Quer uma correção fácil para fraude de reembolso de despesas? Leia isso

A fraude de reembolso de despesas

Pode ser muito cara para pequenas empresas. Um estudo recente da Chrome River Technologies relata que há potencial para custar às empresas americanas de até US $ 1,9 bilhão todos os anos no total.

Isso é de aproximadamente US $ 35.000 por empresa. As tendências de pequenas empresas conversaram com Anne Becknell, vice-presidente sênior de sucesso do cliente da Chrome River Technologies sobre o que as pequenas empresas precisam saber.

Como o nome sugere, a fraude de reembolso de despesas é um crime que ocorre quando um funcionário envia uma reivindicação para ser pago pelas falsas despesas comerciais.

Como evitar a fraude de reembolso de despesas

Use a tecnologia atualizada

Gerenciando e auditando relatórios de despesas precisam usar a tecnologia moderna para ser eficaz. O uso de relatórios de despesas manuais foi o problema número um da pesquisa.

É incrível quantas empresas pequenas e médias ainda estão usando o método da luz de velas e giz de cera», diz Becknell. «Eles ainda estão fazendo isso por papel ou com planilhas do Excel e enviando um e-mail para a empresa. A tecnologia que incorpora ferramentas como a análise automatizada ajuda você a identificar os pontos de acesso, como o mesmo recibo que foi enviado várias vezes.

Becknell diz que a automação reduz a fraude de reembolso de despesas ao meio.

Entenda os homens trapacearem mais

A fraude de reembolso de despesas não é uma área em que há igualdade entre os sexos. De fato, o relatório afirma que os homens tinham duas vezes mais chances de cometer o crime do que suas colegas. Além disso, eles tiveram mais de quatro vezes mais chances de adicionar pelo menos US $ 1000 às suas despesas.

Conheça os funcionários mais jovens cometem mais desses crimes

De fato, quase 83% da fraude de reembolso de despesas foi cometida por funcionários entre 25 e 44.

Implementar uma política escrita formal

Não é apenas uma política por escrito importante, como as pequenas empresas devem ter um procedimento a ser analisado para que os funcionários da administração processassem o que precisam saber. Becknell sugere que os funcionários assinem o documento os ajuda a assumir a propriedade da política.

Quando você assina algo, há um apego emocional», diz ela.

Incorpore regras de alto nível

A política não precisa ser excessivamente detalhada, mas precisa definir os limites para gastos com despesas. Por exemplo, embora não precise definir a quantia exata que você pode gastar em um passeio de táxi, deve dizer a seus funcionários se a aula de negócios ou treinador é aceitável.

A simplicidade deve ser um dos benchmarks que você usa aqui.

Não complique o processo

Os contadores geralmente veem a oportunidade de perfurar profundamente as despesas de uma empresa quando automatizam o processo. O resultado é um relatório de despesa complicado e tende a ser o lixo sem ser examinado adequadamente.

Portanto, é importante dar uma olhada em quantas vezes e por que os relatórios de despesas passam de pessoa para pessoa. As pequenas empresas devem estar procurando otimizar essa parte do processo.

Preste atenção às despesas pessoais

Uma das maiores reivindicações de fraude de despesas é substituir as despesas pessoais pelos negócios. Uma das ofertas aqui são as reivindicações de refeições de fim de semana quando o funcionário não está programado para viajar.

Cuidado com as despesas extravagantes

Em um terço dos que admitiram trapacear na tecnologia do rio Chrome relatou adicionar valores de US $ 100 a US $ 499. Os valores que parecem alterados são bandeiras vermelhas que você deve estar procurando. Por exemplo, um recibo que parece usar dois tipos diferentes de tinta geralmente é uma oferta morta.

Aprovar os aprovadores

Você deseja aprovar esses recibos significativos e treinar os aprovadores», diz Becknell. Ela acrescenta que é importante que eles entendam o que procurar e que são responsabilizados por capturar quaisquer reivindicações fraudulentas.

Use os cartões de crédito da empresa como etapa proativa

Onde quer que seja possível, o uso de cartões de crédito da empresa desencoraja reivindicações fraudulentas. Essa é uma excelente maneira de bloquear informações importantes, como a data e o valor de qualquer transação.

Foto via Shutterstock

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