Como solicitar aprovações em documentos, planilhas e apresentações do Google

Quando você tem um documento, planilha ou apresentação que deseja aprovar para sua empresa, o Documentos, Planilhas e Apresentações Google oferece cobertura. Envie sua solicitação de aprovação, opcionalmente defina uma data de vencimento e obtenha a aprovação necessária.

Observação: o recurso está disponível para planos pagos, incluindo Workspace, Business ou Enterprise Essentials e superior, Education Plus, organizações sem fins lucrativos e G Suite acima do Basic.

índice

  1. Saiba mais sobre aprovações no Documentos, Planilhas e Apresentações Google
  2. Como solicitar uma aprovação
  3. Como revisar e aprovar um documento
  4. Como revisar aprovações
  5. Como desbloquear um documento aprovado

Saiba mais sobre aprovações no Documentos, Planilhas e Apresentações Google

Veja algumas noções básicas de como as aprovações funcionam no Documentos, Planilhas e Apresentações Google.

  • Os revisores são notificados quando a aprovação é necessária. Pode ser um e-mail, uma notificação de bate-papo do Google ou um alerta do navegador, dependendo das configurações de notificação.
  • Se você solicitar a aprovação de várias pessoas, todos deverão aprovar o documento para que o processo seja considerado concluído.
  • Quando um aprovador faz alterações, todos os revisores são notificados para reaprovar o documento.
  • Se você incluir uma data de vencimento em sua solicitação de aprovação, os revisores receberão lembretes sobre as próximas datas de vencimento.
  • Se uma pessoa rejeitar a aprovação, todos os revisores consideram o documento rejeitado.
  • Uma vez aprovado, um documento é bloqueado. Você não pode editar o documento a menos que o desbloqueie. Isso cancelará a solicitação de aprovação atual.

Como solicitar uma aprovação

Abra o documento para o qual você deseja obter aprovação no Documentos, Planilhas ou Apresentações Google. Clique em Arquivo > Aprovações no menu.

Veja a barra lateral Aprovações aberta à direita. Clique em "Fazer uma solicitação".

Quando a janela Solicitar aprovação for aberta, insira os nomes de sua lista de contatos ou endereços de e-mail das pessoas que você deseja revisar o documento.

Opcionalmente, insira uma mensagem, defina uma data de vencimento, permita que os revisores editem ou bloqueiem o arquivo antes de enviá-lo. Clique em "Enviar solicitação".

Observação: se você ainda não compartilhou o documento com as pessoas que deseja revisar, será solicitado a conceder acesso ao documento.

Como revisar e aprovar um documento

Se uma solicitação de aprovação for enviada a você, você verá uma mensagem Aprovação pendente na parte superior do documento abaixo da barra de ferramentas.

Antes de aprovar ou rejeitar, você pode clicar em "Ver detalhes". A barra lateral de Aprovações é aberta onde você pode ver outros revisores, uma data de vencimento, se tiver sido atribuída, e a mensagem incluída na solicitação. Você também pode inserir comentários que aparecerão na seção Atividades na parte inferior da barra lateral.

Se forem feitas alterações no documento durante o processo de aprovação, você também poderá ver o que eles estão usando na barra lateral. Em Visualizar alterações, use a caixa suspensa para visualizar as alterações desde a última visualização ou aprovação do documento ou desde o início do processo de aprovação.

Use os botões Aprovar ou Rejeitar na mensagem na parte superior do documento ou na barra lateral quando estiver pronto. Com cada ação, você pode incluir uma mensagem, se desejar.

Como revisar aprovações

Como aprovador, você pode ver o status da sua solicitação. Uma mensagem aparece na parte superior do documento, abaixo da barra de ferramentas. Você também pode abrir a barra lateral Aprovações clicando em Arquivo > Aprovações no menu ou clicando em "Exibir detalhes" na mensagem.

Assim como os revisores, você verá todos os detalhes da aprovação na barra lateral com qualquer atividade na parte inferior. E você pode usar o menu suspenso em Exibir alterações para ver as alterações.

Depois que todos aprovarem o documento, você verá uma mensagem informando que o arquivo foi bloqueado. Isso evita mais alterações no documento, uma vez que já foi aprovado.

Ao abrir o documento, você verá uma nova mensagem na parte superior informando que está visualizando a versão aprovada.

Clique em "Ver detalhes" para abrir a barra lateral e revisar a atividade. Essas informações são exibidas para você e para aqueles que aprovaram o documento.

Como desbloquear um documento aprovado

Se você quiser fazer alterações em um documento aprovado, selecione a seta suspensa Bloqueado na parte superior e clique em "Desbloquear arquivo". Lembre-se, você precisará reaplicar à medida que fizer as alterações.

Você pode iniciar uma nova solicitação de aprovação na barra lateral após fazer as alterações.

A capacidade de solicitar a aprovação de documentos no Documentos, Planilhas e Apresentações Google é um recurso útil para todos os tipos de documentos comerciais. De documentos legais a propostas e muito mais, você pode garantir que o documento tenha o selo de aprovação de tudo o que for necessário.

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