Novo formulário W-4: 10 coisas que pequenas empresas precisam saber

Devido a alterações em várias regras tributárias feitas pela Lei de Cortes e Empregos, o IRS redesenhou completamente o Formulário W-4 para 2020, que é usado para fins de retenção de imposto de renda. O novo formulário pretende ser mais transparente e produzir maior precisão na retenção. Os empregadores precisam saber quando e como incorporar o novo formulário em suas práticas de folha de pagamento.

2020 Formulário W-4 Alterações

1. Há um novo título

O novo formulário 2020 W-4 chamado Certificado de retirada de funcionários , substitui o antigo W-4, que foi chamado de certificado de subsídio retido na fonte do funcionário. A razão para a mudança de nome é o fato de que os subsídios reter anteriores anteriores estavam vinculados a isenções pessoais e de dependência, que não estão em vigor em 2018 a 2025.

2. O formulário usa um processo de 4 etapas

No passado, havia várias planilhas usadas para figurar os subsídios de retenção na fonte. Agora, a maioria das planilhas foi substituída por um processo simples de 4 etapas no formulário:

  • Imputando informações pessoais, incluindo o status de arquivamento
  • Fornecendo informações Sobre ter vários empregos (há uma planilha para isso) ou um cônjuge que trabalha
  • Inserindo o número de dependentes para quem um crédito tributário federal pode ser reivindicado
  • Fornecendo informações sobre Outras receitas, deduções (há uma planilha para isso) ou retenção extra desejada
  • 3. Um aplicativo retendo tunes finos

    Os funcionários podem com mais precisão imagine sua retenção usando um estimador de retenção de impostos on-line, que é um formato de perguntas e respostas de 6 etapas, para garantir que o valor retido cobrirá seu passivo tributário. Isso ajuda os funcionários a evitar pagar impostos em excesso, o que é efetivamente um empréstimo sem juros ao governo até que um retorno seja apresentado para obter um reembolso. Também evita a situação de pagar muito os impostos e se tornar sujeito a uma penalidade.

    4. Os funcionários precisam de mais informações para descobrir sua retenção

    De acordo com o SHRM, o novo W-4 foi projetado para facilitar os funcionários. Ainda assim, eles precisam fornecer mais informações do que no passado para concluir o W-4, incluindo:

    • Pagar declarações para o funcionário e, se casado, o cônjuge do funcionário
    • Outras fontes de renda
    • Dependentes para quem um certo crédito tributário pode ser tomado
    • A declaração de imposto mais recente

    5. Os empregadores precisam planejar mais tempo para a integração

    Porque novos funcionários precisam coletar mais informações para concluir o W-4, espere que isso Reserve mais tempo para trazer um novo funcionário a bordo.

    Os empregadores devem planejar ter novos formulários disponíveis para os novos funcionários concluírem, bem como para os funcionários existentes que desejam fazer alterações.

    6. Saiba quais funcionários devem concluir um novo formulário

    Qualquer funcionário contratado em ou após 1º de janeiro de 2020, deve concluir o novo formulário. Assim também deve:

    • Um funcionário que trabalhou anteriormente para você, mas foi reconstruído após 2019.
    • Um funcionário que esteve na folha de pagamento antes de 2020, mas quer fazer mudanças na retenção.

    Os funcionários que começaram a trabalhar antes de 2020 não precisam concluir um novo formulário. Os empregadores simplesmente retêm do pagamento com base no arquivo antigo do W-4.

    7. Os empregadores podem pedir a todos os funcionários que enviem novos formulários

    Você pode perguntar, mas não exigir, os funcionários atuais para enviar novos formulários. O pedido deve explicar que:

    • Eles não são obrigados a fornecer um novo formulário
    • Se eles não fornecerem um novo formulário , você continuará a reter com base no formulário antigo válido em arquivo.

    A American Payroll Association possui uma amostra de carta que pode ser usada para explicar aos funcionários por que um novo formulário pode ser desejável.

    8. Os empregadores com folha de pagamento interna têm novas orientações

    Há uma nova publicação do IRS 15-T, métodos de retenção de imposto de renda federal, para permitir que os empregadores figurem receita de renda Retenção de impostos sob qualquer um dos dois métodos-o método percentual ou o método do suporte salarial-usando o novo W-4 e o antigo.

    E há um novo assistente de retenção de imposto de renda para empregadores, que é uma planilha para download para ajudar pequenas empresas a fazer a transição facilmente para o sistema retido de redesenho. Certifique-se de salvar uma cópia separada da planilha para cada funcionário, pois mostra a versão W-4 que o funcionário usou, bem como outras informações relevantes para retenção.

    9. Os empregadores que usam um serviço de folha de pagamento devem fornecer formulários preenchidos

    Certifique-se de enviar W-4s concluído para o serviço de folha de pagamento para que ele possa figurar corretamente a fonte .

    10. A retenção de funcionários que não concluíram o novo formulário

    Qualquer funcionário contratado e pago pela primeira vez depois de 2019 que não completa o W-4 (um funcionário não pode ser forçado a fazê-lo) é tratado como um único arquivador sem ajustes.

    Conclusão

    Os empregadores devem se lembrar de manter os registros da folha de pagamento dos funcionários, incluindo W-4s concluídos, por um mínimo de 4 anos após a apresentação de declarações fiscais do empregador pelo quarto trimestre de o ano.

    Video:Nuovo modulo W-4: 10 cose che le piccole imprese devono sapere

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