Uma organização correta organização é um aspecto determinante no funcionamento adequado de qualquer empresa. E, além disso, para gerenciar otimamente os recursos econômicos, a realização de um controle diário de documentos contábeis é essencial estar ciente de todas as transações e pode resolver rapidamente os problemas de liquidez que podem surgir. Também é muito importante no nível legal, já que ter toda a documentação ordenada e diária pode facilitar o cumprimento das obrigações legais e evitar possíveis problemas e reivindicações pelo estado. No artigo descanso a seguir, mostramos alguns métodos simples para organizar a documentação financeira de uma empresa.
A chave para o controle total da documentação reside na tarefa de organizar, identificar, codificar e arquivar diárias todos os documentos relacionados ao ano fiscal da empresa. Assim, podemos facilmente localizá-los e descartar-os quando necessário, por isso também é muito importante ser limpo e manter uma ordem quando se trata de evitar erros ou perda de documentos. Vamos ver, então soluções simples e práticas para a organização de documentos físicos.
Focando no faturamento, uma boa opção é arquivar separadamente, caso eles existam, faturas de fornecedores e faturas de clientes. O método que podemos seguir é definir e atribuir um número de contabilidade para cada um dos provedores e clientes e classificar as faturas em arquivistas que contêm essa numeração. Uma maneira simples de fazer isso seria usar um armário diferente para clientes e fornecedores, ordenando por ordem alfabética e sempre seguindo uma ordem cronológica para cada um, evitando distúrbios temporários. Outra opção para concluir o arquivo de fatura, seria fazer isso usando uma tabela do Excel para trazer o controle das faturas que foram emitidas e recebidas, se necessário, facilitar sua pesquisa.
Outro dos documentos contábeis importantes são aqueles que fazem pagamento em dinheiro correspondente à atividade da empresa. A coisa mais simples é estabelecer uma organização para tipos de impostos (IVA, IRPF, Imposto sobre Corporações, etc.) e arquivá-los após esse critério. É sempre muito importante arquivar cronologicamente, pois isso será mais fácil procurar o documento requerido mais tarde.
Quanto à gestão de assuntos relacionados à equipe humana da empresa, uma alternativa eficiente é permitir que um gabinete de arquivo classifique os documentos de cada um dos funcionários. Ou seja, coleciona as pastas tanto as fichas de cada trabalhador e seu contrato de trabalho, folha de pagamento, benefícios, revisões médicas, etc. Deve ser muito cuidadoso e disciplina com este arquivo, uma vez que é informação que não pode conhecer todos os trabalhadores da empresa como contém informações confidenciais, então seria importante mantê-lo fora ou em um lugar privado. Além disso, deve estar sempre disponível em caso de possível inspeção.
Além de organizar bem documentos físicos, é essencial ter uma organização adequada de todos os arquivos digitais, e uma maneira excepcional de alcançar isso é ter o serviço de um gerente de contabilidade. Será possível gerenciar todas as questões contábeis, fiscais e trabalhistas de nossos negócios, fornecendo as informações e ferramentas que precisamos a cada momento. Desta forma, teremos todos os documentos de negócios bem localizados e ao nosso alcance.
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