do seu evento virtual, certifique-se de ter algum tempo para se encontrar com sua equipe. Discutiu os destaques do evento e quaisquer obstáculos encontrados. Como os desafios foram superados e o que poderia ter sido melhor tratado? Que mudanças teriam ajudado o evento a ser um sucesso ainda maior? Esse interrogatório ajudará a planejar eventos virtuais ainda mais bem-sucedidos no futuro. Da mesma forma, você também deve procurar idéias de eventos de equipe virtual para a construção de equipes.

12. Maximize o envolvimento dos participantes após o evento

Continue envolvendo os participantes após a conclusão do seu evento virtual. Usando canais de mídia social, comece a incentivar a conversa sobre os palestrantes em seu evento. Essa conversa ajudará a desenvolver seu reconhecimento de marca e pode se transformar em marketing contínuo que leva à sua próxima atividade on-line. Além disso, certifique-se de os participantes do e-mail, bem como aqueles que enviaram arrependimentos, com um link para assistir ao webinar de volta à sua própria conveniência.

13. Peça feedback

O que os participantes gostaram do seu evento? Como os participantes se sentiram sobre seus palestrantes e qual foi a experiência do participante? Entre em contato com eles para feedback sobre o que eles gostaram e o que eles gostariam de ver mudou para a próxima vez. Não é muito cedo para gerar emoção para o seu próximo evento on-line, e sempre há espaço para melhorias. Ao mesmo tempo, nem todo mundo que compareceu será o grupo demográfico alvo certo, e seus comentários também ajudarão você a melhorar seus futuros esforços de marketing.

14. Meça o sucesso do evento

Certifique-se de coletar e analisar dados disponíveis sobre o seu evento. Quantas inscrições você teve para o evento como um todo e quaisquer sessões individuais? Quais foram os dados demográficos dos participantes? Você alcançou seu público-alvo?

Quantas pessoas abriram os e-mails você os enviou e quantos clicaram no link para a página de destino do evento? Quem preencheu uma pesquisa pós-evento e quais foram essas respostas? Você gerou algum lead para o evento? Todos esses dados podem ser usados ​​para ajudá-lo a medir o sucesso do seu evento virtual.

15. Repita o processo

Agora que você concluiu o primeiro de muitos desses eventos, está pronto para repetir o processo e hospedar vários eventos! Quanto mais você hospeda eventos virtuais, melhor seu processo se tornará até que você seja um profissional experiente.

Video:Come ospitare un evento virtuale

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