Mesa redonda da comunidade BizSugar: equipes virtuais Chave para o sucesso dos negócios de longo prazo

Uma das principais conclusões da recente pesquisa realizada pela comunidade BizSugar Mastermind foi que muitas pequenas empresas se concentram fortemente no DIY para coisas que precisam ser feitas fora de sua área de especialização.

Isso não apenas custa tempo precioso, como a falta de conhecimento pode custar-lhe, mesmo em mais a longo prazo.

É por isso que o conselho consultivo do BizSugar, juntamente com alguns membros com experiência na construção de equipes virtuais, recentemente se reuniu para uma discussão ao vivo do LinkedIn para compartilhar dicas, truques e hacks para reunir equipes virtuais bem-sucedidas para obter Coisas feitas para o seu negócio. Participando da discussão estão:

Anita Campbell, tendências de pequenas empresas
David Elkins, Zoho
Ivana Taylor, diymarketers
Monique Johnson, Live Video Labs
Gail Gardner, Growmap
Martin Lindeskog, Ego Netcast Host

John Lawson, Colderice Media

BizSugar Roundtable-equipes virtuais e sucesso comercial

Cobrimos muito terreno na conversa de um grupo de uma hora em grupo , desde como decidir quando trazer ajuda virtual, dicas para contratar assistentes virtuais, a quais aplicativos e sites usar para gerenciar trabalhadores virtuais. Abaixo está uma transcrição editada de uma parte da conversa. Clique no player do SoundCloud incorporado abaixo para ouvir a conversa completa.

Determinando o tempo certo para DIY, automatizar e/ou contratar assistentes virtuais

Anita Campbell: acredito muito em fazer tudo. Acredito muito em automatizar onde você pode, antes de tudo, porque quase sempre será mais barato e você conseguirá mais o que eu chamaria de dados que você pode usar. Se você automatizar, use o software o máximo que puder.

No entanto, há coisas que você simplesmente não pode automatizar e não deve automatizar, definitivamente não deveria. Quero dizer, estávamos conversando em nossa equipe antes da necessidade de ter personalidade, trazer personalidade ao seu negócio, e acho que isso é importante para qualquer pequena empresa. Você precisa dar às pessoas algo para lembrar o seu negócio. E personalidade, sejam as pessoas envolvidas com a personalidade ou sua marca ou o que quer que seja, tudo isso importa. E tudo isso vem das pessoas. E hoje, você pode obter muito disso por pessoas que trabalham remotamente e virtualmente.

Uma das coisas que eu fiz foi reunir uma equipe realmente por pessoas auto-selecionadas, e o que quero dizer com isso são pessoas que se interessaram por nós e depois se tornaram O time. Você sabe, não é necessariamente que eu saí e recrutei alguém, mas se eu olhar para todas as pessoas nesta ligação hoje, essas são todas as pessoas que de alguma forma se interessaram por nós. Conheço Martin desde que comecei on-line, e foi porque Martin veio e visitei meu site, e ele começou a comentar e eu o conheci. E já faz 17 anos, desde Estocolmo, Suécia. Sinto muito, Gotemburgo, não Estocolmo. Gotemburgo. Eu nunca o conheci pessoalmente, mas sinto que o conheço. Então, sinto que é realmente importante usar todas as vantagens que puder e isso é uma combinação de coisas.

Ivana Taylor: se você leu o livro, o e-myth se você o tiver, pegue-o e leu novamente, porque Michael Gerber dá excelentes dicas sobre a terceirização. Portanto, a primeira dica é que você precisa documentar seus processos. Você sabe o que eu fiz? Acabei de me sentar e, por cerca de 30 dias, usei a ferramenta e mantive um registro de tempo para acompanhar o que fiz e quanto tempo levou para fazer isso.

Então, depois de fazer isso, você está começando a notar padrões, verá que há coisas financeiras que você está fazendo como faturamento e coisas assim. Depois, havia coisas físicas que eu estava fazendo, como escrever um artigo, então havia pesquisas envolvidas. Existem todas essas etapas diferentes das coisas que você está fazendo. Você não saberá o que está fazendo até documentar e obter uma imagem real do que está acontecendo.

Esta é a melhor dica de todos os tempos do E-Myth, depois de fazer sua longa lista de tarefas, escolha as que somente você pode fazer. Esse tipo de ouvido de volta ao que Anita disse, que é a personalidade. Eu posso terceirizar muitas coisas. E eu sei, não se deixe enganar, profissionais de marketing de bricolage. Há coisas que você absolutamente precisa terceirizar, e há coisas que você absolutamente não pode terceirizar.

Então, se você fez essas tarefas, agora pode começar a agrupá-las. Essas são coisas financeiras, essas são coisas de marketing, são coisas das mídias sociais. Você sabe o que eu estou dizendo? E assim, as pessoas sempre se perguntam como eu faço tanto com tão pouco, e esse é o segredo. Pegue o e-myth.

David Elkins: Sim, Ivana me fez pensar um pouco sobre os estágios iniciais da minha equipe. Eu administro uma equipe de 12 editores que trabalham com nossas equipes de produtos em Chennai, Índia. É aí que todos os produtos da Zoho são construídos e todos os nossos profissionais de marketing estão localizados. E assim, minha equipe é uma espécie de equipe localizada para os EUA, ajudando a apoiar esses esforços de marketing.

E eu estava pensando no começo, quando estávamos começando a configurar esse processo, de como temos 45 produtos diferentes, cada produto tem entre três e 15 profissionais de marketing, que são centenas de pessoas envolvido nesse tipo de coisa. E lembrei-me de uma luta precoce que tínhamos, que era a quantidade de largura de banda mental que foi adotada por não ter coisas automatizadas, tentando gerenciar tudo em nossas próprias cabeças, tentando garantir que todo T fosse cruzado, a cada eu ficou pontilhado. Isso realmente comeu uma tonelada de largura de banda.

E eu acho que é algo verdade Diga: «Ei, você pode cuidar disso? Você pode dar uma olhada nisso?

Então, o que fizemos é construir um aplicativo personalizado para ajudar a gerenciar esse processo, dependendo da complexidade do que voce esta fazendo. Quero dizer, em alguns casos, você pode encontrar soluções e ferramentas que funcionarão fora da caixa. Em alguns casos, dependendo de quão complexos seus sistemas são, quão complexos são seus processos. Às vezes, montar algo totalmente adaptado para exatamente o que você está fazendo pode ser um enorme salva-vidas.

Minha equipe, provavelmente editamos, acho que a última contagem foi de cerca de 5 milhões de palavras de conteúdo. E se eu estivesse tentando fazer isso como fizemos no começo, o que era alguém me enviaria um e-mail e então eu escreveria um bloco legal amarelo: «Oh, lembre-se de editar este documento», eu iria Perdi minha mente.

Então eu acho que isso é uma grande, meio que construindo o que Ivana estava dizendo, essa idéia de dar uma olhada nas coisas que estão comendo muito do seu tempo e também comendo muita de sua energia mental. Porque às vezes essas pequenas coisas, como acompanhar todos os pedidos que entram, isso não levará muito tempo, mas será preciso muita energia. E acho que a energia também é um recurso importante para conservar em sua equipe.

Monique Johnson: Eu também gostaria de entrar aqui bem rápido, Brent. Eu amo esse livro, Ivana, então estou tão feliz que você tenha mencionado isso. E mesmo apenas construindo o que você disse e David disse, porque há algumas pessoas por aí que podem estar ouvindo isso ou nos observando e dizendo: «Oh cara, eu tenho que fazer muito Escrevendo. Existem diferentes ferramentas lá fora, de Loom a Up! Grátis para pagar onde você pode apenas compartilhar quais são as coisas que você está fazendo e criando o que Ivana estava dizendo, SOPs, procedimentos operacionais padrão. Para que, quando é hora de contratar ou terceirizar para construir essa equipe virtual, não é como você trazia alguém e é como: «Oh, o que eu digo a eles?» Ou «Vá ler este documento. Eu também diria que pegue o vídeo e até transcreva-o. E se você precisar atualizar um novo vídeo para qualquer atualização, transcreve novamente. Mas ter ambos ajuda a combater diferentes modalidades que temos. Eu acho que isso ajuda muito quando se trata de construir uma equipe virtual.

Encontrando os assistentes virtuais certos para como você trabalha

John Lawson: Ok, então a maioria dos meus virtuais, contratei das Filipinas e usei onlinejobs.ph.ph . Tudo bem? Onlinejobs.ph versus qualquer um dos outros. Eu tentei outros, mas quando se tratava de adicionar membros completos da equipe, achei esse o melhor.

Uma das coisas que eu faço, e eu sugiro que todo mundo faça, é que eu escondo códigos dentro do meu texto para o anúncio do trabalhador. Então, o que quero dizer com isso é que, se estou procurando um trabalhador, direi: «Este é o Jó 75124», mas vou colocar isso no final. Você deve dizer o Jó 75124 em sua resposta e, dessa forma, saberei se eles o lerem ou não. Porque muitos trabalhadores assim, estejam em cinco ou em qualquer outro lugar, eles farão lances no seu trabalho, mas estão oferecendo lances no trabalho de todos e não lerão a descrição. Então, se você esconder pequenas coisas assim, essa é uma das principais coisas que eu faço.

O outro, isso é uma coisa importante, porque, como eu disse, estou contratando pessoas para minha equipe. São pessoas das quais quero depender. E então eu faço uma pergunta durante a entrevista, digo: «Onde você se vê nos próximos três a cinco anos?» E eu faço essa pergunta. Se eles responderem a essa pergunta: «Bem, eu me vejo sendo médico ou dentista depois de terminar minha escola», não estou contratando sua bunda. Não é isso que eu quero. Se você me responder: «Eu posso me ver como liderando e ajudando você a expandir seus negócios», é a pessoa que eu quero. Então, verei pequenas coisas assim para realmente ver a intenção das pessoas.

E outra coisa é que, se você está contratando esses trabalhadores, acho que é melhor contratar um trabalhador em período integral do que um trabalhador de meio período, especialmente quando você está falando sobre as Filipinas onde Você está pagando literalmente 20%, mesmo 10% do que você pagaria a um trabalhador dos EUA, por que não? Se você os recebe, se você está pagando 10% deles, por que colocá-los em meio período? Coloque-os em tempo integral para que eles tenham o seu eu não quero que as pessoas iluminem. Não quero que as pessoas trabalhem para dois e três clientes. Você trabalha para mim, você trabalha comigo. Eu preciso de toda a sua atenção.

Brent Leary: Eu vou te dar um. Eu faço muitas transcrições e o Rev é ótimo para mim. Eles podem mudar uma transcrição de 15 minutos em duas horas ou menos, e é muito bem feito. E isso faz parte de ser virtual também. Eu não conheço a pessoa que está fazendo isso, acabei de fazer meu pedido e eles fazem a correspondência da pessoa que seria a mais adequada para fazer esse trabalho e lidam com todas essas coisas. Então isso faz parte, considero o Rev ser uma equipe virtual, mesmo que não seja uma pessoa individual. Isso me ajuda a fazer minhas coisas.

David Elkins: Honestamente, para mim, uma coisa sobre a construção de uma equipe virtual é se for uma equipe em tempo integral, onde você está realmente esperando que seja um ambiente muito coeso de pessoas , isso pode não ser uma resposta muito satisfatória, mas acho que a recomendação pessoal é realmente importante ao criar uma equipe virtual. Se estou contratando alguém localmente, sei que vou conseguir sentar com essa pessoa, vamos construir um relacionamento. Haverá confiança que será construída com o tempo.

Mas quando você está mudando para um processo totalmente virtual, especialmente um que não é fácil definir métricas claras e benchmarks onde é: «Preciso que você transcreva 5.000 palavras por dia». Isso é fácil de medir. Coisas que são mais difíceis de medir, eu realmente sinto que essa conexão pessoal é importante porque ter um pouco desse relacionamento, tendo um pouco de conseqüência social se essa pessoa acabar sendo escamosa ou não se levantando para o trabalho.

Acho que para aquelas equipes permanentes que você está construindo, extraindo redes sociais, suas redes sociais pessoais, é realmente útil para mim. As contratações remotas de maior sucesso que fiz vieram nessa fonte.

Anita Campbell: Você sabe, nós usamos nosso site, por isso recrutamos muitos escritores freelancers apenas tendo um link no rodapé. Diz: «Procurando escritores». Você o anexa a um formulário e faz com que as pessoas preencham o formulário, basta pedir algumas informações e exibir as pessoas dessa maneira. Isso funcionou muito bem para nós.

Outra coisa, então que fizemos é que também tocamos em nossos freelancers existentes; portanto, se você conseguir uma pessoa trabalhando com você, poderá tocá-los. Por exemplo, tivemos alguém da Etiópia que escreveu para nós por vários anos, e conversamos com ele e ele disse: «Sim, eu conheço várias pessoas e adoraria envolvê-las». E ele realmente recrutou outras pessoas localmente para ajudarmos a escrever, e fazer algum trabalho de SEO e assim por diante. Então isso funcionou muito, muito bem.

Gerenciando membros da equipe virtual com software de gerenciamento de projetos

Gail Gardner: Sim, bem, eu trabalho on-line totalmente há mais de 20 anos e trabalho com com pessoas em uma dúzia de países, e eu tenho vasos nas Filipinas e na Índia. E a melhor maneira de acho que as pessoas encontro uma boa e depois elas me dão outras pessoas. Porque nesses dois países, há grandes empresas que contratam um monte de pessoas, treinam-as com uma habilidade específica e, quando seu contrato com quem estiver em alta, deixe todos irem ao mesmo tempo. E, portanto, é muito fácil para você conseguir um e depois que eles saibam: «Oh, o contrato deles será acordado no X Time. Quantos você quer?» E pegue-os dessa maneira.

E é assim que encontro as pessoas, mas a melhor maneira de mim é que elas precisam comunicar a maneira como me comunico. Então, no meu caso, não gosto de e-mail. Eu tenho tanto e-mail que faz minha cabeça explodir. Então eles precisam usar o Skype. Todo o meu pessoal com quem trabalho, todos os meus colaboradores e todos os meus clientes, e todos os meus VAs, todos eles usam o Skype para que eu possa enviar uma mensagem para eles e esperar uma resposta ao vivo dentro de um período de tempo razoável. Enquanto eu sinto que você envia um e-mail para alguém, ele cai em um balde em algum lugar, e quem sabe se eles vão vê-lo.

Então isso é para mim, e eu também uso sistemas de gerenciamento de projetos. Eu uso Trello, eu uso o Zoho Connect, uso o Wrike para coisas diferentes. Pessoas diferentes e grupos diferentes estão em diferentes sistemas de gerenciamento de projetos. E eu amo sistemas de gerenciamento de projetos. Se você nunca fez um, escolha Trello primeiro. É grátis. É muito visual. Você pode obter seus processos muito estruturados e fazer listas de verificação. Como quando recebo uma nova pessoa, tenho uma lista de verificação muito detalhada. E tudo o que eles fazem, eu direi: «Ok, comece este. Aqui está a sua lista de verificação. Quero que você verifique o que faz.» Então vá para o próximo. A mesma lista de verificação está lá, verifique isso como você faz.

Então eu sei que eles estão realmente fazendo o que estou pedindo para que eles façam, porque se eles checam e eu vou verificar e eles realmente não fizeram isso, então eu sei que nós ‘Eu vou ter um momento de chegada ao jesus, e eles aprenderão a fazê-lo da maneira que peço. Isso é um problema que você encontrará. Eles decidirão parar de fazer isso da maneira que você pediu e fazê-lo de outra maneira, para que você não possa realmente apenas delegar e esquecer.