Essas duas ferramentas vão reinventar sua experiência telefônica

Administrar uma pequena empresa significa tentar se destacar em uma paisagem mais competitiva do que nunca, usando recursos limitados e provavelmente usando vários chapéus de uma só vez. Cada dólar conta, que geralmente exige ferramentas úteis em nome de custos-como um sistema telefônico comercial. Embora sejam úteis de várias maneiras, eles também são caros e nem sempre adequados para equipes cujos membros trabalham remotamente ou viajam com frequência.

Há uma alternativa bastante simples: esqueça um sistema telefônico. Basta usar seus telefones celulares! Todo mundo tem um, eles são ótimos, que precisam de qualquer outra coisa. Direita? Certamente é uma opção, mas que vem com desvantagens e, graças à nova tecnologia, não há mais necessidade de resolver. Digite o sistema telefônico em nuvem.

No restante deste artigo, explicaremos:

  • O que é um sistema telefônico baseado em nuvem.
  • O que você está perdendo sem um sistema de telefone em nuvem.
  • Como fortalecer ainda mais sua experiência de telefone com um serviço de atendimento.

O que é um sistema telefônico baseado em nuvem?

Um sistema telefônico baseado em nuvem (também conhecido como sistema telefônico virtual) fornece essencialmente ao seu smartphone toda a funcionalidade de um sofisticado sistema de telefones comerciais sem o preço assustador ou o hardware desnecessário. Eles são ágeis (a configuração envolve pouco mais do que baixar um aplicativo), acessível (sem contratos, preços mensais baixos) e eles vão aonde quer que você vá. Projetados para fazer com que seus negócios apareçam o mais polido e profissional possível, os sistemas de telefones em nuvem são, sem dúvida, o futuro das comunicações comerciais.

Como minha empresa pode se beneficiar do uso de um?

Usando seu número de telefone pessoal, pois o número da sua empresa carrega várias desvantagens e inconvenientes, o primeiro dos quais é: não é profissional. Aos olhos da maioria dos clientes, uma empresa estabelecida tem um número de telefone dedicado. Um número de telefone pessoal no lugar pode fazer você parecer menor, um problema potencialmente caro e facilmente evitável. Ao configurar o seu sistema de telefone em nuvem, você escolherá um novo número ou porta de telefone local ou gratuito em um número existente. Esse número ligará para qualquer telefone que você desejar, dando a você e à sua equipe um melhor controle de suas ligações.

A falta de um sistema telefônico comercial também pode criar dores de cabeça para seus clientes. Chegar a uma pessoa ou departamento específico em sua empresa por telefone é muito mais difícil quando todos estão usando seu próprio número de telefone-encerrar doze números de telefone de uma só vez não é exatamente visualmente agradável-e você pode apostar que eles serão rápidos em ligar para um concorrente Depois de uma experiência telefônica frustrante. É aqui que o sistema telefônico em nuvem brilha: os controles de roteamento de chamadas conectam seus chamadores a todos na sua equipe do mesmo número de telefone. Depois de ligar, eles são solicitados a pressionar 1 por essa pessoa, 2 para esse departamento, etc., e a chamada toca direto para o telefone desse usuário. No caso de um departamento ou grupo de usuários, a chamada ligará para todos os seus telefones de uma só vez; portanto, quem estiver disponível no momento pode responder rapidamente.

Há uma riqueza de conhecimento acionável a ser adquirido analisando como sua empresa usa o telefone. Muitos dos seus negócios vêm de uma certa área geográfica? Seus telefones estão mais ocupados em determinados dias ou em determinados momentos? Essa campanha publicitária levou a um aumento nas ligações? O acesso a essas informações é muito mais difícil, no entanto, se suas chamadas de negócios estiverem ocorrendo em um punhado de telefones celulares diferentes. Com um sistema telefônico em nuvem equipado com análises, todas as suas informações de chamada estão disponíveis em relatórios detalhados, para que você esteja sempre informado e atualizado.

Um serviço de atendimento captura todas as chamadas.

Enquanto um sistema de telefone em nuvem fortalece absolutamente sua estrutura de comunicação comercial, algumas chamadas inevitavelmente passarão pelas rachaduras. A chamada perdida ocasional pode não parecer um erro desastroso, mas essa chamada perdida pode ser apenas o seu novo maior cliente-apenas mais um deslize que é totalmente evitável com as ferramentas certas à sua disposição. Um serviço de atendimento com disponibilidade 24/7 mantém suas ligações cobertas e compensa as chamadas de clientes que buscam informações básicas (horário comercial, política de retorno, preços etc.).

Os melhores serviços de atendimento fazem muito mais do que receber mensagens: agentes treinados com habilidade podem processar pedidos, gerenciar compromissos, atuar como um suporte técnico, telefonar chamadas, coletar informações de lead e muito mais. Tudo isso acontece com base no seu script personalizado, o que ajuda os agentes parecer exatamente como um membro da sua equipe. E mais uma coisa: os melhores serviços de atendimento podem se integrar a quaisquer sistemas on-line que você possui, como um software de gerenciamento de CRM ou gerenciamento de casos como Salesforce ou Clio.

Depois de configurar seu serviço de atendimento, eles podem intervir para atender as chamadas com a frequência que você quiser. Você está decolando para a semana? Você só quer chamadas comerciais durante o horário comercial? Você pode até direcionar as chamadas para o seu telefone primeiro e, em seguida, o serviço de atendimento se não atender em um certo período de tempo. Você controla suas ligações e elas sempre serão atendidas por uma pessoa amigável e experiente.

É verdade, as pequenas empresas têm a ver mais com menos, o que pode ser uma desvantagem. Felizmente, as sofisticadas ferramentas telefônicas que antes eram inacessíveis para empresas menores agora existem em um aplicativo móvel flexível e acessível. Os recursos flexíveis de um sistema telefônico em nuvem emparelhados com o suporte confiável de um sistema de atendimento são uma dupla poderosa que garante que você nunca desperdiçasse outra ligação.

Foto via Shutterstock

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