Sinal do Zoho: solicite digitalmente assinaturas ou documentos de assinatura

O dramático influxo de trabalho remoto em 2020 provocou toneladas de novas ferramentas de colaboração. Mas, às vezes, as funções mais simples, como assinar documentos, são aquelas que podem parecer mais difíceis para as empresas superarem. Essa é exatamente a função que o Zoho Sign tem como objetivo ajudar.

A ferramenta realmente foi lançada anos antes da pandemia. Mas o ano passado trouxe toneladas de novos usuários-e, portanto, alguns novos recursos para atendê-los com mais eficiência.

Além de simplesmente assinar documentos, o Zoho Sign visa fornecer uma plataforma segura que ajude as equipes a automatizar determinadas funções. E por meio de seus muitos recursos e integrações, pode ser um dos principais temporários para equipes remotas e tradicionais.

Zoho Sign

Zoho Sign Originalmente lançado em julho de 2017 para facilitar a assinatura e a automação de documentos digitais. Está disponível na Web, aplicativos móveis e como um aplicativo de desktop para dispositivos Mac. E, como em muitas plataformas ZOHO, ele se integra automaticamente a uma variedade de outras ferramentas no ecossistema Zoho One.

A ferramenta funciona em várias direções. Você pode assinar digitalmente os documentos e o email assinado cópias para funcionários ou clientes. Ou você pode enviar documentos a outras pessoas para solicitar assinaturas ou até mesmo obter documentos assinados no local.

Vários planos estão disponíveis, variando de grátis a US $ 20 por mês para um plano corporativo. Para equipes que precisam enviar e assinar muitos documentos digitais, o Plano Enterprise é um dos poucos no setor que oferece assinatura ilimitada de documentos. No entanto, opções mais acessíveis estão disponíveis para aqueles que têm menos necessidades de assinatura digital.

Assinaturas fáceis

Facilitando assinaturas digitais é a função mais básica do sinal ZOHO. Aqui está como funciona. Se você precisar de uma assinatura de alguém, basta fazer o upload do documento e adicionar as informações de contato da pessoa. O Zoho enviará a eles, dará tudo o que precisam assinar e atualizá-lo quando estiver pronto. Você pode até enviar lembretes diretamente do seu painel.

No outro extremo do processo, você também pode usá-lo para assinar os documentos. No seu painel, há uma seção de documentos aguardando sua assinatura para que você possa revisar e assiná-los rapidamente. Para começar a assinar, basta inserir seu nome, função e email. Você também pode criar um perfil pessoal que inclua sua assinatura digital para facilitar a assinatura. Em seguida, você também pode visualizar análises sobre seus documentos concluídos, bem como aqueles que foram recusados ​​ou estão em andamento.

Zoho Sign também inclui alguns recursos avançados, como a capacidade de personalizar documentos e solicitações. Por exemplo, você pode adicionar seu logotipo e criar modelos de documentos. E você pode até criar processos de assinatura, como aprovações para documentos e assinaturas.

Segurança

Alguns dos documentos que você precisa assinar ou assinar podem incluir informações confidenciais. Portanto, é importante que seu software de assinatura de documentos tenha recursos de segurança suficientes.

Zoho Sign inclui criptografia de nível militar e tecnologia blockchain para manter os documentos e os fluxos de trabalho seguros. Você também pode ter documentos e assinaturas autenticadas para garantir que seus processos sejam seguidos. A ferramenta também está em conformidade com as leis de assinatura eletrônica como ESIGN e EIDAS.

Chandramouli Dorai, profissional de marketing de produtos da Zoho Sign & Vault, disse em entrevista por telefone com tendências de pequenas empresas «, muitas pequenas empresas não sabem a diferença entre uma assinatura eletrônica e uma assinatura digital . Uma assinatura eletrônica é basicamente apenas uma imagem da sua assinatura adicionada a um documento. Ainda é legalmente válido, mas pode ser facilmente forjado. Uma assinatura digital não pode ser adulterada, por isso fornece mais segurança. E o sinal ZOHO é uma assinatura digital Plataforma. Nas ferramentas Zoho como o Zoho CRM, você pode solicitar facilmente assinaturas de documentos no mesmo painel. Isso pode ser um poderoso esforço de automação e economia de tempo para equipes de vendas, integração ou atendimento ao cliente.

Dorai explica: «Se você conseguir uma nova liderança no Zoho CRM, poderá enviar automaticamente um NDA para eles como parte do seu fluxo de trabalho normal sem deixar o aplicativo original.

Mas também existem integrações com outras plataformas, como o Microsoft Teams, Gmail e Zapier. Portanto, mesmo se você ou os membros ou clientes da sua equipe trabalham nessas outras plataformas, a conclusão das assinaturas digitais deve ser relativamente direta.

Atualizações de trabalho remoto

A partir de março de 2020, o sinal do Zoho começou a ver um grande aumento nas inscrições. De fato, os usuários aumentaram cerca de três vezes a taxa normal. E essa usuários cresceu em escala global, da Ásia à América Latina. Portanto, uma das primeiras atualizações do Zoho priorizada foi melhorar a capacidade da ferramenta de operar em todo o mundo.

Dorai diz, «para atender a esse novo público, começamos a lançar a assinatura do Zoho em idiomas mais regionais. Então agora todo o processo de assinatura de documentos está disponível em 12 idiomas. E temos planos de aumentar Isso para 24 idiomas até o final de 2021. Outros incluem:

  • Liberando os novos aplicativos Mac e iPad
  • Aumentando limites de upload de 25 documentos para 40 de uma só vez
  • Adicionando mais integrações no ecossistema Zoho
  • Adicionando integrações extras com ferramentas de terceiros, como as equipes da Microsoft
  • Aprimorando as plataformas móveis
  • Apresentando Opções de backup em nuvem
  • Permitindo a personalização completa dos modelos de email

O Zoho está trabalhando constantemente para melhorar sua gama completa de produtos para atender às demandas dos negócios atuais. O ano passado mudou muito sobre como as empresas operam. E o sinal ZOHO fornece uma solução simples, mas sofisticada, para um problema comum. Assim, juntamente com suas integrações com outras plataformas Zoho One, essa ferramenta tem e provavelmente continuará sendo uma grande parte do suporte a operações remotas.

Video:Sign Zoho: richiedere digitalmente firme o documenti

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