Como organizar ficheiros – 5 passos

A organização do seu sistema de arquivos pode evitar a perda de documentos. Depois de organizar os arquivos, você pode reduzir o número de documentos em suas pastas e apresentar apenas o que é importante e essencial para você.

  • Pastas de pendurar
  • File
  • Tags

Classifique documentos por sua organização em grupos, pois isso ajudará na coordenação de suas categorias ou classes. Decida quais documentos devem ser colocados em cada categoria. Crie seções em cada categoria, pois irá ajudá-lo na administração e organização de seus arquivos.

Criar subcategorias para cada categoria. Pode ser difícil para você organizar um sistema de arquivos em categorias e suas subcategorias, mas será conveniente após o sistema de arquivos ser organizado. Esses sistemas de arquivos podem ser úteis e também, você pode simplificar o sistema de arquivos dividindo em diferentes seções de subcategoria, como o local, a data e o nome.

Categorize seu sistema de pastas usando cores codificadas para fazer todos os arquivos importantes e mantê-los separados um do outro. As cores importantes ajudarão você a encontrar qualquer arquivo em questão a qualquer momento, e você não terá que verificar cada pasta quando precisar localizar um determinado arquivo.

Use três a cinco cores. Use uma cor específica para cada categoria. Você pode usar a cor azul para arquivos domésticos, cor vermelha para arquivos médicos, verdes para arquivos financeiros e laranja para arquivos pessoais. Usando as cores que você pode separar cada categoria.

Use rótulos de cor para pastas de pingentes e rótulos brancos para rotulagem, como eles podem ser facilmente lidos em branco. Coloque cada etiqueta na posição da guia da pasta com base nas categorias que você criou em ordem alfabética ou numérica.

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  • Você pode localizar o rótulo em sua pasta numericamente, mas evite organizar arquivos em ordem numérica. Você pode preferir ter um sistema de arquivos alfabéticos com nomes como médicos, finanças domésticas e funcionários.
  • Usando uma determinada cor como o vermelho para arquivos médicos identifica a importância do arquivo, e será facilmente acessível para alcançá-los quando o momento de chamadas chegará a uma emergência.

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