O dilema manual: 4 maneiras de otimizar o faturamento

Pequenas e médias empresas contribuem principalmente para o crescimento de uma economia. No entanto, com recursos e orçamentos apertados, muitas empresas continuam lutando com suas operações de faturamento. Seja faturando através de planilhas e métodos baseados em papel ou lutando para otimizar uma solução de software de faturamento, as empresas foram forçadas a se adaptar à modernização digital. A digitalização rápida apenas se intensificou nos últimos anos, criando uma ampla gama de desafios de faturamento para pequenas empresas.

De acordo com uma pesquisa do BizSugar, 36% das pequenas e médias empresas gerenciam as finanças de seus negócios manualmente ou no papel. Com a alocação de tempo e erros manuais como questões essenciais nos processos manuais, o maior problema de encontrar fundos e recursos para pagar software de faturamento caro permanece no centro de tudo. E com as empresas precisando digitalizar para avançar, os métodos manuais são menos adaptáveis ​​ao ambiente de trabalho atual.

No entanto, com os sistemas certos em vigor e no orçamento, as pequenas empresas podem otimizar seus sistemas de contas a receber, para que possam pagar com precisão e mais rápido. A longo prazo, se você puder otimizar o faturamento, sua empresa continuará a crescer em um mercado vacilante.

Maiores desafios enfrentados por pequenas empresas

1. Dores de cabeça e limitações do método manual

Muitas pequenas empresas usam métodos manuais, como documentos do Word, ou planilhas para criar e gerenciar faturas, mas esse processo se afasta no momento. Por exemplo, um usuário pode ter que salvar o documento como um modelo ou salvar vários documentos em uma área de trabalho e enviar um anexo através de um email.

Além disso, os métodos manuais limitam sistemas de pagamento flexíveis. Ao receber um pagamento de um cliente, a empresa terá que atualizar manualmente o registro que levará tempo. Pelo contrário, o uso de um sistema de faturamento permite que a empresa se conecte a um gateway de pagamento que atualize o pagamento automaticamente. É por isso que os processos manuais tendem a matar eficiência e criar mais oportunidades para que erros sejam cometidos.

2. Desafios de cobrança de pagamento

Pode ser desconfortável para os proprietários de empresas lembrarem que seus clientes pagam quando um pagamento for vencido. Há um medo de forçar o relacionamento com os clientes, resultando em rotatividade de clientes. Infelizmente, processos manuais e métodos baseados em papel não permitem lembretes de pagamento automatizados, que eliminam interações desconfortáveis.

3. Dificuldade em rastrear o tempo faturável

Para ações como faturamento de folha de tempo e faturamento do projeto, as empresas devem fornecer contas a quantidade de tempo que gastaram em serviços . Infelizmente, pode ser um desafio rastrear essas horas e faturar com precisão. O que tende a acontecer é que os empresários serão sob Bill, que acaba custando grandes quantias de dinheiro a longo prazo. Por outro lado, algumas empresas sobre Bill, o que deixará os clientes se sentirem alienados e querendo procurar serviços em outros lugares.

4. Manter as conformidades

Permanecendo atualizado com as leis tributárias, e as regras tributárias específicas para cada país, especialmente com novas conformidades e mudanças, podem ser Desafiar quando as empresas usam processos de faturamento manual ou simplesmente não têm os recursos. O uso de um software de faturamento que atualiza novas porcentagens de laje de impostos e quaisquer outros requisitos regulamentares economizará uma quantidade enorme de tempo para pequenas empresas e as salvará de penalidades caras acumuladas do governo.

Com muito para acompanhar, as empresas podem se sentir sobrecarregadas com onde e como otimizar o faturamento. Abaixo estão quatro maneiras pelas quais as empresas podem começar a aliviar os encargos do custo e tempo de faturamento e otimizar o faturamento em seus negócios.

4 maneiras para as empresas otimizar o faturamento

1. Digitizar o faturamento

Não é segredo que a digitalização aumentou rapidamente no ano passado e uma meia e faturamento não são diferentes. Ao mudar de métodos manuais e baseados em papel para software de faturamento baseado em nuvem, as SMBs colherão os benefícios de reduzir o tempo gasto na criação de faturas, eliminando a cópia e a colagem e menos erros.

O software de faturamento on-line permite que as empresas tenham um registro de todas as suas transações de vendas em um só lugar. Além disso, permite às empresas um registro de todas as alterações feitas no registro no aplicativo, o que permite uma trilha de auditoria completa de suas contas a receber. Ele também permite que as empresas criem tarefas como a emissão de reembolsos, otimizando o tempo necessário para enviar estimativas. Ter todas as suas transações registradas e acessíveis prontamente permitirá eficiência e informações mais precisas, um requisito crítico ao lidar com as finanças.

2. Automação

Se uma empresa já tiver digitalizado seu faturamento, automatizando quando possível eliminará o trabalho ocupado e reduzirá o tempo. As empresas podem automatizar recursos recorrentes, como lembretes de pagamento e faturas recorrentes. Para dar um passo adiante, os pagamentos recorrentes dos clientes e a gravação de despesas recorrentes também podem ser automatizados para eficiência. A automação reduz drasticamente o tempo gasto no faturamento de outras maneiras, como transformar uma estimativa em uma fatura, convertendo entradas de tempo em contas, reiniciando uma despesa em um clique, tudo sem precisar entrar novamente em informações.

3. faturamento com recursos colaborativos

Em um ambiente de escritório tradicional, mais informações são trocadas por meio de interações presenciais. Com o trabalho pandêmico de qualquer lugar, muitas empresas têm lutado para manter os esforços colaborativos tão fortes quanto pessoalmente. Os métodos manuais aumentam apenas as dificuldades de colaboração com cópia e colagem, anexos e muito mais. As empresas devem procurar soluções de faturamento que permitam uma colaboração fácil, como a capacidade de compartilhar comentários em cada transação. Ao usar uma plataforma que inclui recursos colaborativos incorporados, os funcionários podem trabalhar um ao lado do outro e aumentar a produtividade.

Outra questão de compartilhar informações de um lado para o outro, seja por e-mail ou planilhas, é a privacidade. O desafio está em garantir que os membros específicos da equipe tenham acesso a informações financeiras confidenciais, enquanto outros não. No entanto, as ferramentas de faturamento on-line com recursos colaborativos permitem que as empresas defina acesso específico baseado em funções para definir o que cada pessoa pode visualizar e modificar.

4. Portais de clientes para aprimorar as experiências dos clientes

Os clientes são o pão e a manteiga dos negócios; portanto, a criação de um processo de faturamento ideal só aumentará a lealdade do cliente. Alguns sistemas de faturamento incluem portais de clientes ou clientes, o que permite que os clientes obtenham uma visão clara do histórico de compras, além de interagir com os negócios. Por exemplo, se uma empresa estiver vendendo um bom ou serviço e o cliente tiver acesso a um portal de clientes, esse cliente poderá ver todas as suas faturas que foram pagas e visualizar as faturas que ainda estão abertas. Além disso, um portal do cliente pode ser utilizado para aprovar estimativas, adicionar comentários e responder a perguntas do cliente para eliminar e-mails e ligações telefônicas desnecessárias.

Embora muitos desses pontos para otimizar o faturamento possam parecer atraentes, nem todas as empresas têm as finanças ou recursos para digitalizar seu faturamento.

Recentemente, o Zoho decidiu fazer sua solução de faturamento, Zoho Fatura, livre indefinidamente.

Para crescer e escalar, as pequenas empresas devem modernizar todos os aspectos de seus negócios, e o faturamento não é diferente. Infelizmente, isso pode ser difícil com orçamentos e recursos limitados, que são ainda mais elevados de contratempos econômicos causados ​​pela pandemia.

Mas quando você otimiza o faturamento, pode se concentrar em automatizar e criar melhores experiências de clientes, tudo sem adicionar orçamento ou equipe. A busca de uma solução que se alinhe às necessidades do seu negócio permitirá inovação e crescimento em uma escala maior.

Video:Il dilemma manuale: 4 modi per semplificare la fatturazione

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