É difícil fazer a maioria das formas de negócios sem algum tipo de fatura. Afinal, um pequeno empresário precisa cobrar pagamento de seus clientes e precisa documentar suas transações para garantir que isso aconteça. Da mesma forma, clientes e clientes precisam saber pelo que estão sendo cobrados e quanto pagar. Uma fatura atinge todos esses objetivos.
O que é uma fatura?
O que é uma fatura? Uma fatura é um documento comercial que iticha itens pelos quais um cliente deve pagar. Inclui informações como a data, o valor total devido e uma lista de cada item que está sendo cobrado junto com seu custo individual. As faturas também geralmente incluem condições de pagamento e podem ser criadas e enviadas nos formatos eletrônicos ou de impressão.
Como criar uma fatura
Empreendedores inexperientes e novos proprietários de pequenas empresas podem não saber como criar uma fatura para enviar seus clientes. Mesmo um proprietário de uma empresa experiente pode querer redesenhar seu modelo de fatura. Felizmente, é fácil projetar sua própria fatura simples, independentemente de criar uma fatura em papel, usar um modelo de fatura gratuita ou empregar software de faturamento. A chave é evitar erros de faturamento.
Imaginando como criar uma fatura? Confira as três maneiras principais a seguir que os pequenos empresários geram faturas para seus clientes.
Crie uma fatura de papel
Algumas pequenas empresas ainda usam um sistema de fatura de papel. Se o seu volume tornar o papel gerenciável, você poderá criar uma cópia master de fatura de papel e criar algumas centenas de cópias para preencher manualmente. Certifique-se de que sua fatura de papel inclua as mesmas informações que um modelo de fatura eletrônica.
As etapas a seguir ajudarão você a criar uma fatura de papel:
- Personalize um modelo ou crie seu próprio modelo usando o software de sua escolha. Inclua detalhes da sua empresa, como nome, logotipo, endereço e número de telefone.
- Deixe o espaço em seu modelo de fatura mestre para personalizar outros detalhes em cada fatura. Você precisará de espaço para informações como o nome do cliente e as informações de contato. Inclua espaços para detalhes pertinentes, como a data, uma lista detalhada de cobranças com descrições, o valor total devido e a data de vencimento.
- Imprima o modelo de fatura de papel e faça cópias dele. Um negócio que opera em pequena escala pode precisar apenas de algumas cópias, enquanto outra empresa pode precisar de centenas de faturas em papel à sua disposição.
- Salve seu modelo para imprimir faturas de papel adicionais, conforme necessário.
- Quando você estiver pronto para faturar um cliente, preencha os espaços em branco do modelo de fatura de papel para adicionar as informações do cliente e os detalhes de cobrança, incluindo a lista detalhada de cobranças e o valor total devido.
Use um modelo de fatura gratuito online
No mundo dos negócios modernos, muitas empresas usam sistemas de faturamento eletrônico. Eles concluem suas faturas profissionais on-line e as enviam por e-mail para os clientes ou imprimem cada fatura concluída. É simples criar uma fatura usando modelos de fatura gratuitos on-line e você pode acessar um modelo de fatura de amostra para download de uma variedade de fontes e em uma variedade de formatos de modelo de fatura.
Se você está criando uma única fatura única ou planejando enviar faturas recorrentes, você pode usar os seguintes modelos de fatura gratuitos online:
- Google DOCS-Os pequenos empresários podem criar faturas profissionais em minutos com o software gratuito de processamento de texto do Google. Basta baixar qualquer um de vários modelos de fatura gratuitos do Google Docs e outras plataformas on-line, personalizar as informações, enviar o documento e ser pago.
- Microsoft Word-Uma variedade de modelos de fatura gratuitos estão disponíveis para o Microsoft Word. Os modelos podem ser baixados da Microsoft ou de várias outras plataformas on-line, depois editado e personalizado usando o Word antes de enviar para o cliente.
- O Google Sheets-modelos de fatura também podem ser personalizados usando o software de planilha. O Google Sheets apresenta uma variedade de modelos gratuitos de fatura ou escolha entre uma seleção ainda maior oferecida por outras plataformas on-line. Basta escolher o design que você mais gosta, escolha a opção Editar e adicionar seus detalhes personalizados.
- Microsoft Excel-A Microsoft oferece modelos de fatura gratuitos para uso também com o Excel. Em vez de personalizar um documento de processamento de texto, os usuários editam os detalhes da fatura usando o software de planilha da empresa. Modelos de fatura gratuitos para o Excel podem ser encontrados na Microsoft ou em vários outros sites.
- Gerador de fatura on-line-uma infinidade de ferramentas de gerador de faturas on-line estão disponíveis para usuários que desejam uma maneira simples de criar uma fatura. Esses sites apresentam modelos gratuitos prontos para editar com detalhes de clientes e cobrança. Normalmente, nenhum download é necessário e o documento personalizado pode ser impresso ou enviado por e-mail diretamente da fonte.
Use o software de fatura para encontrar modelos de fatura
Software de faturamento e outro software de contabilidade é popular porque simplifica o processo de cobrança para pequenas empresas, ao mesmo tempo uma fatura básica. Além dos modelos gratuitos de faturamento, o melhor software de fatura para pequenas empresas geralmente inclui uma variedade de outros recursos, incluindo opções avançadas, como rastreamento de tempo, gerenciamento de projetos e faturas recorrentes. O software de fatura popular que apresenta modelos de faturas inclui programas do Zoho, QuickBooks, FreshBooks e Wave.
O que incluir em uma fatura
Se você está projetando uma fatura do zero ou personalizando um modelo de fatura gratuito, precisará incluir informações específicas. Até o melhor software de fatura para pequenas empresas permite que você altere o que está no modelo de sua própria empresa. Vamos contar o que é necessário, o que é opcional e por quê. Afinal, embora alguns detalhes, como nomes e valores, devam aparecer em todas as faturas, outras informações podem ser opcionais e variarão com base no tipo de negócios e serviços que ele oferece, bem como se é uma única ou múltipla faturas.
Deseja incluir todas as informações pertinentes para um ótimo modelo de fatura? Certifique-se de incluir todos os detalhes aplicáveis e pode ser o modelo de fatura final que você já terá que fazer.
Nome comercial
O nome comercial compõe o coração da fatura. Quem forneceu os bens ou serviços e quem o cliente precisa pagar?
Logotipo de negócios
Parte da marca da sua pequena empresa é o logotipo da empresa. Represente visualmente sua empresa em suas faturas, incluindo o logotipo do seu negócio, e seus clientes verão uma apresentação mais profissional.
Informações de contato
Certifique-se de que as faturas da sua pequena empresa incluam as informações de contato da sua empresa, incluindo endereço, número de telefone, endereço de e-mail e site da empresa.
Informações do cliente
Para quem é a fatura que está sendo enviada? As faturas da sua empresa também devem incluir as informações do seu cliente, inclusive no mínimo o nome deles. Mais faturas profissionais também podem incluir detalhes como endereço de um cliente, endereço de email e número de telefone.
Número da fatura
Sem numerar faturas, é difícil rastreá-las e identificar quem foi cobrado o quê e quando. Toda fatura deve incluir um número exclusivo, embora o sistema de numeração possa variar. Algumas empresas numerarão todas as faturas cronologicamente na ordem em que ocorrem, enquanto outras usarão um sistema semelhante, mas adicionam um prefixo ou extensão que identifica cada cliente.
Data da fatura
Quando a fatura foi enviada? Várias datas podem aparecer em uma fatura, mas, no mínimo, todas as faturas profissionais devem ser datadas com o tempo em que a fatura foi enviada ao cliente. Certifique-se de que a fatura reflita a data em que foi enviada, não a data em que foi originalmente gerada.
Detalhes do serviço
Quais produtos ou serviços foram fornecidos ao cliente? Para o que o cliente estará pagando? Cada fatura de amostra fornecerá espaço para itens de linha com detalhes de serviço, que devem rotular especificamente o produto ou serviço fornecido.
Data de serviço
Se o serviço sendo faturado foi fornecido em uma data específica diferente da data da fatura, também é apropriado listar a data do serviço ao lado da Detalhes do serviço.
Descrição
Algumas faturas podem exigir detalhes adicionais que descrevam o produto ou serviço fornecido. Se for necessária mais informações, inclua uma descrição específica no produto ou serviço na fatura abaixo dos detalhes do serviço.
Taxa de cobrança
Embora algumas faturas precisem apenas de um único total, como quando o faturamento para um único produto ou serviço, muitas vezes é necessário uma taxa de cobrança para esclarecer o total valor devido. Por exemplo, um faturamento de pequenas empresas por serviços a cada hora desejará que suas faturas refletissem quanto foi cobrado por hora e quantas horas foram cobradas. Muitas ferramentas de modelo de fatura de amostra on-line contêm fórmulas automáticas que calcularão os totais com base nas taxas de cobrança inseridas no gerador de faturas.
Impostos e descontos
Se sua empresa deve ou não cobrar ou não imposto sobre vendas ou outros impostos dependerão de sua localidade e tipo de negócio. No entanto, se sua empresa for obrigada a cobrar impostos aos seus clientes ou se você tiver descontos a oferecer, desejará uma seção para especificar essas taxas e ajustes no seu modelo básico de fatura.
Data de vencimento
é o cliente necessário para pagar o saldo até uma data específica? A maioria das faturas incluirá uma data de vencimento separada da data da fatura, aconselhando o cliente quando precisar pagar. A inclusão de uma data de vencimento na sua fatura também envia um sinal de urgência ao cliente, ajudando o pequeno empresário a receber mais rápido.
Notas
Adicionar pequenos toques pessoais às faturas pode ajudar bastante a inspirar a lealdade do cliente. Muitas pequenas empresas adicionarão uma nota pessoal a cada cliente individual na parte inferior de sua fatura, agradecendo-as por seus negócios e fornecendo informações úteis, como onde fazer pagamentos on-line.
Termos e condições de pagamento
Sua empresa aceitará o pagamento por cartão de crédito ou débito? Existem instruções de pagamento específicas? O que acontece se um pagamento estiver atrasado? Você permite pagamentos parciais? Essas e perguntas semelhantes podem ser respondidas na seção de termos e condições de pagamento de uma fatura.
Crie sua própria fatura usando essas dicas
A sua pequena empresa está pronta para enviar faturas? Confira as dicas a seguir para lembrar ao criar faturas para enviar seus clientes:
- Mantenha sua fatura simples e fácil de entender. Use linguagem clara e rótulos específicos para garantir que os clientes saibam claramente o que estão sendo solicitados a pagar.
- Esclareça suas condições de pagamento. Se você espera ser pago em 30 dias, certifique-se e especifique isso na sua fatura. Descreva outros detalhes de pagamento, como se os pagamentos parciais são permitidos e se você aceita cartões de crédito.
- Fatura imediatamente. As chances são mais rápido de enviar sua fatura para o seu cliente, mais rápido você será pago. Desde que você entregue os bens ou serviços sendo faturados, não é muito cedo para enviá-los.
- Aceite vários métodos de pagamento. Nem todo cliente pagará pelo mesmo método. Aceitar métodos de pagamento flexíveis, incluindo opções como dinheiro, cheque, cartão de crédito ou débito, PayPal e outras opções eletrônicas, facilitará o pagamento dos clientes prontamente.
- Envie lembretes. Pode parecer um aborrecimento irritante enviar lembretes de pagamento aos clientes depois de entregar com sucesso seus bens ou serviços, mas considere fazê-lo para seu próprio benefício. Afinal, é uma tarefa que vale a pena, se você o pagar mais cedo.