Um formulário W4 é um documento essencial que todo proprietário de uma pequena empresa deve coletar de seus funcionários antes de emitir seu primeiro salário.
Enquanto o IRS não obriga você a relatar qualquer informação reivindicada por seus funcionários no W4, esses formulários ainda estão sujeitos a revisão. O Serviço de Receita pode solicitar que você envie o formulário W4 para eles.
As repercussões de um novo funcionário que não enviam uma W4 se enquadra-com a possibilidade de ter mais impostos retidos por seu salário do que deveria ser.
Leia e saiba mais sobre o Formulário W-4 da sua perspectiva como empregador.
O que é um formulário de imposto W4?
Um formulário de imposto W4, ou certificado retido na fonte do funcionário, é um documento do IRS que contém informações sobre o valor do imposto reter do salário do seu funcionário. Usando este formulário, você pode calcular os impostos sobre a folha de pagamento e enviar o valor ao estado e ao IRS em nome de seu funcionário.
- Status de arquivamento do funcionário
- Ajustes múltiplos de trabalho
- Quantidade de outra renda
- Quantidade de créditos
- Deduções Li>
- Qualquer valor adicional reter do salário do funcionário
Sem um formulário W4 preenchido adequadamente, você ainda deve reter o imposto de renda federal dos salários dos seus funcionários. Nesse caso, você terá que considerar seu funcionário como solteiro, sem outros ajustes ou deduções.
Para um W4 ser legal e aceitável, ele deve conter informações pertinentes dos funcionários, como:
- Demografia
- Estado civil
- Número de exceções
Ele também deve mostrar um valor em dólares para retenção e quaisquer isenções. Alterações sobre o valor do dólar da fonte podem anular um formulário W4.
Como um funcionário preenche um formulário W4
Os cortes de impostos e empregos de 2017 renovaram muitas regras tributárias, incluindo a remoção de isenções pessoais. Como resultado, o IRS revisou a forma W4. Os funcionários não podem mais baixar o valor do imposto de renda federal retido de seu salário ao reivindicar subsídios.
Com este novo formulário 2020 W4, os funcionários só podem diminuir sua retenção de impostos reivindicando dependentes ou usando uma planilha de deduções.
Aqui estão as etapas que seus funcionários devem fazer para preencher o W4:
Etapa 1: insira as informações pessoais
Os funcionários devem Digite as informações necessárias que as identificam. Inclui o nome legal, endereço, número do Seguro Social (SSN) e status de arquivamento de impostos.
Etapa 2: múltiplos empregos ou arquivamento em conjunto com o cônjuge
Para funcionários que desejam reter mais ou menos do que o valor padrão, esta etapa é onde eles devem fazer seus declaração. Dependendo de suas circunstâncias, eles podem especificar a renda de seus cônjuges, seus múltiplos empregos ou qualquer renda de seu trabalho freelancer.
Se eles precisam de mais orientações para determinar se estão isentos de reter, direcione-os para a mensagem escrita no formulário antes da etapa dois.
Existem três opções que eles podem tomar aqui. A opção (a) é a mais precisa e usa o aplicativo de estimador retido na fonte do IRS. A opção (b) requer uma entrada manual em uma planilha separada, enquanto a opção (c) é a mais fácil de concluir, porque assume que os trabalhos têm pagamento semelhante.
Etapa 3: dependentes dos funcionários de reivindicação
Os funcionários com uma renda total inferior a US $ 200.000 ou menos de US $ 400.000 (se o pedido em conjunto) forem elegíveis para um crédito de imposto infantil. Peça-os a verificar a publicação do IRS 972-Crédito tributário infantil, se desejarem reivindicar esse crédito.
Etapa 4: outros ajustes de retenção
Esta seção é opcional. No entanto, seus funcionários podem usá-lo se quiserem um imposto extra retido ou esperar reivindicar outras deduções, como uma próxima renda passiva de um investimento.
As áreas incluídas nesta seção são:
- Outras receitas (a): renda adicional não obtida por meio de empregos-incluindo receita de aposentadoria e dividendos.
- Deduções (b): É aqui que os funcionários indicarão deduções detalhadas que excedem suas deduções padrão, como contribuições de caridade.
- Retenção extra (c): qualquer retenção adicional de seu funcionário prefere reter todos os salários.
Etapa 5: o funcionário assina o formulário W4
Certifique-se de que seus funcionários assinem o formulário para concluí-lo porque é inválido sem a assinatura deles. Os funcionários devem enviar o formulário preenchido ao seu departamento de folha de pagamento ou à sua equipe de RH.
Perguntas frequentes
O seu funcionário pode arquivar isenções W4?
Não é ilegal que seus funcionários arquivem como isentos. No entanto, eles precisam atender a esses dois critérios:
- Eles não devem nenhum imposto de renda federal no ano fiscal anterior.
- Eles esperam não dever nenhum imposto de renda federal no ano atual.
No entanto, lembre-se de que, mesmo que se qualifiquem para uma isenção W4, você ainda precisa fazer deduções para o Seguro Social e o Medicare.
Você pode alterar a retenção federal de seu funcionário sem o consentimento deles?
Não, você não pode alterar a retenção federal de seu funcionário sem o consentimento deles, exceto se você receber uma carta do IRS para fazê-lo. Nesse caso, seu funcionário também receberá uma cópia da carta do Serviço de Receita. Se o seu funcionário enviar um novo formulário W-4, você poderá alterar a retenção federal com base nas alterações do novo documento.
Você pode preencher um formulário W4 em nome de seu funcionário?
É ilegal para os empregadores preencher ou preencher o formulário W4 de um funcionário. Não importa o quão frustrado ou desesperado seu gerente de folha de pagamento seja cumprir as leis trabalhistas, seria melhor se você nunca fizesse isso. Você está, no entanto, protegido pela lei para reter o imposto de renda federal para os funcionários que não enviaram seu formulário W4-tratando-os como solteiros.
Qual é a diferença entre um W2 e um W4?
W2 é obrigatório para pequenos empresários e até grandes empresas, enquanto um W4 é necessário para todos os funcionários. Um W4 informa o valor que você deve reter dos salários de seu funcionário. Por outro lado, um W2 permite que o IRS saiba o quanto seus funcionários ganharam no ano anterior.
Facilita o registro W4 para seus novos funcionários
Fornecendo orientação estrita enquanto seus novos funcionários preenchem o W4 é a melhor maneira de garantir que eles o enviem. Embora você não tenha permissão para influenciar nenhuma informação que eles inseram no documento, você pode ajudá-los a preenchê-los.