A prática comum
Em muitas empresas permite que proprietários e funcionários conduzam carros, caminhões ou vans da empresa por motivos pessoais. Você notará isso particularmente com pequenas empresas.
Isso pode incluir o deslocamento. Como resultado, as empresas precisam tratar isso como uso pessoal. Ou proprietários e funcionários podem ter acesso a um veículo da empresa após o trabalho por qualquer motivo.
Portanto, o valor do uso pessoal se torna um benefício de margem tributável. Um empregador deve determinar o valor desse benefício. Porque eles devem relatar esse benefício no formulário W-2 de um funcionário. Você deve seguir várias regras que podem ser usadas para fazer essa determinação.
Uso pessoal das opções de avaliação de veículos da empresa
Revise as políticas e práticas da sua empresa. E depois decida qual deles funciona melhor para sua situação.
Regra de avaliação geral
Um empregador pode decidir o valor do uso pessoal de um veículo da empresa. Faça isso imaginando o quanto um funcionário teria que pagar um terceiro para alugar o mesmo veículo ou similar. Essa determinação deve levar em consideração os termos comparáveis e a localização geográfica. Você pode encontrar essa regra de avaliação difícil de usar, porque é muito específica.
Regra de centavos-per milha
Por outro lado, você pode achar isso a regra de avaliação mais fácil para os empregadores usarem. Simplesmente multiplique o número de milhas conduzidas para uso pessoal pela taxa anual de milhagem padrão do IRS-SET (58 ¢ por milha em 2019).
Mas use apenas esta regra se você atender a certas condições:
- Você espera razoavelmente o uso do veículo regularmente nos negócios ao longo do ano (isso significa mais de 50% do total de quilometragem anual do veículo).
- O veículo encontra um teste de milhagem. Isso significa que é conduzido pelo menos 10.000 milhas por ano.
- O valor do veículo não excede um valor definido que pode ser ajustado anualmente. Você calcula isso a partir do momento em que o veículo é disponibilizado pela primeira vez ao funcionário. (Em 2019, por exemplo, esse valor definido seria igual a US $ 50.400).
- O empregador atende aos requisitos de consistência. Isso significa que você geralmente deve começar a usar a regra de centavos por milha no primeiro dia em que disponibiliza o veículo ao funcionário. Isso vale para todos os anos posteriores também. (E aplica-se a um veículo de substituição fornecido ao funcionário).
Regra de deslocamento
Use este truque simples para descobrir o deslocamento. Basta multiplicar o número de viagens unidirecionais para as quais o veículo é usado pelo funcionário por US $ 1,50. Mas use apenas esta regra se:
- Você precisa que o funcionário comute no veículo.
- Sua empresa possui uma política por escrito de que o veículo não pode ser usado para outros fins pessoais.
- Você não designará o funcionário como um “funcionário de controle”, como um proprietário ou um funcionário que é altamente pago.
Regra do valor do arrendamento
O IRS mantém uma tabela de valores anuais de arrendamento (consulte a Tabela 3-1). Use-os para determinar o benefício tributável do uso pessoal de um veículo da empresa. Essencialmente, use o valor anual do arrendamento com base no valor justo de mercado do veículo. Comece na data em que foi disponibilizado pela primeira vez ao funcionário. Em seguida, reduza-o por direção de negócios que são substanciados pelo empregador. (Use um registro de quilometragem, a hora e o local da viagem e o objetivo comercial da viagem.) Trate qualquer uso que não seja substanciado como uso pessoal.
Pensamentos finais
Trate o benefício marginal tributável do uso pessoal de um veículo comercial pago em um período de pagamento, mensalmente, trimestral ou pelo menos anualmente. E então eles ficam sujeitos a retenção e impostos sobre FICA/FUTA. Você pode encontrar detalhes para retenção e impostos sobre a folha de pagamento para esse benefício de funcionários na publicação do IRS 15B. Aguarde antes de adotar um método de computação específico para fixar o valor do uso pessoal de um veículo da empresa. Primeira conversa com seu CPA ou outro consultor tributário. Certifique-se de ajustar suas práticas de folha de pagamento. Certifique-se de atender às responsabilidades do empregador por reter e os impostos sobre a folha de pagamento.