O que são recepcionistas virtuais?

Recepcionista virtual. Você já deve ter ouvido o termo antes e não está imediatamente claro o que exatamente eles são ou que propósito eles servem. Eles são robôs? Eles se sentam no canto do seu escritório, apitando como a empregada robô dos Jetsons? (Não.) Se você não sabe o que é uma recepcionista virtual, por que você contrataria seus serviços para o seu negócio? Nos termos mais simples, as recepcionistas virtuais respondem remotamente aos seus telefones. Mas há muito, muito mais. Estamos aqui para limpar tudo isso para você: explicaremos o que é uma recepcionista virtual, o que eles podem fazer pelo seu negócio (muito!) E por que é importante que cada telefonema que chegue ao seu negócio é respondido.

O que eles são? Os recepcionistas virtuais

São meticulosamente treinados e sempre disponíveis especialistas em atendimento ao cliente! Eles fazem tudo o que uma recepcionista interna tradicional faz, mas há dezenas deles, geralmente disponíveis o tempo todo. Basicamente, você tem as capacidades de uma recepcionista antiga regular multiplicou algumas dezenas de vezes com nenhuma das dores de cabeça de recrutamento ou contratação.

Se você não puder contratar uma recepcionista e se encontrar usando um tempo valioso lidando com chamadas telefônicas, as recepcionistas virtuais são a solução perfeita. Uma recepcionista virtual é tudo o que você deseja.

O que eles fazem?

Aqui estão apenas algumas das tarefas que as recepcionistas virtuais lidam com os clientes, enquanto soam como parte de seus negócios:

Respondendo as perguntas frequentes: empresas que vão dos escritórios do médico Para os instrutores de artes marciais para os paisagistas, usam recepcionistas virtuais para atender às chamadas pedindo horas de negócios, endereços e todos os tipos de outras perguntas simples, economizando tempo para se concentrar em seu trabalho.

Tomando mensagens: um pão e manteiga de uma recepcionista virtual. Eles atenderão a chamada como você quiser, retire as informações e a mensagem do chamador e encaminhe as informações para que você não perca nenhum detalhe importante.

Colete leads: quando você recebe uma ligação de uma parte interessada, sua recepcionista virtual coletará todas as informações do Lead para que você possa acompanhar os chamadores e acompanhar como achar melhor. Se você já possui um CRM ou outro banco de dados de clientes, sua recepcionista virtual também pode atualizar facilmente aqueles com informações de lead.

Agendamento de compromissos: recepcionistas virtuais geralmente podem trabalhar com qualquer software de agendamento que você possui. Eles podem receber ligações de clientes e agendar, reagendar ou cancelar compromissos conforme necessário para qualquer tipo de negócio.

Ordens de processamento: qualquer tipo de ordens! Desde pedidos de telefone de comércio eletrônico até solicitações de manutenção aos relatórios de interrupção durante um desastre natural, os recepcionistas virtuais estão à altura da tarefa.

Suporte após o horário comercial: o uso de recepcionistas virtuais dá a você a confiança de que quem o chama alcance uma pessoa real sempre-nunca uma caixa de correio de voz. Deixe seus recepcionistas virtuais atenderem o número de chamadas que você gostaria: o dia todo, apenas após o horário comercial, fins de semana e férias ou qualquer combinação deles.

Transferências ao vivo: talvez você queira uma chance de ver quem está ligando, então decida se você deseja responder pessoalmente ou deixar uma recepcionista virtual lidar com isso. A transferência de chamadas ao vivo torna isso possível. As chamadas tocam para você primeiro, depois para uma recepcionista virtual após alguns anéis, se você não responder. O oposto também é possível: as recepcionistas virtuais podem atender a cada chamada e, em seguida, colocar o chamador em uma breve espera enquanto eles entrarem em contato com você, pergunte se você gostaria de atender a chamada e encaminhar o chamador diretamente para você. De qualquer maneira, você está no controle.

Por que isso importa?

Isso pode parecer muito esforço para garantir que cada telefonema seja atendida. Com a Internet no bolso de todos, quem liga para as empresas, certo? O que é uma ligação perdida de vez em quando, certo? Errado. Errado!! Não se esqueça: você realmente nunca sabe quem está no final dessa ligação. Pode ser apenas o seu novo maior cliente, e todas as chamadas perdidas são uma oportunidade perdida. Você provavelmente já ouviu isso antes, mas não repetiríamos se não fosse verdade.

A acessibilidade cada vez maior da Internet realmente aumentou o tráfego telefônico para as empresas, porque hoje é mais fácil para um consumidor interessado realizar uma pesquisa com algumas torneiras em um teclado e encontrá-las. Isso facilita a localização de você e de seus concorrentes; portanto, se você não responder da primeira vez, eles provavelmente ligarão para outra pessoa antes de dar outra chance. Você não pode pagar isso, já que os clientes que ligam têm uma intenção maior de agir, de acordo com um relatório de 2017 da Forrester. De fato, os clientes que procuram por telefone são clientes mais valiosos em geral: «as partes interessadas que iniciam chamadas de entrada tendem a converter 30% mais rapidamente, gastam uma média de 28% a mais e mantêm uma taxa de retenção 28% maior do que aqueles que se envolvem estritamente através de outros canais. o negócio. Recepcionistas internos são caros. Recepcionistas virtuais são acessíveis, sempre disponíveis e treinados para entregar consistentemente a mensagem da sua empresa exatamente como você deseja.

Foto via Shutterstock

Video:Cosa sono i receptionist virtuali?

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