O que é E-Verify e como funciona?

Se sua empresa contratar funcionários, você deve saber sobre o E-Verify. O programa federal tenta garantir que seus novos contratados sejam elegíveis para trabalhar nos EUA. É potencialmente relevante para todos os empregadores e até obrigatório para alguns. Então, exatamente o que é E-Verify e como funciona?

O que é E-Verify?

Basicamente, o E-Verify é um sistema on-line administrado pelos serviços de cidadania e imigração dos EUA para ajudar os empregadores a determinar a elegibilidade do trabalho dos funcionários. É feito para trabalhar simplesmente com o Formulário I-9, um formulário obrigatório de elegibilidade para funcionários.

O que o e-verify verifica?

Depois de se inscrever, você pode adicionar as informações da I-9 de um funcionário e o sistema comparará essas informações com registros disponíveis para várias agências do governo federal, como o Departamento de Pátria Segurança e Administração da Seguridade Social. Isso essencialmente fornece uma maneira simples de verificar se um novo contrato pode ou não ser legalmente empregado nos EUA

O programa foi lançado em 1996 como um programa estritamente voluntário. O DHS acabou começando a exigir que empreiteiros e fornecedores federais se inscrevessem no programa em 2007. Ainda não é necessário para todas as empresas em nível federal, embora tenha havido conversas sobre isso. No entanto, muitos estados têm requisitos em vigor para determinadas empresas.

Quem pode usar o E-Verify?

O E-Verify está aberto a todos os empregadores dos EUA. Você pode simplesmente se inscrever no site e adicionar algumas informações básicas sobre sua empresa para se tornar um empregador registrado.

No entanto, não é um programa obrigatório para a maioria dos empregadores. A exceção são empresas que possuem contratos ou subcontratos federais ou desejam solicitar-lhes. Cerca de 20 estados também exigem que pelo menos alguns empregadores usem o E-Verify. Mas a maioria desses mandatos está relacionada a empreiteiros do governo e não aos empregadores particulares. Verifique com a legislatura estadual se não tiver certeza sobre seus requisitos específicos.

Como usar o E-Verify

Para usar o E-Verify como empregador, primeiro você precisa inscrever seu negócio. Você pode se inscrever on-line adicionando alguns detalhes sobre sua empresa, como seu nome, localização e EIN. Existem várias etapas para o processo de inscrição on-line. Mas a plataforma on-line o levará a todos os requisitos.

Depois de se inscrever, você conclui um tutorial, orientando você a adicionar detalhes do Formulário I-9. A conclusão desse formulário é necessária antes de usar o sistema E-Verify. Sempre que contratar um novo funcionário, você pode fazer upload de alguns detalhes do formulário e o sistema executará automaticamente esses detalhes através do sistema para verificar a elegibilidade do trabalho.

Em alguns casos, o E-Verify fornecerá até fotos que você pode usar para comparar com os documentos que um novo aluguel apresentou a você, como passaportes ou cartões verdes. Isso ajuda a evitar fraudes. Isso nem sempre está disponível. Mas pode ajudar os empregadores a limitar os efeitos do roubo de identidade e da fraude dos funcionários.

Benefícios do uso de e-verify

A idéia por trás do E-Verify é que ela torna a elegibilidade da verificação de funcionários bastante simples. Isso pode ajudá-lo a garantir que sua empresa esteja cumprindo todos os regulamentos federais de contratação. O sistema também fornece treinamento interativo, verificação de erros, relatórios de uso e atendimento ao cliente dedicado.

é claro, o maior benefício de usar o E-Verify para algumas empresas é a capacidade de evitar penalidades legais. No nível federal, você precisa se inscrever e usar o sistema para obter contratos governamentais. E vários estados aplicam multas como perda de benefícios fiscais ou até perda de licença comercial para empresas que não usam o sistema. O presidente Donald Trump também propôs tornar o programa obrigatório em nível federal; portanto, qualquer conversa sobre prós e contras poderia se tornar irrelevante nos próximos anos.

Problemas com e-verify

Por enquanto, alguns argumentos lançam dúvidas sobre os benefícios do uso de e-verificados, pelo menos para empresas que não precisam fazê-lo . A precisão é uma das principais preocupações. Por exemplo, problemas de roubo de identidade podem causar erros. E os cidadãos naturalizados devem atualizar suas informações com a Administração da Seguridade Social. Isso confirma a elegibilidade do trabalho. Leva tempo e leva a dados incompatíveis no sistema.

Para pequenas empresas especificamente, algumas também expressaram preocupações sobre a quantidade de tempo que o processo pode levar. Embora não haja custo para usar o sistema, ele exige algum trabalho para configurar uma conta e fazer upload de informações para cada nova contratação. Isso pode não ser um problema significativo para grandes empresas. Mas para pequenas empresas que não possuem equipe de RH dedicada, qualquer carga regulatória adicional pode limitar drasticamente a produtividade ao longo do tempo.

Além disso, depois de inscrever sua empresa no E-Verify, você deve usá-lo para todas as novas contratações. Você não pode escolher quais pessoas percorrerem o sistema. Portanto, se você decidir matricular seu negócio, precisará se comprometer a fazer o E-Verificar uma parte regular do seu processo de contratação.

Com o site dedicado e algumas melhorias logísticas feitas nos últimos anos, o sistema é certamente mais fácil de usar do que costumava ser. Isso é uma boa notícia para aqueles que precisam usá-lo. No entanto, ainda é uma tarefa adicional que pode preocupar certas pequenas empresas a longo prazo.

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