Você pode nos agradecer mais tarde-11 requisitos de retenção de registros de funcionários que você deve seguir

Há uma responsabilidade que a maioria dos pequenos empresários provavelmente gostaria de esquecer. Mas é imperativo para quem administra algo maior do que uma única propriedade. Esta é sua responsabilidade manter registros em seus funcionários. Embora essa possa não ser a parte mais emocionante da administração de um negócio, é importante.

Requisitos de retenção de registros de funcionários

Governos federais, estaduais e locais têm vários requisitos quando se trata de manter a documentação precisa sobre contratação e outras funções de RH para proteger os funcionários e negócios. Como empresa, não manter esses registros disponíveis pode deixá-lo aberto a ações de rescisão injusta ou repercussões semelhantes sem nenhuma papelada para se defender. Aqui estão alguns dos requisitos que sua empresa pode ter que satisfazer quando se trata de manter os registros dos funcionários.

Continue contratando registros por um ano

Quando estiver contratando uma nova posição, estatutos federais como a Lei dos Americanos com Deficiência e o Título VII exigem que você não seja-Discriminatório em seu processo de contratação. Portanto, você deve manter todas as inscrições, currículos e outras documentações do processo de contratação por pelo menos um ano após a preenchimento do trabalho, caso alguma das partes que não receberam o trabalho decidirem entrar com uma ação judicial.

Mantenha os registros da folha de pagamento por três anos

Os registros da folha de pagamento são essenciais para garantir que os funcionários sejam razoavelmente compensados ​​pelas horas em que trabalharam e para garantir que seus negócios cumpram quaisquer horas extras e requisitos de salário mínimo. A lei exige que você mantenha esses registros disponíveis para funcionários não isentos por três anos. No entanto, os funcionários também podem optar por registrar ações judiciais se acharem que são devidas por volta de qualquer prorrogação que trabalhasse. Portanto, pode ser benéfico para você mantê-los à mão por até cinco anos após o término.

Mantenha as formas I-9 por um ano após a rescisão

I-9 são necessárias para as empresas mostrarem que verificaram que um funcionário é elegível para o trabalho no United Estados. Por lei, você é obrigado a manter esses formulários por três anos após a contratação de um funcionário ou um ano após o término de um funcionário, o que chegar a data chegar mais tarde. Você também é obrigado a armazenar esses formulários separadamente de outros registros de pessoal.

Mantenha a papelada de separação por cinco anos após o término

Manter a papelada relacionada à rescisão ou separação também é essencial caso você esteja confrontado com quaisquer problemas de rescisão injusta. Mantenha as cartas de demissão e saia da documentação da entrevista por três anos depois que o funcionário sai e a papelada de separação por cinco anos.

Mantenha os relatórios de deixar o FMLA por três anos após o término

A Lei de Licença Médica da Família está lá para garantir que os funcionários elegíveis recebam licença não paga onde seu trabalho é protegido no caso de uma questão médica ou familiar. Se um funcionário enviar uma solicitação de licença do FMLA, mantenha essas informações em seus registros por pelo menos três anos após as formas de funcionários com sua empresa, independentemente de a licença ter sido concedida ou não.

Mantenha os benefícios de aposentadoria por seis anos

Se você fornecer benefícios de aposentadoria aos funcionários, mantenha essas informações disponíveis por pelo menos seis anos após a saída do funcionário ou é encerrado, de acordo com a Lei de Segurança de Renda de Aposentadoria do Funcionário. Além disso, os tribunais determinaram que é responsabilidade da empresa provar que eles forneceram cobertura e benefícios suficientes no caso de um funcionário procurar, em vez da responsabilidade do funcionário de provar que a cobertura era insuficiente.

Mantenha os registros de teste de medicamentos por cinco anos

Em alguns casos, a verificação de antecedentes e as informações de teste de drogas podem se enquadrar no padrão de outras informações de contratação. No entanto, se o trabalho estiver relacionado ao transporte, você precisará manter os registros de quaisquer testes de drogas realizados por cinco anos como parte dos regulamentos de segurança do Departamento de Transportes.

Mantenha os registros fiscais dos funcionários por quatro anos

Quando se trata de impostos relacionados aos funcionários, o IRS recomenda manter registros disponíveis por quatro anos no caso de uma auditoria . Isso deve incluir todos os salários, pagamentos de pensão, informações de gorjeta, formulários W-2 e W-4 e quaisquer outras informações relacionadas.

Mantenha os registros de saúde e segurança dos funcionários por cinco anos

A Lei de Segurança e Saúde Ocupacional exige que você aceite e mantenha registros de quaisquer lesões e doenças do funcionário obtidas no local de trabalho , com uma breve descrição e qualquer outra informação pertinente. Isso é para garantir que os funcionários recebam um ambiente de trabalho seguro e que quaisquer problemas sejam tratados de acordo.

Mantenha as informações de seguro de desemprego por até sete anos

Os requisitos de registros de seguro-desemprego variam de acordo com o estado. No entanto, em alguns casos, pode ser obrigado a manter esses registros entre quatro e sete anos. Especificamente, Washington D.C. exige que as empresas mantenham esses registros por sete anos.

Mantenha contratos por até cinco anos

Se você trabalha com contratados independentes ou terceiros, também pode precisar atender a alguns requisitos de manutenção de registros estaduais. Na Virgínia, as empresas devem manter contratos disponíveis por cinco anos após a conclusão de um acordo. E alguns outros estados também têm requisitos semelhantes entre três e quatro anos.

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