Quais recursos de sistemas telefônicos de negócios você precisa?

Se você está trabalhando em um escritório em casa ou trabalhando no local, precisa de um sistema telefônico que se encaixe.

Um sistema telefônico que se encaixa é aquele que possui os recursos que você precisa agora. O sistema telefônico também deve ter recursos que você pode precisar no futuro.

Por que os recursos do sistema telefônico são tão importantes

Muitos recursos do sistema telefônico são comuns. Até o telefone residencial mais básico possui recursos como identificação de chamadas, secretária eletrônica e controle de volume.

Recursos melhores ajudam você a aumentar seu jogo e a ser mais profissional. Por exemplo, se você está trabalhando em casa e usando o telefone doméstico comum-você realmente deseja colocar o telefone em um balcão ou prefere colocar um cliente em espera?

Vamos investigar os recursos. Os telefones carregados com recursos não são muito mais caros que o telefone básico da mesa. Melhor obter todos os recursos que você pode do que desejar-e ter que comprar outro sistema telefônico.

40 melhores recursos telefônicos Lista de recursos

Aqui está uma lista do que achamos que são os recursos do sistema telefônico 40. Existem dezenas de mais recursos disponíveis. Escolhemos os que mais nos aplicamos a proprietários de pequenas empresas.

1. Sistema ACD

ACD significa distribuidor de chamadas automáticas, o que significa que o telefone fornece aos chamadores um menu de voz de opções, como pressionar um para a equipe de vendas , ou pressione dois para a equipe de marketing.

2. Inteligência artificial

Pense nisso como uma mensagem no seu laptop, que um programa está acelerando automaticamente um aplicativo. Isso funciona da mesma maneira com um telefone. Na tecnologia interna do telefone está a capacidade de acelerar um processo.

3. Paging de áudio

Uma pessoa pode criar um anúncio e fazer uma página audível. Como «John, você é procurado na linha 1.» A Paging de áudio inclui a capacidade de uma pessoa criar um anúncio, armazenar e revisar antes de fazer a página.

4. Atetante automático

Automotor-atante é um sistema de menu de voz que funciona como uma recepcionista, mas é uma recepcionista digital. Uma voz pré-gravada direciona os chamadores para um sistema de menu de voz.

5. Diretoria de telefone automatizada

Enquanto o atendente automático leva os chamadores para um menu, uma diretora telefônica automatizada leva um passo adiante. Em vez de direcionar os chamadores a escolher de um departamento, como vendas ou suporte técnico, o chamador pode escolher uma pessoa. Os nomes são armazenados no diretório. Verifique de perto-o tamanho (número de pessoas) no diretório pode variar.

6. ID do chamador

O número de telefone e o nome conectados a esse número, para chamadas recebidas.

7. Fila de telefone

Quando as chamadas entram na empresa, os chamadores recebem uma mensagem pré-gravada e são colocados em uma fila ou linha. O chamador será informado de sua posição e ouvirá música enquanto espera. Por exemplo, «Obrigado por ligar para a nossa empresa. Sua chamada é atualmente a terceira na fila. Microsoft Windows 10. Esse recurso em um telefone Android possibilita que alguém mova arquivos-clique e arraste-do telefone para o computador e vice-versa.

9. Clique para ligar

Esse recurso pode fazer parte dos sistemas de protocolo de voz sobre Internet (VoIP). Em vez de discar fisicamente, a Internet pode ser usada para estabelecer uma conexão entre dois chamadores.

10. Configuração da chamada de conferência

Este é um recurso obrigatório para os trabalhadores que precisam se comunicar em equipe, mas nem sempre podem se encontrar cara a cara Rosto. Ser capaz de participar profissionalmente de uma teleconferência é sempre importante, mas ainda mais importante se você estiver trabalhando em um escritório em casa quando precisar fazer parte de uma equipe.

11. Dial-by-name Directory

Os chamadores podem ouvir um diretório e deixar uma mensagem para uma pessoa específica. Às vezes, um sistema telefônico possui um complemento vital para esse recurso-a mensagem vai para um funcionário específico e também para uma caixa de correio geral. É uma ótima maneira de cobrir todas as bases se um funcionário estiver doente ou de férias.

12. anel distinto

Às vezes, um sistema telefônico de escritório suporta várias linhas de entrada. As linhas podem ser diferenciadas por anéis, como um anel, dois anéis rápidos e anel triplo. Isso pode ser um ótimo recurso para um escritório em casa. Chamadas relacionadas ao trabalho, como de fornecedores, podem entrar em uma linha, clientes em uma segunda linha, amigos e familiares em uma terceira linha.

13. Não perturbe

Quando esse recurso for ativado, significa que todas as chamadas serão diretamente para o correio de voz.

14. Excelente análise em tempo real

Este é um complemento para um sistema telefônico de escritório que possui várias linhas e números de telefone. O «Analytics» vem quando o proprietário da empresa verifica quantas chamadas chegaram em cada linha. Cada linha possui um número de telefone separado. É uma ótima ferramenta de marketing e eis como funciona. Uma empresa coloca anúncios em vários lugares, talvez mídias sociais, um outdoor e um anúncio de revista, cada um dando um número de telefone diferente. A empresa pode ver qual tipo de publicidade gera mais resposta.

15. Habilidades de envio de fax

Naqueles velhos tempos, muitos de nós estávamos acostumados aos tons estridentes de uma máquina de fax fazendo seu trabalho. As pessoas ainda enviam e recebem faxes, mas a tecnologia é muito diferente. Usando um aplicativo móvel de terceiros, você pode enviar um fax de um telefone celular. Você também pode enviar um fax usando sistemas VoIP. E, é claro, um sistema telefônico comercial pode incluir uma configuração de fax típica.

16. encaminhamento de chamadas

Na maioria dos telefones, você pode encaminhar manualmente uma chamada recebida. A técnica varia um pouco-você pressionaria o número 72 ou 72 #, ouça um tom de discagem e pressione o número de telefone para onde a chamada deve ir.

É apenas mais simples e rápido ter o encaminhamento de chamadas como uma seleção pronta. Você pode encaminhar chamadas para outros funcionários ou configurar o telefone para encaminhar todas as chamadas para um telefone celular.

17. Monitoramento de fraude

As chamadas roteadas pela Internet podem ser monitoradas usando o software de detecção de fraude e/ou software de gerenciamento de riscos. Essa capacidade é importante para as empresas.

18. Chamadas telefônicas em grupo

Uma teleconferência é um número de usuários individuais, todos conectados na mesma chamada. Um telefonema em grupo-exatamente como parece-conecta grupos de pessoas ou funcionários. É uma teleconferência que envolve grupos em vez de usuários individuais. É necessário conectar grupos de pessoas que estão trabalhando em equipe.

19. A ativação do fone de ouvido

Você realmente precisa usar um fone de ouvido. Um fone de ouvido para uma chamada faz mais do que apenas liberar as mãos para escrever ou trabalhar enquanto você ouve e responde. Um fone de ouvido-usado com um sistema telefônico, PC ou laptop-ajuda a bloquear o ruído de fundo.

20. Mensagens instantâneas

Mensagens instantâneas é o envio imediato de texto, telefone para telefone ou na Internet. Você também pode usar sistemas VoIP.

21. Música em espera

Se você não acha que precisa disso, confira esta estatística. Mais da metade dos clientes que são suspensos sem música, espere a ligação. Os clientes não gostam de ser suspensos. Ainda mais, os clientes não gostam de ficar em espera sem música.

22. Reconhecimento de voz interativo

IVR é um recurso que permite que um chamador seja reconhecido por voz. A voz da pessoa está pré-gravada. Quando a pessoa liga, o sistema telefônico responde automaticamente à voz do chamador. Os sistemas IVR também podem ser configurados para responder ao código específico de um chamador, que o chamador digita no teclado quando solicitado. A IVR é importante para as empresas que lidam com informações financeiras e médicas privadas.

23. CHAMADA INTERNACIONAL

Existem todos os tipos de maneiras de economizar dinheiro ao fazer uma chamada internacional. Por exemplo, desde que dois locais ou parceiros de negócios sejam licenciados para usar a Microsoft-como um nos EUA e um no exterior-, os usuários licenciados podem se ligar usando um programa especial. Alguns sistemas VoIP também têm uma taxa plana e baixa para chamadas internacionais.

24. Sites vinculados

Os telefones Android (Galaxy) podem ser vinculados ao Windows 10. Depois que os dois estiverem vinculados, os usuários podem transferir arquivos e responder às mensagens e chamadas.

25. Microfone silencioso

Alguns modelos de telefone têm um botão de mudo, mas esse recurso é mais comum nos fones de ouvido. O mudo é um simples on/desativado.

O recurso tem algumas vantagens: por exemplo, você está ouvindo, mas não quer que a outra pessoa ouça o que está fazendo, como barulhos do seu escritório em casa ou local de trabalho.

26. Suporte de vários dispositivos-link para telefones celulares

Isso é frequentemente chamado de gêmea, o que faz sentido. A geminação é uma forma de tecelagem, e é isso que você está fazendo. Você está emparelhando um telefone celular e um telefone de mesa.

Por que você faria isso? Bem, a gêmea permite que os usuários façam e recebam chamadas em dois dispositivos separados. Ele também oferece aos usuários a capacidade de compartilhar informações do telefone da mesa-como um diretório da empresa-para o celular.

27. Diretório corporativo no telefone

Uma recepcionista digital pode direcionar os chamadores para um diretório corporativo ou da empresa. Com alguns sistemas telefônicos do escritório, cada telefone no sistema pode acessar esse diretório.

Esse recurso realmente cria eficiência. Por exemplo, digamos que a pessoa que lida com o departamento de serviço de uma concessionária de automóveis está em uma ligação com um cliente que diz que está comprando um carro novo. O cliente quer conversar com alguém em vendas. O gerente de serviço sabe que dois vendedores estão no lote, mas um terceiro vendedor está disponível. Ao acessar o diretório da empresa, ele transfere suavemente a chamada e a liderança do cliente não se perde. Esse é o tipo de conhecimento que os trabalhadores precisam ser mais eficientes.

28. CHAMADA DE CHAMADA

Esse recurso permite que os usuários redirecionem uma chamada para outro local, como outro funcionário. Também pode ser usado para redirecionar chamadas de um telefone do escritório para uma célula. Um funcionário pode configurar o telefone para funcionar dessa maneira, enquanto sai do local de trabalho.

29. gravação de chamadas

Certo, sabemos, não é legal registrar chamadas quando a pessoa não sabe que você está gravando. Mas ser capaz de gravar uma chamada-quando iniciado por uma pessoa e acordado por outra-pode ser um recurso importante. Pode ser usado por um advogado ou um repórter, por exemplo.

30. Redial

Sim, você pode verificar o ID do chamador para obter o número de todas as chamadas. O recurso de redução permite discar automaticamente a chamada mais recente. Com alguns telefones, o recurso de redial permite que os usuários disquem até 3 chamadores mais recentes.

31. Uso do telefone remoto

Este é o nome do aplicativo Android Phone que permite que o telefone Android se conecte ao PC ou laptop do Windows 10.

32. roteamento de chamadas recebidas para qualquer dispositivo

Com esse recurso, você pode configurar o telefone para rotear chamadas de entrada para diferentes números de telefone. O controle de chamadas após o horário comercial é um recurso importante para muitas empresas.

Por exemplo, digamos que você execute um serviço de técnico de aquecimento/AC. A primeira chamada de «problemas» após o horário comercial é para o seu primeiro número escolhido, a próxima chamada de problema vai para o segundo número escolhido e assim por diante.

33. Triagem de chamadas

O identificador de chamadas pode ser usado para exibir chamadas. As chamadas também podem ser rastreadas através de um sistema telefônico VoIP. As chamadas podem ser rastreadas através de uma plataforma de serviço. Por exemplo, a triagem e o bloqueio de chamadas Nextiva são um recurso padrão de sua plataforma de serviço de telefone comercial e sistema de comunicação United.

34. Compartilhamento de tela

Este é um recurso muito necessário. Com o compartilhamento de tela, uma tela de computador que uma pessoa está visualizando pode ser compartilhada com outra ou com um grupo. Equipes de funcionários podem analisar as informações, o que os ajuda a trabalhar juntos.

É um recurso importante para uma empresa que lida com gráficos ou colunas de números, como uma empresa de investimentos. Nesse tipo de negócio, o compartilhamento de tela é uma ferramenta de atendimento ao cliente.

35. Ringer secundário

Com esse recurso, uma chamada de entrada também toca em um dispositivo secundário. Por exemplo, uma chamada de entrada também tocará onde um funcionário está conectado usando um laptop e fone de ouvido. É um recurso importante para ter, para que nenhuma chamada seja perdida quando um funcionário não está presente para atender o telefone do escritório principal.

36. Recursos de discagem de velocidade

Os telefones são vários recursos para armazenar números para o mostrador de velocidade. Com alguns telefones, você só pode configurar números de discagem de 3 velocidades, com outros, até 9. Você pode configurar números de 9 «Speed ​​Dial».

37. videoconferência

Esse recurso permite a conferência usando vídeo e áudio. Existem dois ou mais usuários, em dois ou mais locais.

38. Voicemail

O correio de voz pode ser gravado como parte do telefone ou como um equipamento separado. Os correios de voz também podem ser recebidos nos sistemas VoIP e ouvidos clicando em um arquivo de áudio.

39. Recurso de correio de voz para e-mail

Com alguns sistemas VoIP, você recebe uma notificação por email de que recebeu uma mensagem. Em seguida, você clica no arquivo de áudio e ouve a mensagem.

Um recurso mais recente transcreve o correio de voz para palavras escritas. O recurso funciona de maneira semelhante a como ele funciona em telefones celulares. Com as mensagens de texto para celular, os usuários podem optar por falar no microfone do telefone celular e ter suas palavras transcritas para uma mensagem de texto.

O correio de voz para palavras escritas funciona da mesma maneira. Mas, em vez de voz do telefone celular para texto, é transcrição de correio de voz para e-mail a palavra escrita. O correio de voz para o email é um bom recurso para quem precisa fazer o multitarefa-lidando com um telefonema enquanto veja o que um chamador separado deixou como mensagem.

40. Chamadas telefônicas de VoIP

Vo IP significa Voice Over Internet Protocol. Em vez de usar uma linha telefônica, a chamada é feita usando IP. O VoP funciona melhor com acesso à Internet de alta velocidade e banda larga, se você deseja todos os recursos disponíveis. Mas se você não tiver Internet de alta velocidade, se puder enviar um email, poderá usar o VoIP.

Melhores opções de sistema telefônico comercial para uma pequena empresa

Se você é um único proprietário ou proprietário de uma empresa com um pequeno número de funcionários, sua organização pode não precisar Todos os recursos de um sistema de comunicação. Mas se você espera crescer, pode escolher os recursos disponíveis proativamente para obter os sistemas telefônicos com melhor classificação para pequenas empresas.

Durante a pandemia, proprietários de pequenas empresas adaptadas. Eles usaram a tecnologia porque não podiam se encontrar cara a cara. Mesmo se você é um único proprietário ou gerente de um pequeno grupo de funcionários, pode estar interagindo com empresas maiores.

Você pode apostar que as empresas maiores estão usando videoconferência para comunicações. Ter esse recurso pode ser o sistema telefônico mais importante do escritório hoje.

Tipos de sistemas telefônicos de escritório a serem considerados

No passado, todo mundo usava o que é chamado PSTN, ou rede telefônica comutada pública. Em outras palavras, o PSTN é um telefone fixo para as comunicações.

Você precisa de Internet de alta velocidade para usar comunicações VoIP. Se você tentou VoIP no passado, pode ter sido desligado por baixa qualidade de som. Isso mudou. As chamadas de VoIP através de um computador de mesa ou laptop são tão claras quanto um telefone fixo. Os sistemas de telefone em nuvem

São muito fáceis de usar em aplicativos de negócios. As opções para acessar o sistema de telefones em nuvem são variadas, e essa é uma das razões pelas quais é um meio popular para as comunicações para as empresas.

Você deve chutar seu telefone fixo para o meio-fio? E se sua empresa estiver usando o mesmo número de telefone há anos? Você pode portar esse número para um serviço VoIP.

Outras opções de sistema telefônico do escritório

Aqui estão alguns recursos que podem se encaixar em certas empresas:

Roteamento baseado no tempo

Rota chamadas para vários locais com base em fusos horários.

Mensagens unificadas

Vários tipos de mensagens vão para uma caixa de entrada.

Baby Monitor

Alguns telefones podem ser conectados a um monitor de bebê, uma opção especialmente agradável para os funcionários que trabalham em casa.

Como funcionam os sistemas telefônicos de negócios? Os sistemas telefônicos

Funcionam de duas maneiras principais, sobre linhas telefônicas tradicionais ou pela Internet. Com a Internet, os sistemas telefônicos podem ser baseados em nuvem ou VoIP.

Qual é a utilidade de um telefone em um escritório?

Uma empresa ainda pode precisar de um telefone real no escritório, mesmo que uma empresa não use o telefone da maneira tradicional.

Por exemplo, as chamadas são recebidas pelo telefone comercial e roteadas com um atendente digital. Ou o telefone comercial pode ser configurado para rotear chamadas para outro telefone ou telefone celular.

Um telefone comercial real no escritório ainda é importante. Ele pode atuar como o hub que dispersa chamadas recebidas para o local adequado.

Quais são os diferentes tipos de sistemas telefônicos de negócios?

Os principais tipos de sistemas telefônicos de negócios são PSTN (telefone fixo), VoIP e baseado em nuvem.

Um sistema telefônico baseado em nuvem envia voz e informações pela Internet. Os usuários podem acessar as informações que estão na nuvem. As informações podem ser acessadas através de uma variedade de dispositivos, como telefones celulares.

O que é um sistema telefônico baseado em nuvem?

Um sistema telefônico baseado em nuvem transmite voz e dados pela Internet, e essas informações são armazenadas em uma nuvem. Os usuários podem acessar informações em nuvem usando uma variedade de dispositivos, desde que os dispositivos tenham uma conexão com a Internet.

Usando a nuvem cria conveniência para todos os usuários. Não importa que tipo de dispositivo o usuário possui-telefone celular, tablet, laptop-desde que haja uma conexão com a Internet, o usuário pode acessar as informações.

O que são sistemas de telefone VoIP?

Há um número crescente de provedores de sistemas telefônicos usando o sistema VoIP para comunicações. As comunicações pela Internet usando VoIP geralmente são mais baratas que os sistemas de comunicação tradicionais.

Aqui estão alguns provedores de VoIP:

  • RingCentral
  • Gotoconnect
  • 8 x 8
  • Verizon Digital Voice
  • Magic Jack for Business

Video:Di quali funzioni di sistemi telefonici aziendali hai bisogno?

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