Zoho CRM: De post-it-notes a serviço de alto nível

Premier Ophthalmic vem fornecendo vendas e serviços de equipamentos para escritórios de optometria há mais de 20 anos. Foi nessa mesma época que Zoho começou a tomar forma. E as viagens das duas empresas se cruzam por mais de uma década.

Leia mais sobre a história por trás do premier oftalmológico e como eles moldaram suas operações com sistemas claramente definidos nos holofotes de pequenas empresas desta semana.

O que a empresa faz

Compra, vende e atende equipamentos médicos para escritórios oftalmológicos.

A equipe carrega equipamentos dos principais fornecedores da indústria. Mas eles também compram equipamentos usados, vendem itens reformados e prestam serviços aos clientes. Portanto, existem várias funções que precisam ser gerenciadas com uma marca.

Como a empresa começou

Como uma pequena operação.

Mike Ryan fundou originalmente a empresa em 1999. O objetivo era fornecer um alto nível de serviço e qualidade aos escritórios oftalmológicos que precisavam de equipamentos e serviços. Mas ele não tinha muitos processos para atingir esse objetivo.

COO Kevin Flynn ingressou na equipe vários anos depois. Ele disse às pequenas empresas tendências: «Nos primeiros dias, havia apenas três de nós. E os negócios estavam sendo executados no QuickBooks e no Post-It Notes.

Estratégia de crescimento

Criar estrutura.

Flynn diz: «Nos primeiros dias, o QuickBooks era nossa única estrutura e era muito limitada. Em qualquer negócio, implementando uma estrutura forte se o que lhe dar mais controle sobre seu crescimento e ajuda a manter e sustentar esse crescimento. Então Zoho nos deu essa estrutura fundamental e nos permitiu escalar muito mais fácil.

A empresa começou usando apenas o Zoho CRM. Mas eles acabaram adotando toneladas de outras ferramentas do Zoho, incluindo:

  • Livros
  • Inventário
  • Cliq
  • People (HR)
  • Criador
  • WorkDrive
  • Despesa
  • Salesiq
  • Flow
  • Social
  • Formas
  • Analytics
  • Campanhas
  • Projetos
  • Showtime

Zoho CRM ainda opera como o centro central da empresa. E eles integram as outras ferramentas ao painel principal para que possam acessar tudo facilmente. Eles agora têm uma equipe de mais de 30 e operam em todo o país, graças a esses sistemas.

Maior desafio

Organizador Inventário .

Flynn explica, «ao comprar e vender equipamentos usados, rastrear esse equipamento é sempre um desafio. Ele entra e se senta lá e ninguém sabe o que está fazendo lá, é história ou o que precisa acontecer com ele. Na época, não tínhamos sistema. Portanto, podemos basicamente verificar o equipamento quando ele entra e sai. «Os representantes de vendas teriam que comunicar quais feiras elas se registraram e coisas como datas e horários de configuração. Quando costumávamos fazer isso por e-mail, muitas vezes implicava cerca de 30 mensagens.

Mas agora temos um módulo de feira de negociação personalizado dentro do nosso CRM que fornece os projetos básicos. Ele caminha representantes de vendas em cada etapa para que eles possam fornecer as informações necessárias. E depois é passado para uma pessoa interna . » Planos futuros

Automatizando as finanças da empresa.

Flynn explica: «A grande coisa em que estamos trabalhando agora é a integração do Zoho Finance. Temos muitas automações incorporadas ao nosso CRM. Mas agora estamos migrando as informações financeiras para Zoho Finance. Então, estamos trabalhando na reconstrução de muita dessas automação.

Flynn acrescenta, «Quando eu comecei a usar a plataforma Zoho, não havia uma tonelada de documentação disponível. Então, foram muitas tentativas e erros. Hoje existem vídeos do YouTube, fóruns, fóruns, E todos os tipos de informações disponíveis para ajudá-lo a aproveitar ao máximo.

Acho que, com o Zoho, pode ser tentador para as pessoas entrarem direto e querem tentar integrar todas as ferramentas. Mas eu recomendo que você comece com um e lenta-os lentamente. Você dará às pessoas tempo para aprender todos os novos sistemas para que eles não fiquem confusos ou frustrados. A coisa mais difícil sobre isso é tentar mudar os hábitos das pessoas. Portanto, você precisa torná-lo o mais fácil possível para eles. Lema

Encontre pequenas áreas de melhoria.

Flynn diz: «Não importa o que estamos fazendo, devemos sempre pensar ‘como podemos fazer isso melhor? ‘ Mesmo que seja uma coisa pequena e simples, queremos capacitar as pessoas da empresa a criar qualquer idéia. E queremos pensar em como podemos facilitar o trabalho das pessoas.

Não estamos tentando recriar a roda. Nós apenas queremos melhorar pouco a pouco. E isso tem um efeito composto. Portanto, se vemos para onde queremos ir, podemos fazer pequenas mudanças incrementais. E podemos ver que estamos indo muito bem hoje. Mas queremos poder olhar para trás daqui a alguns anos e pensar que é incrível o quão longe chegamos.

Video:Zoho CRM: dal post-it-note al servizio di alto livello

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