Você pode usar uma conta bancária comercial para uso pessoal?

Um leitor pergunta:

Recentemente, fui contratado como contador de um pequeno negócio de fabricação. Meu chefe, o proprietário, usa a conta bancária comercial para uso pessoal-e está me deixando louco! Ele retira dinheiro com um cartão de débito para despesas pessoais. Na semana passada, sua esposa comprou uma TV de tela grande para sua casa usando um cheque em branco que ele assinou na conta comercial. De um dia para o outro, nunca sei quanto dinheiro o negócio terá. Eu expliquei que é prática de separar fundos comerciais e pessoais, mas ele me diz que não importa, já que o negócio é uma LLC e ele é o único proprietário. Quem está certo? Meu chefe? Ou eu? E o que devo fazer?

-Roxanne de Nova York

Excelente pergunta, Roxanne. Por acaso você está certo neste caso.

Os proprietários de empresas não devem usar uma conta bancária comercial para uso pessoal. É uma prática ruim que pode levar a outras questões, incluindo problemas legais, operacionais e tributários.

À medida que a empresa cresce, os problemas também crescerão. Isto é, se a empresa puder crescer. Muitas empresas operavam de maneira fiscalmente-lax, não crescem da maneira que deveriam ou poderiam.

Sugiro que você forneça ao proprietário da empresa uma cópia deste artigo. Tem todas as razões para ajudá-lo a convencê-lo. No final, há uma lista das melhores práticas a seguir.

Por que não usar uma conta bancária comercial para pessoal

Aqui estão 7 razões pelas quais os pequenos empresários não devem usar uma conta bancária comercial para uso pessoal. Comparar levanta os seguintes perigos:

1. Torna mais difícil gerenciar o fluxo de caixa

A situação do fluxo de caixa da empresa se torna confusa e difícil de prever ao iniciar os negócios e os fundos pessoais e os fundos pessoais .

Por exemplo, a empresa pode não ter fundos suficientes quando uma conta comercial importante ocorre. Por quê? Porque o proprietário escolhe esse tempo preciso para pagar despesas pessoais da conta comercial.

Alguns proprietários olham para o saldo bancário, veem que há dinheiro lá e pensam que podem gastá-lo. Isso pode levar a uma crise de fluxo de caixa.

2. Erodia proteção de responsabilidade pessoal

Um proprietário de uma corporação ou empresa de responsabilidade limitada (LLC) pode ser responsabilizada pessoalmente por dívidas comerciais devido à entrada de pessoas pessoais e comerciais pessoais e comerciais fundos.

Uma das motivações para os proprietários estabelecerem LLCs ou corporações é limitar a responsabilidade pessoal por dívidas comerciais. Mas se o proprietário operar o negócio como se não existisse separadamente, como pagando contas pessoais de uma conta comercial, essa proteção poderá sair pela janela.

Os tribunais são conhecidos por «perfurar o véu corporativo». Isso significa que eles podem responsabilizar o proprietário por dívidas comerciais.

One-Owner LLCs e empresas correm o risco de ter o véu corporativo perfurado. Seus proprietários assumem que a separação de fundos não importa porque eles são o único proprietário. Eles pensam: ‘Quem vai se opor se eu usar minha conta comercial para uso pessoal?’ Um credor da empresa, é quem.

Se a empresa fechar a saída de dívidas comerciais, um credor não pago poderá seguir o proprietário com ação legal.

3. Exagero ou subestima as deduções fiscais

Para se qualificar como deduções fiscais de negócios, as despesas devem ser para fins comerciais. Quando você paga contas pessoais com uma conta bancária comercial, dificulta a identificação de despesas comerciais. Como resultado, você pode ignorar deduções legítimas. Ou você pode categorizar erroneamente as despesas pessoais como negócios, levando a multas e uma grande conta de impostos do IRS se você for auditado.

Esse problema é composto quando os proprietários não mantêm os registros financeiros atualizados. Muitos proprietários esperam até uma vez por ano na hora do imposto para categorizar as despesas.

Quando março ou abril chega, a memória desaparece. Eles podem ter que peneirar uma gaveta de recibos apenas para descobrir que a documentação está faltando. Ou talvez eles tenham esquecido se algo era comercial ou pessoal. É um terreno fértil para erros.

4. Torna a contabilidade desnecessariamente complexa

A manutenção de registros contábeis precisos é mais difícil quando você se mistura.

Você precisa fazer um trabalho extra para separar as despesas pessoais das despesas comerciais. Você não pode simplesmente baixar o histórico de transações da conta bancária para os livros QuickBooks, Xero ou Zoho e saber que todas as despesas estão relacionadas aos negócios.

Em vez disso, alguém precisa vasculhar-se cuidadosamente e re-categorizar as despesas. É uma etapa manual desnecessária que aborda a produtividade dos negócios. Além disso, a memória desaparece e torna ainda mais difícil se recortar novamente se você não chegar imediatamente.

5. leva a objeções de outras partes interessadas

Acionistas, investidores e parceiros de negócios não querem que você trate o negócio como se fosse seu banco de porquinho pessoal.

O fundador da WeWork descobriu isso da maneira mais difícil. A empresa de alto voo, uma vez avaliada em US $ 47 bilhões, entrou com um IPO no verão de 2019. As divulgações de arquivamento revelaram o auto-trime do fundador, incluindo empréstimos pessoais que obtém da empresa a taxas abaixo do mercado.

Em outras palavras, o fundador estava desviando fundos da empresa para fins pessoais.

O maior investidor da empresa o forçou como CEO. No final, ele teve que renunciar à empresa que fundou!

WeWork é um exemplo de alto perfil. Lembre-se, porém, mesmo em uma pequena empresa sem planos para uma oferta pública inicial, as partes interessadas podem processar por apropriação indevida de fundos, fraude ou violação do dever fiduciário. Portanto, se houver outros proprietários ou investidores, o pagamento de despesas pessoais de uma conta comercial acabará por alcançar com você.

6. Pode negar parte do benefício do subcapítulo

Contas misturadas podem lançar uma chave de macaco no melhor plano tributário do subcapítulo.

A Subcapítulo S é uma eleição que você faz com o IRS para tratar os impostos como um repasse e evitar a dupla tributação da corporação e do proprietário.

Outra vantagem de um subcapítulo S é que ele pode reduzir os impostos sobre o emprego (Medicare e impostos da seguridade social) para o proprietário. Aqui está como funciona. O proprietário se torna um funcionário da empresa. Enquanto ele aceitar um salário razoável, o proprietário não precisa pagar impostos sobre o emprego sobre distribuições corporativas além do salário.

No entanto, se o proprietário fizer distribuições não salariais sem acompanhar bem o quanto ele está gastando, ele poderá entrar em conflito com o IRS. Como? Tomando distribuições que superem seu salário. A lei tributária exige que o salário do proprietário não seja irracionalmente baixo em comparação às distribuições de lucro.

O que pode acontecer é que o proprietário perde o controle de quanto ele está retirando a empresa para fins pessoais. Isso é fácil de fazer quando você mistura despesas pessoais e comerciais e não tem bons controles contábeis.

Como nolo.com afirma «, se o IRS concluir que um proprietário da corporação S tentou evitar os impostos sobre a folha de pagamento disfarçando o salário dos funcionários como distribuições corporativas, pode recaracterizar as distribuições como salário e exigir pagamento de pagamento de pagamento Impostos e multas de emprego que podem incluir multas fiscais de folha de pagamento de até 100% mais penalidades de negligência. é sobre finanças, quanto maior a probabilidade de sucesso. Se você estiver solto, lidando com contas bancárias, isso pode fazer com que sua empresa não tenha disciplina fiscal de outras maneiras. E isso coloca um impedimento desnecessário à sua frente.

Quaisquer relatórios financeiros podem mostrar uma imagem imprecisa dos negócios, porque podem incluir despesas pessoais. Como no mundo você pode gerar uma demonstração útil de lucro e perda (P&L) sem dados limpos?

No mínimo, você terá que parar para limpar seus dados primeiro. Isso rouba a capacidade de relatórios em tempo real.

No geral, misturando fundos pessoais e comerciais e não mantendo a disciplina, fica mais difícil gerenciar os negócios em relação aos lucros e ao sucesso.

Melhores práticas para despesas comerciais e pessoais

A maioria das pequenas empresas começa com o proprietário usando seus fundos pessoais para iniciar o negócio. Portanto, do ponto de vista do proprietário, pode parecer perfeitamente bom continuar misturando pessoal e comercial. De fato, de acordo com uma pesquisa, 27% dos empresários admitiram usar a mesma conta para negócios e pessoais.

Mas não é bom complicar os fundos quando a empresa estiver em operação. Siga estas 8 melhores práticas:

Business e contas bancárias pessoais separadas

Um pequeno empresário deve sempre ter duas contas corrente: uma conta pessoal e uma conta comercial.

É muito mais fácil quando você mantém seus negócios e sua vida pessoal separada e bem organizada. Leia mais da especialista em impostos Barbara Weltman sobre por que você precisa separar suas finanças comerciais.

Pegue um salário

O proprietário deve se preparar com um salário. Se for uma corporação ou subcapítulo, o proprietário deve ser feito um funcionário. Para um único proprietário, ela poderia simplesmente montar uma retirada ou transferência regular a cada duas semanas para uma conta pessoal.

Isso aplica a separação de fundos. Tomar um salário é a principal maneira de quebrar o hábito de mergulhar em contas comerciais para despesas pessoais em intervalos irregulares.

Tome distribuições de lucro em somas nítidas

Proprietários únicos e proprietários de LLC geralmente tomam distribuições de lucro além de seu salário. Isso é prática aceita.

Mas a melhor maneira de fazer isso é fazer distribuições como somas de nódulos planejadas.

Não os tome como retiradas irregulares de caixas eletrônicos ou pagando contas pessoais aqui e ali. Isso torna o planejamento muito mais difícil. Além disso, é mais provável que os fundos sejam desgastados em vez de serem destinados a fins importantes, como um plano de aposentadoria simples ou 401k.

Faça distribuições um evento planejado uma ou algumas vezes por ano. Construa-os no seu planejamento de impostos e aposentadoria. Faça-os parte da sua estratégia de crescimento.

Use cartões de crédito separados

Outra prática ruim é quando o proprietário usa o mesmo cartão de crédito para pessoal e comercial.

Isso causa confusão contábil. Isso pode levar a erros quando é hora de reivindicar deduções fiscais.

Também adiciona etapas extras à sua contabilidade. Você não pode simplesmente baixar seu histórico mensal de transações em seu software de contabilidade e ter todas as cobranças comerciais em um só lugar. Assim como nos registros da sua conta bancária, você precisa classificá-los manualmente.

Solicite um cartão de crédito comercial assim que você tiver receita regularmente. Também ajudará a estabelecer um histórico de crédito separado para os negócios.

Mantenha bons registros para impostos

Mantenha seus registros de impostos atualizados ao longo do ano. O impacto da procrastinação pode ser caro.

Boa manutenção de registros ajuda você a ficar fora de problemas fiscais. Muitas vezes, não é uma intenção ruim que leve os pequenos empresários em água quente com o IRS e outras autoridades tributárias. Em vez disso, a contabilidade ruim e a falta de documentação causam problemas desnecessários. É um erro forçado.

A baixa manutenção de registros também pode fazer com que você pague mais em impostos.

O bom planejamento tributário se torna difícil quando você não tem uma imagem financeira clara. Portanto, é provável que você chegue ao tempo de impostos apenas para descobrir que havia estratégias que você poderia empregar para reduzir os impostos. Mas como você não tinha bons livros e a capacidade de olhar para o futuro antes do fim do ano fiscal, você perdeu.

Administre um orçamento

Nos negócios, é mais provável que prospere e seja bem-sucedido se definir metas e um orçamento.

Isso inclui definir um orçamento para pagar um «salário

Não retire dinheiro da sua conta bancária em dribs e drabs. Você não terá uma imagem clara de qual é a sua taxa mensal de queima de despesas para os negócios. Sua taxa de queima deve ser queimada em seu cérebro!

Como proprietário, você também precisa saber quantas vendas precisam fazer a cada mês para cobrir sua taxa de queima.

É muito mais provável que você atinja seus objetivos se sempre souber exatamente o que é preciso para obter lucro a cada mês. Em suma, você deve sempre saber:

  • Quanto sua empresa precisa ganhar e
  • Quanto pode gastar.

Certifique-se de executar uma demonstração mensal de lucro e perda e outros relatórios financeiros. Eles ajudam você a permanecer no caminho certo.

Sempre paga as obrigações em tempo hábil

Quando você não paga obrigações quando vencem, é um momento importante em que surgem perguntas sobre o uso pessoal de fundos de negócios. Tudo pode dar bem, sem ninguém levantar objeções até que os negócios parem de pagar.

Regra de polegar nos negócios: pague a todos que você deve dentro do prazo. Você evitará uma grande parte dos emaranhados legais dessa maneira.

Respeite outras partes interessadas

Se você tem um investidor, um parceiro de negócios, acionistas ou membros de uma LLC-seja escrupuloso extra no manuseio de fundos. Respeite que eles têm o direito de saber como os fundos de negócios estão sendo usados ​​e uma palavra a dizer.

Separando negócios e pessoais e seguindo as melhores práticas, mantém tudo acima do quadro. Também ajuda a evitar a aparência de impropriedade.

Em conclusão, mergulhar em uma conta comercial toda vez que o proprietário precisa de um pouco de dinheiro extra é uma maneira terrível de administrar um negócio. Seja um empresário mais inteligente.

Todas as respostas às perguntas do leitor vêm do conselho editorial de pequenas empresas, com mais de 50 anos de experiência comercial combinada. Se você deseja enviar uma pergunta, envie-a aqui.

Video:Puoi utilizzare un conto bancario aziendale per uso personale?

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