Pagamentos de impostos estimados: respostas para pequenos empresários e trabalhadores autônomos

Os pagamentos estimados do imposto de renda continuam sendo um fato da vida para a maioria de nós que administra nossos próprios negócios.

Aqueles que estão empregados recebem contracheques onde o empregador retém impostos. Mas a maioria dos empresários e os trabalhadores autônomos devem enviar periodicamente um valor chamado «pagamentos de impostos estimados» para o IRS. Você também pode precisar pagar impostos estimados à sua autoridade tributária do estado.

Para novos proprietários de pequenas empresas, cumprir essas obrigações fiscais se torna um grande ajuste. Parece particularmente estressante quando você está acostumado a fazer com que um empregador retire as retenções de imposto de renda a cada salário.

Saiba mais sobre os meandros dos pagamentos de impostos estimados. As pequenas empresas tendências conversaram com Michael Hanley. Hanley trabalha como sócio-gerente da empresa Smithtown, Nova York, Merl & Hanley, LLP. Ele também é autor de três pequenos livros de negócios. Eles incluem planejamento tributário eficaz para o microbusiness, escolhendo a estrutura certa para o seu negócio e por que você deve incorporar seus negócios imobiliários.

Pedimos que ele respondesse a perguntas estimadas relacionadas a impostos que estariam na mente de muitos proprietários de pequenas empresas e trabalhadores independentes.

O que são pagamentos de impostos estimados?

A lei exige que indivíduos e empresas paguem impostos ao longo do ano, não apenas em «Time Time». Você trabalha para um empregador? O seu empregador provavelmente retém esses impostos para você ao longo do ano. Se você possui um negócio ou funcionário, as coisas são diferentes. Você precisa fazer esses pagamentos de impostos ao IRS e declarar por conta própria.

A maioria dos pequenos empresários deve pagar impostos estimados trimestralmente e não esperar até 15 de abril ou quando outros contribuintes registrarem suas devoluções. Essas parcelas trimestrais são para o valor que «estimamos» que devemos.

Quem deve fazer pagamentos de impostos estimados trimestrais?

As regras para pagamentos de impostos estimados variam com base no tipo de negócio.

Para proprietários únicos, parcerias, acionistas da empresa, LLCs de um membro que optam por ser tributados como um único suporte ou uma corporação S, ou LLCs de vários membros que optam por ser tributados como parceria ou uma corporação S: se você espera dever US $ 1.000 ou mais em impostos ao registrar sua declaração de imposto de renda, provavelmente precisará fazer pagamentos estimados de impostos ao governo federal (e, potencialmente, ao governo do estado também).

Este grupo inclui os contratados independentes e independentes, freelancers e pessoas com shows paralelos, porque nenhum imposto é retido automaticamente sobre sua renda. Pessoas com renda de aluguel ou investimento também podem precisar fazer pagamentos de impostos estimados trimestrais, pois isso também é um lucro tributável.

Há uma exceção a esta regra: se suas retenções e créditos tributários somarem o mínimo tanto quanto o imposto do seu ano anterior, você não precisará fazer um pagamento federal de imposto estimado.

E as empresas C e LLCs com vários membros?

Para empresas C e LLCs de vários membros que optam por ser tributados como uma corporação C: se você possui uma corporação, precisará fazer pagamentos estimados de impostos se espera seu pedido de imposto.

Lembre-se de que, para a maioria das pequenas empresas, geralmente é o proprietário, não a própria entidade comercial, que é obrigada a fazer pagamentos estimados de impostos. Isso ocorre porque a maioria das pequenas entidades comerciais, como LLCs, são conhecidas como «entidades de repasse» para fins fiscais e são tributados sob o imposto de renda individual.

Pequenas empresas normalmente não fazem pagamentos trimestrais estimados, porque a maioria das pequenas empresas é criada como entidades de fluxo ou repasse, o que significa que todos os impostos são pagos no nível pessoal», de acordo com Hanley . «Isso significa que a grande maioria de todos os pagamentos estimados seria paga pelos empresários, não pelas próprias empresas. ) são, de fato, necessários para pagar impostos estimados em nome da própria entidade comercial. Isso inclui corporações C, empresas que conduzem negócios na cidade de Nova York e empresas que fazem negócios em Washington, DC

Quem não precisa fazer pagamentos estimados de impostos?

Uma pequena empresa não precisa pagar um imposto estimado para o ano atual, se atender às três condições a seguir, diz o IRS:

  • Sua empresa teve sem responsabilidade tributária para o ano anterior;
  • Você foi um cidadão dos EUA ou residente durante todo o ano;
  • O ano fiscal anterior cobriu 12 meses.

Quais são os impostos que os trabalhadores independentes pagam?

Os impostos trimestrais normalmente se enquadram em duas categorias:

  • O imposto de trabalho por conta própria (Seguro Social e Medicare);
  • Imposto de renda sobre os lucros que seus negócios obtiveram junto com qualquer outra renda.

Para 2020, o imposto de trabalho por conta própria é igual a 15,3 %. Esses empresários pagam ganhos líquidos de até US $ 137.700 a 12,4 %. Para a parte do Seguro Social, você paga 2,9 % em todos os ganhos líquidos pela parte do Medicare).

Indivíduos com ganhos líquidos de US $ 200.000 ou casais com renda de US $ 250.000 estão sujeitos a um imposto adicional do Medicare de 0,9 %, diz Intuit.

Quando os pagamentos de impostos estimados são devidos?

Os pagamentos de impostos estimados são divididos em quatro períodos de pagamento ao longo do ano:

  • 15 de abril
  • 15 de junho
  • 15 de setembro
  • 15 de janeiro

Se sua empresa é uma corporação, seus impostos estimados serão devidos no décimo quinto dia da 4, 6, 9 e 12º mês após o final do ano fiscal da sua empresa.

Quando estiver no sistema, o IRS enviará vouchers estimados de pagamento no final de cada ano fiscal. No entanto, se você recebe esses vouchers de pagamento ou não, é sua responsabilidade fazer pagamentos pelos impostos federais e estaduais.

Além disso, observe que o pagamento trimestral de 15 de janeiro é devido, não no próprio ano fiscal, mas no início do ano seguinte (mas antes do vencimento da sua declaração fiscal). Observe também que, se a data cair em um fim de semana ou feriado, ela poderá ser estendida para o próximo dia útil.

Porque essas datas não se alinham com os trimestres regulares-março, junho, setembro, dezembro-você precisará marcá-los no seu calendário e planejar de acordo. Além disso, lembre-se de que você não precisará efetuar o pagamento de 15 de janeiro, desde que registre sua declaração de imposto de 2019 e pague o que deve até o final do mês.

Dica: se você estiver em um estado em que é obrigado a fazer pagamentos estimados em imposto de renda estadual, pague seu imposto estimado estadual até 31 de dezembro. Dessa forma, você pode reivindicar uma dedução para o pagamento de impostos no ano fiscal atual.

Como faço para arquivar impostos estimados?

O IRS e a maioria dos estados permitem pagamentos eletrônicos de impostos estimados, além do registro de papel.

Se você pode arquivar eletronicamente, diz Hanley, é uma boa opção porque você tem uma prova de pagamento melhor. «A confirmação de pagamento on-line é sempre mais concreta do que qualquer prova de correspondência ou prova de entrega que os Correios possam fornecer.-Member LLC, Parceria ou acionista da S Corp), você deve concluir o Formulário 1040-ES (PDF), imposto estimado para indivíduos.

Este formulário é uma planilha semelhante ao Formulário 1040 que o leva ao cálculo para ajudá-lo a determinar sua receita e pagamentos tributáveis ​​contêm vouchers em branco para enviar seus pagamentos de impostos estimados. (Você precisará da declaração de imposto anual do seu ano anterior para preencher o Formulário 1040-ES.)

O sistema eletrônico de pagamento de impostos federais

Você também pode fazer pagamentos usando o Sistema eletrônico de pagamento de impostos federais (EFTPs). Para o seu pagamento estadual, você deve pesquisar on-line o formulário apropriado, concluí-lo e enviá-lo com seu pagamento.

As empresas devem enviar seus pagamentos usando EFTPs ou podem providenciar uma profissional fiscal, instituição financeira, serviço de folha de pagamento ou outros terceiros confiáveis ​​para fazer depósitos em seu nome.

Considere isso no seu primeiro ano sendo autônomo. O IRS diz que você precisará estimar a quantidade de renda que espera ganhar no ano. Você estimou seus ganhos muito altos? Preencha outra planilha do formulário 1040-ES para refigurar seu imposto estimado para o próximo trimestre. Se você estimou seus ganhos muito baixos, preencha novamente outra planilha do formulário 1040-ES para recalcular seus impostos estimados para o próximo trimestre.

Dica: Na maioria dos casos, o arquivamento eletrônico também oferece a capacidade de agendar pagamentos futuros. Evite a necessidade de lembrar ou definir lembretes de calendário ao longo do ano, programando todos os quatro pagamentos estimados de uma só vez, eletronicamente.

Que tal fazer pagamentos de impostos estimados ao estado?

Se o seu estado tiver um imposto de renda, provavelmente, você deve pagar pagamentos de impostos estimados em relação ao seu imposto de renda estadual.

Nove estados não têm um imposto de renda pessoal sobre a renda salarial. Os estados que não possuem imposto de renda pessoal incluem Alasca, Flórida, Nevada, Dakota do Sul, Texas, Washington e Wyoming. New Hampshire e Tennessee não tributam a renda dos salários, mas fazem juros tributários e receita de dividendos. No entanto, não se esqueça de verificar se há outros requisitos de registro de impostos comerciais.

Dica de imposto: Vá aqui para encontrar uma lista de escritórios de impostos estaduais que você pode entrar em contato para descobrir se o seu estado é aquele em que são necessários pagamentos estimados de imposto de renda. Você também pode encontrar outras informações e formulários apropriados ou links de arquivamento eletrônico para cada estado.

Quanto você deve pagar?

Como mencionado anteriormente, o IRS recomenda o uso do Formulário 1040-ES para calcular seus pagamentos de impostos estimados individuais. As empresas devem usar a planilha no Formulário 1120-W (PDF) para calcular pagamentos de impostos estimados.

Como alternativa, se você espera que os ganhos do ano atual sejam relativamente semelhantes ao ano passado, você pode usar a declaração de imposto de renda do ano anterior para calcular seus pagamentos estimados. Ou, se você tiver renda flutuante, poderá optar por calcular seus impostos estimados com base no valor real que fez esse trimestre.

Você não precisa mostrar ao IRS como chegou à sua quantia estimada. No entanto, é do seu interesse alcançar um número mais preciso possível. Pagar muito pouco pode resultar em uma surpresa infeliz na hora de registrar seus impostos anuais, além de possíveis multas por pagamento insuficiente. Por outro lado, pagando muito, você essencialmente retirou dinheiro do seu negócio e poderia ter investido esse dinheiro por um retorno mais alto.

Olhando para o cenário geral

Como os indivíduos fazem pagamentos estimados, você deve olhar para o quadro geral, não apenas o seu passivo comercial. Por exemplo, você não deve ter impostos estimados se o seu cônjuge estiver empregado. Você também pode achar que ele ou ela tem impostos suficientes.

O mesmo acontece se você também estiver empregado e tiver impostos suficientes retidos do seu próprio salário. Solicite que seu empregador ou o empregador do seu cônjuge retenha mais, para reter o suficiente para evitar a necessidade de registrar pagamentos estimados. Basta preencher um novo formulário W4 (PDF) para o empregador. Além disso, se você tiver um reembolso devido do ano fiscal anterior, poderá optar por aplicá-lo no próximo ano.

Se você não tiver certeza sobre suas obrigações fiscais estimadas, é aconselhável consultar um especialista em impostos que possa aconselhá-lo sobre o melhor método de cálculo para o seu negócio e como rastrear e registrar com precisão seus ganhos e deduções . Lembre-se de que quanto mais tempo você investe em seus pagamentos de impostos estimados, mais fácil será a sua vida na hora dos impostos.

Dica: use um CPA para ajudá-lo a preparar seus impostos. Peça ao CPA um cronograma estimado de pagamento de impostos com valores a cada ano. Faça isso no próximo ano fiscal, no momento em que você registra seus impostos para o ano anterior. Em seguida, siga esse cronograma de pagamento exatamente, a menos que sua renda ou deduções mude significativamente.

Eu tenho que pagar trimestralmente ou posso fazer parcelas mensais?

É habitual pagar pagamentos estimados em impostos em quatro parcelas iguais, mas o IRS não o restringe a fazer pagamentos trimestralmente; Você pode optar por pagar com mais frequência, se preferir.

Algumas pessoas escolhem incrementos mensais porque é menos extenuante no bolso. Digamos que sua empresa se sai bem e você deve US $ 6.000 para o ano. É provável que seja mais fácil pagar US $ 500 por mês do que US $ 1.500 quatro vezes por ano.

O que acontece se eu não conseguir fazer pagamentos estimados de impostos?

O IRS cobra uma penalidade se você não pagar o suficiente em impostos estimados ao longo do ano. Eles também cobram uma penalidade por pagamentos tardios ou insuficientes. Nem importa se você é devido um reembolso ao registrar sua declaração de imposto.

A penalidade de imposto estimada valores essencialmente para uma taxa de juros. Você paga por não pagar impostos ao longo do ano. A taxa de juros para pagamentos insuficientes por contribuintes individuais anúncios de até 6 % no ano fiscal de 2019. O IRS define essa taxa a cada trimestre.

Você evita a penalidade se pagar pelo menos 90 % do imposto pelo ano atual. Ou pagar 100 % do imposto que você devia pelo ano anterior, o que for menor.

De acordo com o Nerdwallet, o IRS pode dar uma pausa nos penalidades se você se enquadrar em uma das duas categorias:

  • Você foi vítima de uma vítima , desastre ou outra circunstância incomum;
  • Você tem pelo menos 62 anos, se aposentou ou ficou incapacitado este ano ou no ano passado, e seu pagamento insuficiente foi devido a «causa razoável» em vez de «negligência voluntária.

Você está» qualificado «como fazendeiro ou pescador? Em seguida, pague menos em impostos. O IRS considera que você se qualifica se você ganhar mais de dois terços da sua receita bruta tributável da agricultura ou pesca comercial.

A linha inferior: fique fora da água quente, conhecendo suas responsabilidades por pagamentos estimados de impostos no nível estadual e federal e efetuar pagamentos em tempo hábil. Tão importante quanto conhecer as regras e os requisitos, organize-se para que você não esqueça inadvertidamente e escorregue acidentalmente.

Dica: como qualquer regra tributária, as multas têm várias exceções. Consulte Instruções do IRS no Formulário 1040-es para obter mais. A publicação 505 (retenção de imposto e imposto estimado) também possui mais informações.

Mitos e erros a serem evitados

Pense sobre isso ao calcular seu passivo tributário trimestral ou de final do ano. Sempre considere o quadro financeiro da sua empresa.

Como Hanley explica: «Muitos empresários de pequenas empresas são pegos no mito de que ‘Qualquer que seja o saldo da minha conta bancária comercial em 31 de dezembro é o que terei que pagar impostos.’

Sim, o saldo da conta bancária de 31 de dezembro permanece um número instrumental ao realizar um rápido cálculo do fluxo de caixa. Mas tende a ser muito enganador. Não determina a lucratividade de um negócio.

Pense em itens como pagar dívidas, emprestar dinheiro, transportar saldos com cartão de crédito e pagar despesas pessoais. Considere também reembolsar empréstimos para os acionistas, distribuir lucros aos proprietários e muito mais. Tudo isso afeta quanto dinheiro tem no banco no final do ano. Mas eles não afetam o lucro da sua empresa.

Dica: Ao calcular os valores estimados trimestrais, sempre calcule com base no lucro. Isso significa receita menos despesas.

Deseja saber mais sobre como fazer pagamentos de impostos estimados? Veja a página da Web do IRS em impostos estimados para pequenas empresas.

Nota: Considere as informações fornecidas neste artigo apenas para fins gerais de fundo. Não pense nisso como conselhos fiscais. Sempre verifique os materiais do IRS disponíveis. E entre em contato com seu consultor tributário para garantir que você seja informado corretamente.

Video:Pagamenti fiscali stimati: risposte per i proprietari di piccole imprese e un lavoratore autonomo

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